3. Организация службы закупок на предприятии

Естественно, что в процессе обеспече­ния предприятия предметами труда должны иметь место меро­приятия по реализации системного подхода к управлению матери­альными потоками в пределах самой службы закупок. Именно поэтому я остановился на этой теме отдельно.

В России решение данной задачи осложняется тем, что в не­давнем прошлом предприятия практически не занимались подоб­ной деятельностью, так как ресурсы распределялись на государственном уровне (табл. 2, приложение 1).

В настоящее время на территории РФ наиболее часто применимы два варианта организации службы снабжения на предприятии, которые принципиально отличаются друг от друга возможностями реализации системного подхода к управлению материаль­ными потоками в процессе обеспечения предприятия сырьем. На рис.1 в приложении 2 представлен вариант организационной структуры предпри­ятия с распределением задач закупочной логистики между различными функциональными подразделениями.

Как видно из рисунка, управление по материальным ресурсам решает задачи: что закупить, сколько закупить, и выполняет работы по организации складирования. Управление по закупкам решает задачи: у кого закупить, на каких условиях закупить, и берет на себя работы по заключению договоров, контролю над исполнением до­говоров, организации доставки.

Таким образом, при подобной организационной структуре еди­ная функция снабжения разделена между различными службами фирмы и ее эффективная реализация затруднена.

Второй вариант (рис. 2, приложение 2) предполагает сосредоточение всех фун­кций снабжения в одном подразделении предприятия, например в дирекции материально-технического снабжения.

Как видно из данного рисунка, дирекция по производству за­нимается только производством, а дирекция по материально-тех­ническому снабжению управлением запасами, закупками, вопро­сами складирования.

Такая структура создает широкие возможности логистической оптимизации материального потока на стадии реализации приоб­ретения предметов труда.

Помимо вышеуказанного, можно отметить, что, несмотря на использование одной из двух рассмотренных схем организации закупок, статус службы закупок предприятия определяется следу­ющими ключевыми факторами:

• объем закупаемой продукции и сопутствующего обслужи­вания;

• особенности приобретаемой продукции;

• ситуация на рынке продукции, жизненно важной для функ­ционирования предприятия⁹.

3. Виды и методы закупок, оплата поставок

В логистике коммерции существует ряд наработанных алгоритмов к организации закупок. Службы снабжения используют различные методы приобретения материалов и комплектующих в комплексе для достижения максимально желаемого эффекта посредством компромисса.

Среди наиболее широко используемых методов закупок можно перечислить следующие:

А. открытые заказы. Данный метод представляет собой технику поставок, при которой заказ в процессе выполнения может быть уточнен или скорректирован (в отношении объема текущей поставки). Заказ определяется контрактом на закупку определенного количества единиц товара, но без права отгрузки поставщиком до получения соответствующего требования от заказчика;

Б. закупки без счетов-фактур. Представляет собой технику поставок, при которой один постоянный поставщик снабжает заказчика всеми необходимыми материалами и комплектующими. Оплата услуг поставщика производится на основе расчета количества материалов, использованных заказчиком за отчетный период;

В. электронные заказы и фонд перечислений. Этот метод представляет собой технику поставок, при которой действует электронная система заказов, акцептуется 100 % товаров и производится оплата с помощью электронного фонда перечислений за полученные единицы товаров;

Г. закупки без запасов. Представляет собой метод поставок, при котором запасы для потребителей поддерживает поставщик. Поставщик выбирает требующийся заказчику продукт в нужном количестве, формирует отправку и упаковку;

Д. закупка по стандарту. Представляет собой технику поставок, при которой их содержание и порядок осуществления регламентируются стандартами, приемлемыми для постав­щика и потребителя.

В рамках очерченных методов закупок реализуются следующие виды закупок, обладающие определенными «плюсами» и «минусами»:

закупка товара одной партией (оптовая закупка). Преиму­щества данного вида закупок: простота оформления до­кументов, оптовые скидки. Недостатки: большая потреб­ность в складских помещениях, замедление оборачивае­мости капитала;

регулярные закупки мелкими партиями. Заказывается опреде­ленное количество товара, которое поставляется партиями в течение определенного периода. Преимущества: ускоряет­ся оборачиваемость капитала, экономия складских помеще­ний, простота документального оформления. Недостатки: вероятность заказа избыточного количества, необходимость оплаты всего количества, указанного в заказе;

ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомо­стям. Используются при закупке дешевых и быстро исполь­зуемых товаров. Преимущества: ускорение оборачиваемости капитала, снижение затрат на складирование, своевремен­ность поставок. Недостатки: необходимость вести перманен­тный мониторинг цен;

получение товара по мере необходимости. Отличается от ре­гулярной закупки тем, что количество не устанавливается, а определяется приблизительно; оплачивается только постав­ленное количество товара; поставщики перед каждой постав­кой связываются с покупателем; по истечении срока кон­тракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены. Преимуще­ства: отсутствие твердых обязательств по закупке определен­ного количества, ускорение оборота капитала. Недостатки: высока вероятность срыва поставки из-за внешних факто­ров, при такой организации закупок необходимо в первую очередь отслеживать финансовое состояние поставщика. При реализации закупок необходимым условием является оп­лата заказанных товаров. Фирме, приобретающей сырье, материа­лы и комплектующие, необходимо:

• по получении счета удостовериться, что он предназначен ей;

• сверить номер заказа, указанный в счете, с номером заказа в имеющейся в офисе-заказчике копии, а также с уведомле­нием о получении товара со склада (от отдела получателя). Если в документах нет противоречия, бухгалтерия оплачивает счета. При оплате счетов используются, как правило, безналичные расчеты, но могут производиться также наличные платежи, если иное не установлено законом¹⁰.