Планирование рабочего времени специалиста

Планирование означает подготовку к реализации целей и упорядочение рабочего времени. Из практики известно, что при затрате 10 минут на планирование рабочего времени можно ежедневно сэкономить до двух часов.

Принципы и правила планирования времени

Для рационального использования своего времени менеджеру необходимо, прежде всего, четко уяснить свои основные функции, цели, задачи и бюджет времени. При планировании следует учитывать такие основные правила:

При составлении плана на день оставить 40% времени свободным, т.е. 60% времени отвести на плановые работы, 20 – на непредвиденные, 20% - на спонтанно возникающие(активный самоменеджмент);

Необходимо постоянно фиксировать затраченное время. При этом следует указывать, как и на какие нужды оно было затрачено. В результате менеджер, имея полное представление о затратах своего времени, может составлять план на будущее;

Для составления хорошего плана с четким указанием использованного времени необходимо распределить свои задачи на долго-, средне- и краткосрочные;

Основные принципы составления плана: регулярность, системность, последовательность;

Для обеспечения реальности планирования следует планировать такой объем задач, с которым менеджер может реально справиться.

Основой плана использования времени специалиста может служить его перспективный план. С учетом этого многолетнего плана составляют годовой план, который охватывает квартальные планы. Квартальные планы могут быть скоординированы с годовым планом и подразделены на месячные планы. Исходя из этого недельно-суточный план будет наиболее точным планом использования рабочего времени специалиста. План на рабочий день представляет собой важнейшую ступеньку в планировании рабочего времени, он постоянно контролируется и корректируется с учетом обстановки.

Процесс достижения целей

Цель — идеальный или реальный предмет сознательного или бессознательного стремления субъекта

Под целью подразумевается достижение и стремление человека, который всеми способами пытается достичь ее и оправдать свою вложенную силу.

Деятельность менеджера по принятию решений основывается на 4 этапах «Контура управления» и сводится к планированию и контролю.

Планирование-процесс разработки того как и что делать для достижения опред целей

Контроль- обеспечений условий выполнения задуманных задач

1 этап. Установка целей

Это резльтаты кот собирается достичь орг или сведение проблемы до уровня когда они перестаю быть дискомфортным

2 этап. Составление плана и выполнение задач

Необходимо определить промежут показатели кот можно рассмотреть как критерии оценки продвиг направлении цели

Методы планирования:

*карты памяти

*Дерево задач

*Голосовая диаграмма

*Список ключевых событий

*Диаграмма Исякавы

3 этап. Мониторинг движения к цели

Обеспечение обратной связи

-Наблюдение и личное участие (совещания,анализ результатаов)

-Ругуляр отчетность

-Отчеты об исключит ситуациях

-Опросы и обсуждения

-Ученые записи и статистика

4 этап.Действия в рез-те мониторинга

3 варианта действия:

Пересмотр целей

Корректировка задач

Завершение проекта без измен

Факторы влияющие на управл решения

Решение - это нахождение определенного варианта действий, сам процесс действий и конечный результат.

Управленческое решение - это фиксированный управленческий акт, выраженный в письменной или устной форме и реализуемый для решения проблемной ситуации.

В зависимости от целей и задач различают следующие разновидности управленческих решений:

по функции управления (плановые, организационные, учетные, мотивационные, регулирующие, координирующие);

сфере действия (технические, экономические);

рангу управления (верхний, средний, нижний);

масштабности (комплексные, частные);

организации выработки (коллективные, личные);

продолжительности действия (стратегические, тактические, оперативные).

При принятии решений выделяют следующие подходы:

эмпирический - решения принимаются на основании опыта, интуиции, имеющихся знаний, эмоционального отношения к проблеме и людям, участвующим в ее осуществлении;

рациональный - используется чаще для решения проблем, которые требуют изменения организационной структуры системы и процессов в целом, огромных финансовых затрат.

Факторы:

1.Личностные оценки содержат субъективное ранжирование важности качества или блага.

В отношении принятия решений оценки выступают в качестве компаса, указывающего человеку желательное направление, когда приходится выбирать между альтернативами действий. Важно подчеркнуть, что все управленческие решения, а не только связанные с вопросами социальной ответственности и этики построены на фундаменте чьей-то системы ценностей.

2.Среда принятия решения.

При принятии управленческих решений всегда важно учитывать риск. Понятие «риск» используется здесь не в смысле опасности. Риск скорее относится к уровню определенности, с которой можно прогнозировать результат.

В ходе  оценки альтернатив и принятия решений руководитель должен прогнозировать возможные результаты в разных обстоятельства или состояниях природы. По сути дела, решения принимаются в разных обстоятельствах по отношению к риску. Эти обстоятельства традиционно классифицируются как условия определенности, риска или неопределенности.

3.Информационные ограничения.

Итак, сначала дадим определение информации. Информация — это данные, просеянные для конкретных людей,  проблем, целей и ситуаций. Информация необходима для рационального решения проблем.

4.Поведенческие ограничения.

Многие из факторов, затрудняющих межличностные и внутриорганизационные коммуникации, влияют на принятие решений.

Например, руководители часто по-разному воспринимают существование и серьезность проблемы. Они могут также по-разному воспринимать ограничения и альтернативы. Это ведет к несогласию и конфликтам в процессе принятия решения.

Руководители могут быть настолько перегружены информацией и текущей работой, что будут не в состоянии воспринять открывающиеся возможности. Послужной список каждого может показать, как они воспринимают проблемы и реагируют на них. Согласно одному исследованию, руководители дают разное определение одной и той же проблемы в зависимости от отделов, которые возглавляют.