7.2. Классификация документов

Для лучшего изучения и использования документы классифицируются по наиболее существенным признакам, характеризующим назначение документов в бухгалтерском учете: по экономическому содержанию, последовательности (время) составления, способу охвата фактов хозяйственной деятельности, месту составления и т. д.

По назначению документы делятся на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные. Распорядительные документы содержат письменные приказы и распоряжения на выполнение хозяйственных операций. К их числу относятся доверенности на получение товарно-материальных ценностей, чеки на получение наличных денег с расчетного счета, заказы на изготовление изделий и т. д.

Распорядительные документы подписывают работники предприятия, имеющие право давать указание на совершение отмеченных в документе операций.

Примером этого вида документа является платежное поручение. Этот документ является приказом предприятия банку перечислить указанную в поручении сумму на счет получателя.

Оправдательные (исполнительные) документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции и служат основанием для ее отражения в бухгалтерском учете. К таким документам относятся: акты, накладные, квитанции, ведомости и др. Примером оправдательного документа являетсяприходный ордер.

Документы бухгалтерского оформления составляются и используются внутри бухгалтерии. При составлении документов этого вида руководствуются законами, инструкциями, учетными записями. Документы бухгалтерского оформления подписываются главным бухгалтером, который отвечает за их правильность и обоснованность. Примером таких документов могут служить справки об исправлении ранее допущенной ошибки или о начислении арендной платы, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов и др.

Документы бухгалтерского оформления не имеют самостоятельного значения, а используются вместе с соответствующими оправдательными документами.

Комбинированные документы одновременно содержат как распоряжение на совершение хозяйственной операции, так и подтверждение о ее совершении. На практике их называют распорядительно-исполнительными. Примерами таких документов являются приходные и расходные кассовые ордера, в которых содержится распоряжение «Принято», «Выдать», а также факт совершения операции – на поступление денег в кассу или выдачу их из кассы.

По экономическому содержанию бухгалтерские документы подразделяются так:

• материальные, предназначенные для учета движения материальных ценностей. К ним относятся, например, товарно-транспортная накладная, требование;

• денежные, отражающие движение денег в кассе и на счетах в учреждениях банка, например, платежное требование, расходный кассовый ордер;

• расчетные, отражающие расчеты предприятия с разными предприятиями, учреждениями, организациями, частными лицами. Примером таких документов являются наряд на сдельную работу, «Счет-фактура» поставщика.

По последовательности (времени) составления документы делят на первичные и сводные.

В первичных документах впервые находят отражение данные о том или ином факте хозяйственной деятельности. Первичные документы составляют непосредственно в момент совершения хозяйственной операции. К их числу относятся накладные, приемно-сдаточные акты, квитанции.

Сводными называются документы, составляемые на основе первичных документов. Они составляются для подтверждения полноты и обоснованности обобщения в них первичных документов. К сводным документам относятся рассмотренный выше авансовый отчет. Авансовый отчет заполняется на основании первичных документов, где указываются все расходы, производственные подотчетным лицом. В авансовом отчете, как и в других сводных документах, кроме показателей, взятых из первичных документов, имеются и новые показатели (суммы, списываемые на отдельные объекты учета, общая сумма всех расходов и др.).

К основным документам также относятся реестры, отчеты о движении материальных ценностей, расчетно-платежные ведомости.

По способу охвата фактов хозяйственной деятельности документы делятся на разовые и накопительные.

Разовый документ оформляет один или несколько однородных совпадающих по времени фактов хозяйственной деятельности. Эти документы сразу после их составления передаются в бухгалтерию и служат основанием для бухгалтерских записей. К разовым документам можно отнести: приходный ордер, накладные, кассовые ордера и др. Накопительные документы составляются в течение определенного периода (за неделю, декаду, полмесяца) путем постепенного накопления в них показателей по однородным операциям. Их составляют с целью сокращения учетной работы по составлению документов и проведения записей. Из рассмотренных выше документов накопительным является авансовый отчет. В нем отражаются все расходы, произведенные подотчетным лицом за время, прошедшее с момента получения аванса. К накопительным документам относятся также лимитно-заборные карты, учетные листы, табель учета рабочего времени и др.

По месту составления документы группируются на внутренние и внешние.

Внутренние документы составляются и используются непосредственно на предприятии. К ним относятся кассовые ордера, накладные, акты, ведомости и др.

Внешние документы – это те, которые составляются в одной организации, а используются в другой, например, платежное поручение, счет, выписки из расчетного счета и др.

Одни и те же документы могут относиться к различным классификационным группам, например, кассовый ордер является комбинированным, денежным, первичным, разовым, внутренним документом.

Характеристику документов следует определять в классификации последовательно по всем основным признакам.