7.3. Документооборот и его организация

Для обеспечения строгого контроля за правильным и своевременным отражением хозяйственных операций в документах на предприятии предусмотрен определенный порядок составления и обработки документов, который называется планом документооборота.

Движение документов от момента их составления или принятия от других предприятий, включая и отражение в бухгалтерском учете, называетсядокументооборотом.

На каждом предприятии план документооборота разрабатывает главный бухгалтер, а утверждает руководитель. В плане дается перечень всех первичных документов, по каждому из них указывается: кто и в какие сроки составляет, куда и когда представляет и кто из счетных работников его обрабатывает.

Правильно организованный документооборот исключает лишние операции, повышает ответственность исполнителей за оформление документов, сокращает сроки обработки информации, все это повышает оперативность в учете.

Бухгалтерские документы до их отражения в учетных регистрах проходят в бухгалтерии предприятия несколько стадий обработки: проверку, группировку, таксировку и контировку.

Проверка документов осуществляется по трем признакам: с формальной стороны, по существу, арифметически.

Формальная проверка документов заключается в выяснении полноты заполнения всех необходимых реквизитов, наличия и подлинности подписей, нет ли в документе подчисток, помарок, неоговоренных исправлений,

Проверка документов по существу предполагает выяснение законности и целесообразности хозяйственных операций, отраженных в этих документах.

Арифметической называется проверка правильности подсчета, выведения итогов и других арифметических действий.

Иногда ошибки (сбои) бывают и у счетных машин. Поэтому разработаны способы проверки правильности расчетов, выполняемых ЭВМ. После проверки документы группируют, т. е собирают за определенный период по однородным признакам, например, кассовые документы, документы по движению материалов, по отгрузке и реализации продукции, банковские документы и др. Группировка позволяет значительно сократить количество учетных записей и эффективнее осуществлять контроль за хозяйственной деятельностью.

Таксировка – это денежная оценка хозяйственных операций, отраженных в документах. Многие поступившие в бухгалтерию документы имеют только натуральные и трудовые измерители. При таксировке эти показатели в документах отражают и по сумме.

Контировка – это указание в документах корреспондирующих счетов (Дебет, Кредит) по каждой хозяйственной операции. Контировка делается либо на самом документе в соответствующих графах, либо к документам прилагается мемориальный ордер, который представляет собой особый документ бухгалтерского оформления.

Все документы, послужившие основанием для учетных записей, должны храниться в текущем архиве предприятия определенное время. На папках надписывают название предприятия, год и месяц составления документов, количество листов в папке.

Бухгалтерские документы в зависимости от их значимости имеют различные сроки хранения (три, пять, десять лет).

Ряд важнейших документов, подлежит постоянному хранению в текущем архиве предприятия. К ним относятся приказы по предприятию, годовые отчеты. Главная книга, лицевые счета работников. Остальные документы по истечении установленного времени хранения передают в постоянный архив или уничтожаются.

На выбывающие из текущего архива документы составляется акт, который хранится в архиве.

В настоящее время для удобства хранения и пользования бухгалтерскими документами часто применяется микрофильмирование. Использование данного способа в управленческой работе позволит быстро получить требуемые копии документов и вместе с тем сократить во много раз площади, необходимые для их архивного хранения.