4. Проектные предложения. Пути улучшений использования рабочего времени

Одним из путей улучшения организации и планирования рабочего дня руководителя является составление планов дня с помощью метода «Альпы»³.

Основой метода «Альпы» является дневной план. Дневной план строится на базе декадного плана. В нем устанавливается, какие задачи должны быть выполнены в течение соответствующего рабо­чего дня, причем к предусмотренным ранее, запла­нированным прибавляются непредусмотренные.

Дневной план представляет собой последнюю и од­новременно самую важную ступень в системе плани­рования времени, конкретное воплощение (реализацию) поставленных целей.

Планирование предполагает постепенное продвиже­ние вперед, разложение общей задачи на частные, с тем, чтобы различные действия можно было рас­пределить во времени. В дальнейшем на примере дневного плана рассматриваются пять стадий сис­темного планирования времени.

Чтобы организовать использование времени в на­стоящем, надо подготовить его распределение, когда оно еще в будущем.

Планирование означает под­готовку к реализации целей.

В этой связи говорят также о целевых планах. Вы сможете совсем по-иному воспринимать окружающий Вас мир, если знаете, чего вы хотите и когда (почему), т. е. если Вы имеете конкретный план расхода времени.

• Принципиально важно составлять план дня в письменном виде.

• Планы дня, которые держат в голове, легко отвергаются.

• Письменные планы дня обеспечивают разгрузку памяти.

• Письменно фиксируемый план имеет психологический эффект самомотивации к работе. Ваша деловая актив­ность становится более целенаправленной и ориентиро­ванной на строгое следование программе дня.

• В результате Вы меньше отвлекаетесь и больше побуж­даетесь заниматься только намеченными задачами.

• Благодаря контролю результатов дня у Вас «не теряют­ся» несделанные дела (перенос на следующий день).

• За счет письменной регистрации вы повышаете эффект от планирования, поскольку лучше оцениваете потреб­ность во времени и «помехи», а также можете более реа­листично планировать резервное время.

• Последовательное планирование дня обусловливает со­вершенствование Вашей личной методики работы.

• Если существует ясность относительно того, что надо сде­лать в течение дня, то Вы автоматически стараетесь ра­ционализировать свой труд и, кроме того, сознательно противодействовать «помехам» внутреннего или внешне­го порядка. В этом случае Вас не отвлекают лишние те­лефонные разговоры, Вы ограничиваетесь только самым существенным. Если Вы в конце дня задаете себе вопрос, а что, собственно, сделано, то причина этого заключается главным образом в отсутствии четкой целевой установки на день.

• Реалистичный план дня должен в принципе содержать лишь то, что Вы хотите или должны, а также можете сделать в этот день. Потому что, чем более достижимыми Вы считаете поставленные цели, тем больше сил Вы кон­центрируете и мобилизуете на их реализацию.

Пять стадий метода «Альпы»

Предлагаемый метод относи­тельно прост, и после некоторых упражнений потре­буется в среднем не более 10 минут для составления ежедневного плана. Его относительно легко запомнить, поскольку он основывается на мнемотехнике: началь­ные буквы символизируют предметные понятия.

Даже если Вам кажется, что Вы задыхаетесь под «грудой дел», не миритесь с судьбой, а действуйте по методу «Альпы».

Метод включает пять стадий:

1) составление заданий;

2) оценку длительности акций;

3) резервирование времени (в соотношении 60:40);

4) принятие решений по приоритетам и перепо­ручению;

5) контроль (учет несделанного).

Первая стадия: составление заданий

Запишите под соответствующими рубриками фор­муляра «План дня» все то, что Вы хотите или дол­жны сделать на следующий день:

— задачи из списка дел или из недельного (месячно­го) плана;

— невыполненное накануне;

— добавившиеся дела;

— сроки, которые надо соблюсти;

— периодически возникающие задачи.

Употребляйте при этом сокращения, соответствую­щие виду деятельности или рубрикам в формуляре «План дня»:

В — визиты, совещания,

Д —делегирование дел;

К — контроль;

П — в процессе, в деле;

ПК —поездки, командировки;

ПР — письменная работа, деловые письма, диктовка, С — секретарша;

Т —телефонные разговоры;

Ч —процесс чтения (отчетов, документов, газет и т п.)

Например:

П — проект изучения рынка

В — г.Ш. (экспертная оценка)

ПК — продавец «БМВ» (подержанные автомобили)

Ч — специальный журнал для менеджеров

Т — г. Х (статистика сбыта)

ПР — г. Г. (письмо)

Т — г. М. (программа ЭВМ)

Т — г-н Т. (набор персонала)

Т — г. Ю. (вечерняя встреча с ресторане)

Немного тренировки, и Вы сможете так составлять список заданий, чтобы:

-в первом приближении распределять их по при­оритетности;

-подразделять их на затяжные и «краткие», непро­должительные;

-перепроверять задания, связанные с личным кон­тактом на предмет возможности выполнения их более рациональным путем (с помощью телефона и т. п.).

Однако это только начало составления Вашего пла­на дня.

Реалистичный план дня должен быть всегда огра­ничен тем, что вы фактически в состоянии сделать.