- •Пензенский государственный университет
- •Системы подготовки текстовых документов Методические указания к лабораторным работам
- •Лабораторная работа №1 Использование редактора формул
- •Общие сведения
- •Создание формулы
- •Выделение элементов формулы
- •Редактирование формулы
- •Форматирование готовой формулы
- •Подгонка формулы
- •Задания и контрольные вопросы Задания
- •Контрольные вопросы
- •Лабораторная работа 2 Рисование. Word art
- •Общие сведения
- •Задания контрольные вопросы Задания
- •Контрольные вопросы
- •Лабораторная работа № 3 Автоматизация почтовой рассылки
- •Общие сведения
- •Создание основного текста письма
- •Вставка условий в текст письма
- •Создание комплекта конвертов
- •Задания и контрольные вопросы Задания
- •Контрольные вопросы
- •Лабораторная работа № 4 Совместная работа пользователей с документом
- •Общие сведения
- •Ввод инициалов
- •Внесение изменений
- •Произведение подписей
- •Порядок внесения изменений
- •Создание листа регистрации изменений
- •Задания и контрольные вопросы Задания
- •Контрольные вопросы
- •Лабораторная работа № 5 Создание перекрестных ссылок в документе при помощи полей Word
- •Общие сведения
- •Вставка полей при помощи меню
- •Вставка полей вручную
- •Пример:
- •Создание перекрестных ссылок
- •Создание перекрестной ссылки
- •Задания и контрольные вопросы Задания
- •Задания и контрольные вопросы Задания
- •Параметры текстовых полей
- •Параметры флажков
- •Параметры полей со списками
- •Задания и контрольные вопросы Задания
- •Создание нового стиля
- •Изменение стиля
- •Работа со структурой документа
- •Создание оглавлений
- •Задания и контрольные вопросы Задания
- •Контрольные вопросы
- •Список использованной литературы
- •Приложение а
- •Приложение б
- •Пензенское аптечное управление
- •440032, Пенза, ул. Московская, 3
- •Приложение в
- •Текст № 1
- •Одежда от медведева
- •Приложение г
- •Договор
- •7 Июля 2002 г. № 28
- •Уступки права требования долга
- •Копия договор
- •7 Июля 2002 г. № 28
- •Уступки права требования долга
- •Приложение д
- •Задание
- •Образец ведомости Ведомость комиссионных и премий сотрудников оао "Импульс"
- •Приложение е
- •Приложение ж
- •Приложение и
- •Лист регистрации изменений
Вставка условий в текст письма
При тиражировании текста письма потребуется обращаться к клиенту в зависимости от его пола: Господин или Госпожа или вставлять какие-либо другие условия. Для этого необходимо выполнить следующие действия:
установить текстовый курсор в начале строки, в которой должно находиться условие;
нажать кнопку Добавить Поле Word и затем выбрать из списка строку IF...Then...Else;
в появившемся диалоговом окне необходимо выбрать то поле, у которого нужно проверить условие;
в списке Оператор установить нужную альтернативу;
в поле Значение установить, с чем сравнивать;
в поле Вставить следующий текст ввести текст, используемый при выполнении условия;
в поле В противном случае вставить следующий текст ввести текст, используемый при невыполнении условия;
закончить диалог с помощью кнопки ОК.
После того, как подготовлен источник данных, создание и распечатки тиража персональных писем осуществляется очень просто. Word предоставляет возможность использовать для слияния все записи источника данных или только выбранные. Проверить выбор записей можно с помощью предварительного просмотра результатов слияния.
С помощью соответствующей кнопки на панели инструментов Слияние можно включить режим предварительного просмотра результатов слияния (кнопка АBС), при котором поля слияния в тексте основного документа будут заменяться информацией из указанной записи источника данных. Таким образом, можно проверить правильность замены полей слияния и условных полей IF...Then...Else для всех клиентов, не формируя при этом тираж персональных писем.
Создание комплекта конвертов
Чтобы создать конверты для комплектов писем необходимо выполнить следующие действия:
выбрать команду меню Сервис/Слияние;
на экране появится окно Слияние, в котором необходимо нажать кнопку Создать под заголовком Основной Документ и выбрать из открывшегося списка строку Конверты;
после этого появится диалоговое окно, в котором необходимо нажать кнопку Создать основной документ;
после этого автоматически снова открывается окно Слияние, в котором под заголовком Источник Данных необходимо нажать кнопку Получить данные и выбрать из списка строку Открыть источник данных и выбрать необходимый файл источника данных;
в появившемся диалоговом окне нажать кнопку Настройка основного документа;
установить параметры конверта и параметры печати и нажать кнопку ОК;
в появившемся диалоговом окне Адрес выбрать те поля, которые необходимы для создания адреса. Нажать кнопку ОК.
Задания и контрольные вопросы Задания
Изучить раздел Общие сведения.
Набрать текст № 1 (Приложение Б) и создать для него отдельный конверт.
Создать визитные карточки (в зависимости от количества членов бригады) с помощью команды меню Сервис/Конверты и наклейки.
Создать и отпечатать одну копию стандартного письма для каждого из указанных адресатов, (Приложение Б, текст №2), вставив соответствующие сведения в текст каждого из писем (элементы в фигурных скобках {} должны быть заменены на данные из файла с именами и адресами). Создать источник данных (Приложение Б, Таблица Б.1), используя поля слияния: {Пол}, {Имя}, {Фамилия}, {Организация}, {Адрес1}, {Адрес2}, {Объем закупок 2000 года}. Вставить условия:
В зависимости от пола адресата обращение: "Уважаемая госпожа", "Уважаемый господин";
Если объем закупок в 2000 году превысил 500 000 рублей, вставлять в текст письма предложение о 3% скидке: Благодаря тому, что в прошлом году Ваш объем продаж был очень высок, мы предлагаем Вам специальную скидку в 3% в случае завершения сделки до 01.02.2001
Создать конверты для полученного комплекта писем.
Показать результат работы преподавателю в электронном виде.
Оформить отчет.