“Проверка кассы и кассовых операций”

1. Проверка денежной наличности в кассе.

2. Проверка кассовых операций в бухгалтерии.

1

Проверка денежной наличности в кассе

В ходе производственной финансовой деятельности предприятие вступает в расчетные взаимоотношения с другими предприятиями и организациями, с налоговыми, финансовыми органами, с физическими лицами.

Эти отношения регламентируются рядом нормативных актов, в частности:

• Положение о бухгалтерском учете и отчетности в РФ (Приказ Минфина РФ от 26.12.94 г. № 170, в ред. Приказа Минфина РФ от 03.02.97 г. № 8).

• План счетов бухгалтерского учета финансово—хозяйственной деятельности предприятий и Инструкция по его применению (Приказ Минфина РФ 28.02.94 г. № 173, в ред. Приказа Минфина от 17.02.97 г. № 17).

• Порядок ведения кассовых операций в РФ (постановление ЦБ РФ от 22.09.93 г № 40 в ред. Письма ЦБ РФ от 26.02.96 г. № 247).

• Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами (Письмо ЦБ РФ от 29.09.97 г. № 525).

Расчетные отношения осуществляются либо с помощью наличных расчетов, либо в безналичной форме, причем наличные расчеты между юридическими лицами носят ограниченный характер и лимитируются суммой 3 тысячи руб. Этот лимит установлен только для расчетов между юридическими лицами. Для расчетов предприятия с физическими лицами лимита нет. Однако, если предприятие систематически (более чем 2 раза) получает выручку в кассу от физических лиц, то такие расчеты должны оформляться через контрольно–кассовую машину (ККМ). За нарушение этих требований предусмотрена система санкций:

• за работу без ККМ — штраф 350 минимальных окладов на руководителя предприятия;

• за превышение лимита расчетов наличными деньгами с предприятиями — штраф в двойном размере от суммы произведенного платежа.

Лимит 5 миллионов рублей для расчетов наличными деньгами установлен для предприятий потребкооперации.

В целях контроля за наличным оборотом каждому предприятию устанавливается также лимит хранения наличных денег в кассе. Лимит устанавливает банк, исходя из ежесуточной потребности предприятия в наличных деньгах. У разных предприятий лимит различен. За хранение в кассе наличных денег сверх установленного лимита на предприятие налагается штраф в тройном размере от сверхлимитного остатка по кассе.

Для хранения наличных денег должны быть оборудованы специальные помещения — кассы, а все операции с наличными деньгами должны выполнять специальные материально ответственные лица — кассиры. С этими работниками предприятие в обязательном порядке должно заключить договор о полной материальной ответственности. Эти лица не должны быть моложе 18 лет и должны иметь возможность работать кассиром, т.е. не состоять на учете в специальных медицинских учреждениях. Кассир обязан также знать порядок ведения кассовых операций.

Выплата наличных денег из кассы производится на следующие цели:

• выплата заработной платы;

• выплата премий;

• оплата больничных листов;

• выдача ссуд, займов;

• выплата подотчетных сумм;

другие операции.

Ревизия кассы это — наиболее ответственный участок проверки, поэтому, как правило, с нее начинается любая проверка предприятия. Проверяют кассу внезапно и сплошным методом, при этом решаются следующие задачи:

1) проверить условия сохранности наличности в кассе;

2) порядок документального оформления кассовых операций, ведения кассовой книги;

3) проверка правильности соблюдения установленных лимитов;

4) проверка правильности бухгалтерских записей.

Источниками ревизии являются (см. программу ревизии).

Проверка кассы должна проводиться обязательно в присутствии кассира. Если кассир отсутствует на момент проверки, то ревизоры должны обязательно опечатать кассу и начать ревизию в присутствии кассира на следующий день. Если кассир длительно болен, то приказом руководителя назначается другое лицо на должность кассира.

Ревизия начинается с составления отчета на момент ревизии. Кассир составляет отчет, ревизоры проверяют отчет и все приложенные к нему приходно–расходные документы. При этом кассир пишет расписку о том, что все приходно–расходные документы включены в расчет и неучтенных документов не имеется. Ревизор обращает внимание на правильность оформления приходно–расходных кассовых документов.

Типичные ошибки в оформлении расходных ордеров:

1) отсутствует номер регистрации, дата регистрации;

2) бухгалтерские проводки, их отсутствие;

3) отсутствие основания выплаты;

4) отсутствие подписей: руководителя, главного бухгалтера, кассира, получателя денег;

5) отсутствие реквизитов получателя денег.

В приходном ордере — те же ошибки (подписи — кассира и главного бухгалтера).

Кассовый отчет должен составляться ежедневно, если есть хотя бы одна операция по кассе.

