Программные средства управления проектами

Специализированный класс программ для реализации информационных технологий управления проектами насчитывает десятки наименований. Среди них наиболее популярны Prima Vera, Sure Track, Time Line, MS Project, Open Plan, Spider и др. Программа Microsoft Project, компонент MS Office, характеризуется оптимальным соотношением «Цена»/«Качество», имеет локализацию и известна на российском рынке уже несколько лет. Последняя версия программы  Microsoft Project  2003:

•  Microsoft Office Project Standard - рекомендуется для проектов стандартного масштаба  предприятия;

•  Microsoft Project Professional - рекомендуется для крупных проектов масштаба предприятия;

• Microsoft Project Server - поддержка клиент-серверных технологий корпоративного управления проектами.

Основные функции Microsoft Project:

 - централизованное хранение и санкционированный доступ к БД проекта;

- гибкий пользовательский интерфейс для многоаспектного представления информации о проекте (создание и настройка полей, таблиц, форм, отчетов и т.п.);

- информационные технологии для совместной работы распределенной группы проектировщиков с помощью центра Microsoft Project Central в сети intranet/internet;

- документирование информации проекта и управленческих решений;

- интеграция с программными продуктами (Microsoft Excel, Microsoft Access, Microsoft Outlook и др.).

Информационные технологии управления проектами Microsoft Project позволяют создавать проекты различного масштаба и стоимости. Технические характеристики проектов Microsoft Project представлены в табл. 2.

Таблица 2

Атрибут	Максимальное значение
Количество задач в файле проекта	1 миллион
Количество ресурсов на проект	1 миллион
Единицы ресурса на назначение	60 000 000 единиц или 6 000 000 000%
Даты доступности ресурса	100
Зависимости задач для файла проекта	без ограничения
Задачи-предшественники	без ограничения
Задачи-последователи	без ограничения
Уровни структуры в проекте	65535
Консолидированные проекты	998
Открытые файлы проектов для консолидированного проекта	998
Файлы клиента пула, подключенные к пулу ресурсов	999 (то есть это число равно разности максимального числа открытых файлов проектов за вычетом 1 для самого пула ресурсов)
Открытые окна	50
Базовые календари	без ограничений
Исключения на календарь	1400
Задачи для печати в месячном календаре	4000
Таблицы норм для поддержки различных расценок и норм затрат	5 на ресурс
Различные нормы на одну таблицу норм для поддержки увеличения и уменьшения норм.	25
Значение затрат в денежном поле	999 999 999 999,99
Значение трудозатрат	1 666 666 667 часа
Значения трудозатрат для:
назначений трудозатрат	999 999 999 минут
меняющихся назначений материальных ресурсов	999 999 999 единиц
фиксированных назначений материальных ресурсов	60 000 000 единиц
Ячейки и отрезки диаграммы Ганта, которые можно непосредственно форматировать	64000
Диапазон настройки масштабирования при печати (в процентах)	10-500%
Количество проверок для фильтра	40
Количество проверок для автофильтра	2 на столбец
Самая ранняя дата расчета	1 января 1984 г.
Самая поздняя дата расчета	31 декабря 2049 г.
Базовые планы	11
Число знаков в текстовом поле	255
Число знаков в поле кода структуры	255
Значения и знаки в поле многозначного корпоративного ресурса	255 значений, каждое из 255 знаков
Цифры в числовом поле	999 999 999 999,99

Порядок работы по управлению проектами на базе информационных технологий MS Project:

1. Начальная стадия работ:

• Спецификация (концепция проекта).

• Создание файла проекта на основе выбранного шаблона проекта.

• Настройка среды Microsoft Project.

• Ввод общей информации о проекте.

• Создание календаря проекта.

• Создание структурного плана работ проекта - состав и структура связей задач проекта.

• Ввод сведений о задачах проекта.

1.  Ввод сведений о ресурсах проекта:

• Определение состава и характеристик ресурсов проекта.

• Подготовка календаря ресурсов.

3. Назначение ресурсов задачам проекта.

4. Принятие базового плана. Базовый план проекта содержит плановые задания для проекта (характеристики задач, ресурсов, назначений).

 До принятия базового плана проекта выполняется всесторонний анализ  календарного графика работ;  загрузки ресурсов;  стоимости работ проекта (затраты),   рисков.

    5. Отслеживание хода работ проекта

• Выбор метода учета хода работ.

• Учет назначений ресурсов задачам проекта: даты фактического начала и окончания работы, фактическая длительность работ,  % завершения задач,   % физического объема работ.

