- •«Анализ использования рабочего времени и пути совершенствования организации и планирования управленческого труда менеджера по маркетингу фирмы»
- •Введение
- •1. Методологическая характеристика проблемы рациональной организации труда менеджера
- •2. Современное состояние проблемы
- •3. Аналитическая часть
- •3.1. Сбор практического материала. Инвентаризация затрат рабочего времени
- •3.2. Анализ использования затрат времени (обработка собранных данных)
- •3.3. Причины, мешающие рациональному использованию рабочего времени
- •Факторы помех
- •"Расточители времени"
- •4. Проектные предложения. Пути улучшений использования рабочего времени
- •Пять стадий метода «Альпы»
- •Вторая стадия: оценка длительности акций
- •Третья стадия: резервирование времени про запас
- •Четвертая стадия: принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению
- •Заключение
- •Литература
Вторая стадия: оценка длительности акций
Проставьте против каждого задания приблизительное время для его выполнения, просуммируйте и определите ориентировочно общее время (в часах).
Например:
П — проект изучения рынка – 1,0
В — г.Ш. (экспертная оценка) – 1,5
ПК — продавец «БМВ» (подержанные автомобили) – 2,0
Ч — специальный журнал для менеджеров
Т — г. Х (статистика сбыта) – 1,5
ПР — г. Г. (письмо) –0,5
Т — г. М. (программа ЭВМ) – 2,5
Т — г-н Т. (набор персонала) – 0,5
Т — г. Ю. (вечерняя встреча с ресторане) – 3,0
Вы можете возразить в том смысле, что продолжительность отдельных дел невозможно оценить достаточно точно. Это верно. Однако после накопления известного опыта вы сможете положить его в основу планирования своего времени. Ведь в своей деятельности Вы тоже сталкиваетесь с трудностями при оценке рынка, оборота и расходов.
Имейте также в виду, что работа зачастую требует столько времени, сколько его есть в Вашем распоряжении. Так что устанавливая для отдельных дел конкретный промежуток времени, Вы вынуждаете себя укладываться именно в это время.
Вы работаете значительно сосредоточеннее и более последовательно избавляетесь от помех, если под определенную задачу Вы отвели определенное время.
Попробуйте в течение 10 дней составлять письменные планы, и вы станете чувствовать себя при этом все более уверенно.
Третья стадия: резервирование времени про запас
При составлении плана дня придерживайтесь основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60 % Вашего времени и приблизительно 40 % должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел. Если Вы исходите из 10-часового рабочего дня, то это значит, что в Ваших интересах охватить планом не более 6 часов. Однако Вашей целью должен быть 8-часовой рабочий день, при том что запланированное время должно составить примерно 5 часов!
Если Вы запланировали более 60 % своего времени, то следует неумолимо довести составленный вами список заданий до указанных параметров, устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток дел должен быть либо перенесен на следующий день, либо вычеркнут, либо завершен за счет сверхурочных.
Четвертая стадия: принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению
Цель: сократить время, отведенное на выполнение заданий дня, до 5—6 часов.
Установите однозначные приоритеты для своих дел и уточните в соответствии с ними задачи дня.
Перепроверьте скалькулированную Вами потребность во времени и сократите время на все дела до совершенно необходимого; старайтесь при этом оставаться реалистом.
Рассмотрите каждую акцию с точки зрения возможности ее перепоручения и рационализации.
Пятая стадия: контроль и перенос несделанного
Как показывает опыт, не все задачи удается выполнить и не все телефонные разговоры могут состояться. Поэтому их приходится переносить на следующий день.
Если одно и тоже дело вы переносите многократно, то оно становится для Вас обузой, и тогда существуют две возможности:
• Вы наконец-то решительно за него беретесь и доводите до конца;
• Вы отказываетесь от этого дела, так как иногда проблема разрешается сама собой.
Поскольку для планов дня в обычных календарях-памятках места не хватает, а отдельные листки имеют тот недостаток, что теряется общий обзор, рекомендуется регулярно и последовательно работать со специальным дневником времени. Он может быть пригоден для дневных и прочих планов времени.
Рационализация использования времени с помощью бюрографии
Вы можете еще больше рационализировать составление плана, если наряду с буквенными сокращениями для обозначения важнейших элементов используете другие сокращения и графические символы, так называемую бюрографию.
Например:
Применяйте также другие, свои собственные обозначения. Личное творчество здесь можно не ограничивать.
При помощи бюрографии Вы сможете повысить эффективное использование такого вспомогательного средства, как дневник времени.
Что дает метод «Альпы»?
Ежевечерние затраты сначала 20, затем 10, а потом лишь 5 минут по методу «Альпы» принесут Вам многократный выигрыш во времени.
При успешном использовании техники планирования времени и методов научной организации труда Вы сможете ежедневно экономить от 10 до 20 % Вашего времени!
Старайтесь каждый день выиграть 1 час времени — «золотой час»!
Попробуйте в течение одного месяца планировать и организовывать свой рабочий день по методу «Альпы».
Это потребует некоторой самодисциплины, но Вы быстро оцените преимущества ежедневного планирования времени.
Составляйте план до начала работы, а именно вечером уходящего дня: с большей уверенностью и раскрепощенностью Вы отправитесь домой и с большей концентрацией сил следующим утром начнете новый день!
Психологическая подоплека
• Уже по пути домой и по пути на работу утром Ваше подсознание перерабатывает задачи дня и подготавливает возможные решения.
• Поскольку формулировки основных задач у Вас перед глазами и намечены подходы к их решению, новый насыщенный работой день выглядит уже не серым и тяжелым, а обозримым, планируемым и управляемым.
• Вы уже не так легко отвлекаетесь на посторонние дела, из-за которых Вы прежде переносили на все более отдаленные сроки решения основных задач, пока последние не разрешались в спешке, за счет сверхурочной работы и, как правило, менее удовлетворительно.