5.4.4 Документация

5.4.4.1 Для описания системы управления охраной труда, обеспечения ее адекватного понимания и результативного функционирования разработана и поддерживается в актуальном состоянии необходимая документация СУОТ.

5.4.4.2 Документация системы управления охраной труда предназначена для общего планирования, организации и управления деятельностью, а также процессами, связанными с профессиональной безопасностью и здоровьем персонала.

5.4.4.3 В состав документации системы управления охраной труда Общества входят:

нормативные правовые и технические нормативные правовые акты в области охраны труда и промышленной безопасности;

предписания и отчеты по проверкам органов надзора;

политика в области охраны труда;

цели и программа в области охраны труда;

структурная схема управления охраной труда в Обществе;

руководство по СУОТ;

документированные процедуры (стандарты предприятия, положения и т.д.);

инструкции по охране труда;

инструкции по эксплуатации, производственные инструкции и т.д.;

положения об отделах и должностные инструкции;

организационно-распорядительные документы (приказы о назначении лиц, ответственных за различные аспекты деятельности Общества в области ОТ, о назначении ответственных за разработку и внедрение СУОТ и др.);

проектная документация, технические паспорта зданий и сооружений, оборудования, исполнительные чертежи оборудования и сооружений, чертежи запасных частей, технологические схемы, диаграммы регистрирующих контрольно-измерительных приборов, магнитные записи оперативно-диспетчерских переговоров и т.п.;

прочая техническая документация (планы, отчеты, программы, методики, перечни и реестры и т.п.);

записи по ОТ (журналы, акты, протоколы, предписания, сведения и др.).

5.4.4.4 Документация СУОТ обеспечивает описание основных элементов СУОТ и их взаимодействие.

Вся документация по СУОТ должна быть датирована, идентифицируема, упорядочена и сохраняться в течение периода времени, определенного стандартами предприятия, нормативными и др. регламентирующими документами.

5.4.4.5 Документация по системе управления охраной труда хранится в СОТиПБ и соответствующих подразделениях.

5.4.4.6 Вся имеющаяся документация СУОТ подразделяется на внешнюю и внутреннюю.

К внешней документации относятся:

нормативные акты (правовые и технические правовые) Республики Беларусь в области охраны труда;

международные и государственные стандарты;

предписания контролирующих органов;

требования заинтересованных сторон и др.

Создание фонда и реестра законодательных и других нормативных документов регламентировано СТП 300042199.023.

К внутренней документации относятся:

документы, разработанные Обществом (СТП, инструкции, программы и т.п.);

документы и записи, содержащие данные о состоянии ОТ и функционировании СУОТ (СТП 300042199.030).

5.4.5 Управление документацией

5.4.5.1 В СТП 300042199.026 установлен порядок управления документацией для того, чтобы:

можно было установить место нахождения соответствующих документов;

документы анализировались, пересматривались и утверждались уполномоченным персоналом;

действующие версии соответствующих документов были доступны во всех местах, где выполняются операции, необходимые для эффективного функционирования системы;

устаревшие документы своевременно изымались, или исключалось их непреднамеренное использование;

архивные документы, хранящиеся с юридической или научной целью, были соответственно идентифицированы.

5.4.5.2 С этой целью в указанной процедуре установлен порядок:

утверждения документов;

пересмотра, обновления, повторного утверждения;

идентификации документов и их изменений;

обеспечения наличия документов в местах их использования;

распространения документов;

предотвращения непреднамеренного использования утративших силу документов;

идентификация документов, утративших силу, но сохраняющихся для определенных целей;

уничтожения документов.

5.4.5.3 Управление НПА и ТНПА в области ОТ регламентировано СТП 300042199.023.

5.4.5.4 Порядок управления СТП, руководством по СУОТ, инструкциями по охране труда, положениями о подразделениях и должностными инструкциями, организационно-распорядительными документами и прочей документацией, необходимой для функционирования СУОТ (производственными инструкциями, инструкциями по эксплуатации и т.д.), регламентирован СТП 300042199.026.

5.4.5.5 Порядок составления реестров рисков по Обществу, а также карт идентификации опасностей и оценки рисков описан в СТП 300042199.020.

5.4.5.6 Порядок ведения документации по обучению регламентирован в СТП 300042199.021.

5.4.5.7 Разработка планов локализации и ликвидации инцидентов и аварий регламентирована НПА п. 2.1.13.

5.4.5.8 Порядок управления документацией по внутренним проверкам регламентирован в СТП 300042199.024, по корректирующим и предупреждающим действиям в СТП 300042199.025.

5.4.5.9 Инструкции по эксплуатации и производственные инструкции разрабатываются руководителями и специалистами соответствующих подразделений, утверждаются главным инженером.

5.4.5.10 Проектная документация, исполнительные чертежи оборудования и сооружений, чертежи запасных частей, технологические схемы хранятся в ПКО и подразделениях Общества по направлениям.

5.4.5.11 В каждом структурном подразделении должен быть перечень необходимых инструкций и положений, утвержденный главным инженером. Все рабочие места руководителями подразделений обеспечиваются необходимыми инструкциями и технической документацией.

5.4.5.12 Порядок управления документацией по анализу СУОТ со стороны высшего руководства регламентирован в СТП 300042199.028.

5.4.5.13 Порядок управления записями по ОТ регламентирован СТП

300042199.030.