• Анализ освоенного объема работ.

• Анализ эффективности проекта.

Любой проект MS Project создается на базе выбранного шаблона, который содержит:

• представления проекта - совокупность форм, таблиц и диаграммы определенного вида;

• календари проекта,

• настраиваемые поля БД (стандартная БД допускает расширение состава полей);

• схемы для импорта данных в проект;

• панели инструментов;

• поля группировки для формирования итогов;

• фильтры данных;

• таблицы проекта;

• отчеты проекта;

• модули.

Наличие шаблона проекта значительно сокращает трудозатраты на информационные технологии обработки данных.

Проект имеет разнообразные представления - способы отображения в определенном формате подмножеств данных. В MS Project доступны различные представления задач, ресурсов, а также комбинированные представления в различных форматах (диаграммы, формы и таблицы). Комбинированные представления состоят из двух представлений: в нижней области отображаются подробные сведения о задачах или ресурсах, выбранных в верхней области. Диаграмма Ганта - наиболее традиционное представление проекта, экран содержит окно электронной таблицы для записи задач проекта и диаграмму, для отображения связи задач и их прохождения во времени.

Другие представления проекта можно выбирать из списка разрешенных представлений, создавать новые, модифицировать  существующие представления. Можно заменять часть представления - таблицу или форму. Таблица состоят из полей, которые входят в состав БД проекта. Кроме стандартных полей БД MS Project позволяет вводить так называемые настраиваемые поля различных категорий, для которых можно задавать расчетные формулы. Форма содержат поля для ввода и редактирования данных.

Команда Окно, Разделить окно делит экран по вертикали на две части: вверху выводится исходное представление проекта, внизу - форма, вид формы можно выбрать с помощью команды Формат, Подробности. Состав выводимых форм зависит от исходного представления проекта. Так, для представления Диаграмма Ганта можно вывести следующие формы:

• Ресурсы и предшественники.

• Ресурсы и последователи.

• Предшественники и последователи.

• Календарный план ресурсов.

• Трудозатраты ресурсов.

• Затраты на ресурсы.

• Заметки.

• Объекты.

Для представления Использование ресурсов можно вывести формы:

•  Календарный план.

• Затраты.

• Трудозатраты.

• Заметки.

• Объекты.

Создание проекта

После запуска Microsoft Project на экран выводится панель Область задач, с помощью которой можно создавать новые проекты, открывать существующие проекты. Вывод панели на экран - команда Файл, Создать или Вид, Панели инструментов, Область задач. Создание нового проекта - действие  Создать проект, проект создается как "пустой" на основе шаблона "Пустой проект". Создание нового проекта на основе других шаблонов - действие Шаблоны с указанием местоположения шаблона. Новый проект можно создать также путем копирования другого проекта - действие Из имеющегося проекта.   

Действие Создание с помощью шаблона, Общие шаблоны выводит диалоговое окно «Шаблоны», содержащее вкладки:

• Создание — шаблон Пустой проект,

• Общие — содержит типовые шаблонов, содержащие стандартный набор задач и ресурсов:  Локализация программного обеспечения; Новый продукт, Новое предприятие и др.

После выбора шаблона создается новый проект и запускается программа КОНСУЛЬТАНТ, которая выводит панель инструментов: 

1.  ЗАДАЧИ — меню действий по подготовке задач проекта; 

2. РЕСУРСЫ — меню действий по определению ресурсов и их назначений задачам проекта;   

3. ОТСЛЕЖИВАНИЕ — меню действий по учету хода работ проекта;  

4. ОТЧЕТ — подготовка представлений о проекте в виде отчетов и публикаций на сервере; 

При выборе определенного раздела программы «Консультант» на экране формируется соответствующее представление проекта, выводится панель действий выбранного раздела, следуя которым выполняется работа с проектом.

ВНИМАНИЕ! Действия, выполняемые с помощью панели КОНСУЛЬТАНТ, разбиты на шаги. Переход от шага к шагу контролируется пользователем и требует сохранения результата предыдущего шага. Кнопка Готово позволяет вернуться в основное меню и продолжить работу.

С помощью кнопки Подсказка можно получить контекстную справку о характере действий. В верхней части панели действий содержатся кнопки листания, таким образом выполняется переход внутри выбранного раздела. На любом действии можно закончить или возобновить работу с проектом.

Работа с проектом возможна также с помощью команд главного меню Microsoft Project.