4 Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетные лица – это работники предприятия, которым выданы из кассы наличные денежные средства с условием представления отчета об их использовании.

Подотчетные суммы - денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам.

Список подотчетных лиц утверждается руководителем организации, за исключением лиц, направляемых в командировку.

Подотчетные суммы могут выдаваться на следующие цели:

1. на командировочные расходы

2. на представительские цели (расходы, связанные с проведением деловых переговоров с партнерами)

3. на хозяйственные нужды (приобретение канцелярских хозяйственных товаров, оплату ремонта оргтехники)

Запрещается:

• выдавать подотчетные суммы работнику, который не отчитался по ранее полученным деньгам.

• передавать подотчетные суммы другому работнику.

Порядок выдачи денег, размер аванса и сроки устанавливаются правилами ведения кассовых операций и распоряжениями руководителя.

Необходимо соблюдать предельный размер расчетов наличными деньгами (100 тыс. руб.)

При выдаче денежных средств на командировку, подотчетное лицо обязано по ним рассчитаться в течение 3ех дней по возвращении из командировки.

При выдаче денежных средств на командировочные расходы необходимо сделать предварительные расчеты по оплате проезда и найма жилого помещения.

Оплата этих расходов осуществляется по фактическим расходам, подтвержденным оправдательными документами.

Организация имеет право всю сумму расходов для целей бухгалтерского учета включать в состав затрат, для целей налогового учета командировочные расходы нормируются.

Приказом Минфина РФ от 06.07.01 г. №49 с 1 января 2002 г. установлены нормы возмещения расходов, связанных с командировками работников в организации, расположенных на территории РФ:

• оплата найма жилого помещения – по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, но не более 550 рублей в сутки, при отсутствии подтверждающих документов 12 рублей в сутки

• оплата суточных – в сумме фактических расходов

Приказ Минфина РФ от 06.07.01 г. №49 утратил свою силу. Теперь в соответствии с действующим законодательством нормы командировочных расходов рассчитываются администрацией организации и утверждается руководителем.

При выдаче денежных средств под отчет оформляются документы:

1. Приказ о направлении работника в командировку.

2. Командировочное удостоверение.

3. Служебное задание.

4. Авансовый отчет, с приложенными к нему оправдательными документами (чеки, билеты). Утверждается руководителем.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по выданным наличными денежным средствам ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Этот счет является активно-пассивным.

Бухгалтерские записи:

Дт 71 Кт 50 – выданы подотчетные суммы из кассы

Дт 10 Кт 71 – оприходованы материалы, приобретенные подотчетным лицом

Дт 19 Кт 71 – выделен НДС

Дт 26 Кт 71 – списаны командировочные расходы (проживание, билеты, суточные)

Дт 50 Кт 71 – возвращены в кассу неизрасходованные подотчетные суммы

Дт 71 Кт 50 – выплачена сумма перерасхода по авансовому отчету подотчетному лицу

Дт 94 Кт 71 – списаны невозвращенные подотчетные суммы

Дт 73 Кт 94 – невозвращенные подотчетные суммы отнесены на расчеты с персоналом по прочим операциям

Дт 70 Кт 73 – удержаны из заработной платы невозвращенные суммы

Дт 50 Кт 73 – возвращена в кассу сумма неизрасходованного аванса

Дт 91 Кт 73 – списаны на прочие расходы невозвращенные подотчетные суммы