Лабораторная работа

Применение системы управления базами данных

Microsoft Office Access 2007

для ввода, хранения и обработки пользовательской информации

Цель работы:

Изучить инструментарий системы управления базой данных, создать базу данных для библиотеки и освоить основные средства обработки данных.

Задачи:

• Произвести проектирование структуры данных и создать базу данных, определить структуру полей и связей между таблицами;

• Создать формы для ввода и модификации данных;

• Выполнить ввод данных в таблицы с учетом целостности данных;

• Подготовить запросы на добавление, модификацию и удаление данных с помощью конструктора;

• Подготовить запросы на извлечение данных и провести статистический анализ данных по подготовленным запросам;

• Подготовить отчетные материалы.

Рекомендации по выполнению работы:

Для выполнения задания лабораторной работы необходимо ознакомиться с основными объектами и возможностями интерактивной обработки данных пользователя, предоставляемыми системой управления базой данных и графическим инструментарием Microsoft Office Access 2007, а также синтаксисом структурированного языка манипулирования данными SQL.

В ходе выполнения работы обратите внимание на различие в способах взаимодействия с базой данных с помощью конструкторов, редакторов или запросов на языке SQL (Structured Query Language), а также на использование визуальных компонент для создания пользовательских интерфейсов на основе форм и отчетов.

При разработке запросов на модификацию и удаление записей нужно помнить, что эти операции не обратимы средствами Microsoft Office Access 2007, поэтому, в случае ошибки, данные, введенные в таблицы, могут быть утеряны.

Логическая организация базы данных

Данное (или атрибут) – это характеристика объекта реального мира, которая принимает для каждого экземпляра объекта конкретное числовое, текстовое или иное значение.

База данных – это совокупность взаимосвязанных, хранящихся вместе данных при наличии такой минимальной избыточности, которая допускает их использование оптимальным образом для одного или нескольких приложений. Данные запоминаются так, чтобы они были независимыми от программ, использующих эти данные. Для добавления новых или модификации существующих данных, а также для поиска данных в базе данных применяется общий управляемый способ. Данные структурируются таким образом, чтобы была обеспечена возможность дальнейшего наращивания приложений.

Самый понятный и обозримый способ представления данных с точки зрения пользователя – это двумерная таблица. Любое представление данных может быть с некоторой избыточностью сведено к двумерным, прямоугольным массивам таким образом, что не будет утеряна информация о связях между элементами данных. Этот процесс, выполняемый шаг за шагом для каждой связи между данными в базе, называется нормализацией.

Построенные таким образом таблицы обладают следующими свойствами:

1. Каждый элемент таблицы представляет собой один элемент данных; повторяющиеся группы отсутствуют.

2. Все столбцы в таблице однородные; это означает, что элементы столбца имеют одинаковую природу.

3. Столбцам однозначно присвоены имена.

4. В таблице нет двух одинаковых строк. В операциях с такой таблицей ее строки и столбцы могут просматриваться в любом порядке и в любой последовательности безотносительно к их информационному содержанию и смыслу.

Двумерная таблица, удовлетворяющая указанным условиям, называется отношением (relation).

Если таблица имеет столбцов, то отношение называется отношением степени . Отношение степени 2 называется бинарным, отношение степени 3 – тернарным, отношение степени – -арным.

Отдельный столбец таблицы, содержащий значения данных одного типа, называется полем.

Группа элементов данных об определенном объекте, формирующая строку таблицы, называется записью об объекте.

Первичный ключ – это элемент данных или совокупность элементов данных, которые единственным образом идентифицируют одну запись или группу записей и являются средством их обнаружения на запоминающем устройстве компьютера.

База данных, построенная с помощью отношений, называется реляционной базой данных.

С учетом введенных понятий можно конкретизировать сформулированные выше определения следующим образом:

Таблица – это базовый объект приложения Microsoft Access 2007, предназначенный для хранения данных по конкретному разделу предметной области и представляющий собой набор нормализованных отношений всевозможных степеней, составными частями которых являются записи (строки) и поля (столбцы).

На основе подготовленных таблиц создаются производные объекты приложения Microsoft Access 2007. К ним относятся:

Форма – это объект MS Access, предназначенный, в основном, для ввода данных. В форме можно также разместить элементы управления, применяемые для ввода, изображения и изменения данных в полях таблицы.

Запрос – это объект MS Access, позволяющий получить нужные данные из одной или нескольких таблиц для осуществления анализа данных.

Отчет – это объект MS Access, предназначенный для печати данных.

В терминах Microsoft Access, База данных – это набор данных и объектов различного типа и назначения, которые связаны общей задачей и хранятся в файле с произвольным именем и расширением .accdb.

Каждый объект Microsoft Access имеет имя.

Совокупность программ, обеспечивающих организацию и анализ данных, сохраненных в базе, по единым правилам, называют системой управления базой данных.