Внесение изменений

Лица, участвующие в согласовании документа, имеют право ввести в документ любые изменения. Можно удалять текст автора и вводить собственный текст (заменять или добавлять).

Для сохранения первоначального варианта текста документа, перед началом редактирования документа следует включить режим индикации маркеров исправлений. Для этого выбрать из главного меню редактора Сервис, Исправления... и в появившемся диалоговом окне Исправления поставить отметку в поле Записывать исправления (Рисунок 4.2). Все исправления будут запоминаться и отслеживаться.

Р исунок 4.2 - Общий вид диалогового окна Исправления

Для просмотра исправлений, внесенных разными лицами, участвующими в согласовании документа, в разное время, выбрать Сервис/ Исправления... и в появившемся диалоговом окне Исправления поставить отметку в поле Показывать исправления на экране.

• Добавленный текст помечается подчеркиванием.

• Перечеркивание фрагмента текста, показывает, что этот фрагмент удален из текста.

• Линия слева от абзаца указывает на то, что в этот абзац внесено исправление.

• Исправления внесенные разными лицами выделяются разными цветом шрифта.

• Для определения автора и времени внесения изменения нажать кнопку Просмотр в диалоговом окне Сервис / Исправления / Принять/Отклонить исправления. В появившемся диалоговом окне Просмотр исправлений (Рисунок 4.3)

• н ажать кнопку

• и ли кнопку

для поочередного перехода от одного исправления к другому. Очередное найденное изменение выделяется подсветкой в документе. В области Описание указывается автор, время внесения и вид изменения.

Р исунок 4.3 - Диалоговое окно Просмотр исправлений

В процессе просмотра исправлений документа можно принять (кнопка Принять), либо отклонить (кнопка Отказаться) любые исправления. При отказе от исправления восстанавливается исходный текст.

Произведение подписей

Лица, участвующие в согласовании документа, могут одновременно производить согласующие подписи. Последнюю утверждающую подпись производит руководитель предприятия. Подписи в документ вводятся с помощью Автотекста. Предварительно с помощью инструмента Рисованная кривая панели Рисование необходимо создать образец подписи. Затем выполнить следующие действия:

• выделить подпись, которая должна быть оформлена как элемент Автотекста;

• выполнить команду Вставка/Автотекст;

• в появившемся диалоговом окне Автотекст в поле Имя автотекста ввести имя Подпись и нажать кнопку Добавить;

• ввести в текст документа слово Подпись;

• нажать клавишу F3.

С огласующая подпись будет внесена в текст документа вместо слова Подпись так как показано ниже. (Рисунок 4.4)

Рисунок 4.4 - Образец автоматического проставления согласующей подписи на документе

Порядок внесения изменений

Работнику, подготовившего изменения документа, перед внесением изменений необходимо включить режим индикации маркеров исправлений.

Перед внесением любого изменения в текст необходимо выполнить следующие действия:

• перед абзацем, который будет изменен следует вставить концевую сноску.

• если абзац будет удален, концевая сноска должна быть поставлена перед абзацем, следующим за удаленным.

• если абзац вводится вновь, концевая сноска должна быть поставлена перед введенным вновь абзацем.

• если изменяются, удаляются или вводятся вновь несколько абзацев подряд, то в этом случае для этих абзацев вводится одна концевая сноска.

Концевая сноска вводится следующим образом:

• установить курсор перед началом нужного абзаца;

• выбрать из главного меню редактора Вставка/Сноска...;

• в появившемся диалоговом окне Сноски (Рисунок 4.5) установить селекторную кнопку Концевую;

Р исунок 4.5 - Общий вид диалогового окна Сноски

• нажать кнопку ;

• в появившемся диалоговом окне Параметры сносок вкладка Концевые сноски в поле Формат номеров установитъ номера в виде арабских цифр;

• нажать кнопку ОК;

• нажать кнопку ОК.

Курсор перейдет в конец документа на лист регистрации изменений. Концевой сноске будет присвоен порядковый номер.

• рядом с порядковым номером концевой сноски следует написать Изменено, если абзац будет изменен. Удалено, если абзац будет удален. Введено вновь, если абзац будет введен вновь;

• установить курсор на порядковый номер концевой сноски и выполнить двойной щелчок левой кнопкой мыши. Курсор будет установлен на соответствующий номер сноски в тексте документа, то есть на изменяемый абзац.