После проверки кассовый отчет передается в бухгалтерию для оформления нему бухгалтерских проводок и выведения остатка в учете сальдо по счету 50, т.е. остатка по кассе. Далее производится пересчет наличности в кассе. Двойной полистный пересчет купюр (начиная с крупных) проводится кассиром в присутствии всех членов комиссии. После пересчета денежных купюр производится инвентаризация денежных документов, хранящихся в кассе (талонов, марок, ценных бумаг, векселей, марок госпошлины — т.е. имеющих денежный номинал). Результаты пересчета заносятся в опись. Остаток по кассе сверяется с данными бухгалтерского учета и выводится результат ревизии кассы: излишек либо недостача, или отметка “Излишков и недостач не установлено”.

При проверке кассы следует обращать внимание на правильность оформления кассовой книги. Кассовая книга на предприятии должна быть в единственном экземпляре; открываться сроком на год; обязательно должна быть прошнурована, пронумерована и в конце скреплена печатью подписями руководителя и главного бухгалтера с указанием даты открытия книги и количества листов. Кассовая книга может быть оформлена в электронном виде (на ПК). Особенностью кассовой книги является то, что страницы в ней помечаются двойной нумерацией (для заполнения с помощью копировальной бумаги) в двух экземплярах. Отрывная часть каждого листа называется отчетом кассира.

Проверяются также условия хранения денег в кассе:

• спецификация оборудования кассового помещения;

• условия доставки наличных денег;

• места хранения дубликаты ключей от кассы;

• наличие сигнализации и т.д.,

т.е. проверяется соблюдение общих требований к оборудованию кассовых помещений, установленных специальными рекомендациями органов внутренних дел, являющихся Приложением к “Порядку ведения кассовых операций”.

После выяснение указанны вопросов составляется акт ревизии кассы. В нем указываются фамилии всех проверяющих, фиксируется результат ревизии и замечания. В “Порядке ведения кассовых операций” в качестве приложения приведен примерный акт об инвентаризации денежной наличности в кассе. Акт подписывается всеми проверяющими и материально ответственным лицом — кассиром. Кассир также делает приписку в акте “Все ценности, перечисленные в акте, приняты мной на ответственное хранение. С выводами ревизии согласен/не согласен (с указанием причин)”.

В кассе должны храниться деньги и ценности, принадлежащие только данному предприятию. Не рекомендуется, чтобы должность кассира предприятия совмещалась с аналогичной должностью (кассира садоводческого товарищества предприятия, кассира профкома предприятия и т.п.).

По результатам инвентаризации должны быть составлены бухгалтерские проводки:

• излишек подлежит оприходованию с отнесением на финансовые результаты Д сч.50 — К сч. 80;

• при недостаче по кассе составляются следующие бухгалтерские записи:

1) фиксируется факт недостачи Д сч. 84 — К сч. 50;

2) списание недостачи на виновное лицо Д сч. 73 — К сч. 84;

3) возмещение недостачи Д сч. 50 (70) — К сч. 73.3.

При проверке кассовых операций следует также обращать внимание на:

1) полноту оприходования денег;

2) законность выдачи денежных средств из кассы;

3) правильность бухгалтерских проводок.

Представляется целесообразным по возможности проводить проверку документов по двум направлениям: по приходу и по расходу денежных средств. Основной метод проверки — сличение различных документов по одной и той же операции (желательно рассматривать 3—4 документа, составленных разными лицами).

При проверке полноты оприходования желательно использовать:

1) корешки чеков на поступление денег в кассу;

2) приходный кассовый ордер;

3) отчет кассира;

4) выписка банка;

5) ведомость № 1.

Ревизор обязательно должен проверить порядок ведения чековой книжки (содержание записей, даты, заполнение реквизитов). Запрещается хранение в кассе чековых книжек с заполненными реквизитами.

Особенно тщательно проверяются документы, по которым деньги поступили в кассу, минуя расчетный счет, т.к. это могли быть поступления за реализованную продукцию.

При проверке выплат из кассы следует обращать внимание на наиболее частые массовые выплаты: заработной платы (правильность оформления платежных ведомостей), командировочных сумм (не допускается выдавать деньги до погашения остатка по предыдущей сумме) и т.п. Все документы по кассе должны быть помечены штампом “погашено”. Выдача денег под отчет обязательно должна проводиться через счет 71. Не допускается списание сумм по расходному ордеру на затраты (не должно быть проводок Д сч. 20, 26 — К сч. 50). Если в платежных ведомостях отсутствуют подписи получателей денег, а факта депонирования денег не зафиксировано, то при налоговой проверке подобные суммы могут быть расценены как завышение себестоимости и недостача по кассе, которая подлежит возмещению. При проверке кассовых документов необходимо обращать особое внимание на все случаи персональных выдач денежных средств в оплату за междугородние переговоры.

Наличные деньги поступают в кассу с расчетного счета строго на целевые нужды и должны расходоваться в соответствии с указанными целями. Правильность использования денежных средств, поступивших с расчетного счета, периодически проверяется банком.