21 Вопрос. Средства презентации. Использование компьютерных систем .

Презентация – документ, содержащий ряд кадров (слайдов). Презентация предназначена для иллюстрации (сопровождения) доклада, технического проекта, лекции, информационного сообщения, результатов научных исследований, бизнес-плана, дипломного проекта и т.п. Презентация может содержать эффекты анимации, звуковые и видео эффекты, которые усиливают эмоциональное воздействие на аудиторию (слушателей и зрителей), помогают сконцентрировать внимание на важных моментах сообщения.

Важным элементом при рассмотрении вопросов презентации является понятие «слайд».

Слайд (термин происходит от английского слова Slide - диапозитив) – логически и художественно завершенный документ, который может содержать текст, рисунки, фотографии, таблицы, диаграммы, колонтитулы, гиперссылки, ярлыки, видеоклипы, аудиоклипы, примечания, дату и время, порядковый номер. Отдельные элементы, размещенные на слайде, называются объектами.

Слайд может существовать в электронном виде, тогда он демонстрируется с помощью компьютера, от которого сигналы поступают в локальную или глобальную сети, на мультимедийный проектор, плазменную или светодиодную панели, либо телевизионный приемник с большим экраном.

Для создания презентаций разработаны специальные программы, которые сочетают в себе элементы текстовых, графических и звуковых редакторов. В этих программах  имеются средства для показа нескольких логически связанных кадров (слайдов).

Перечислим несколько программ, предназначенных для создания, редактирования и демонстрации презентаций: MS PowerPoint, Harvard Graphics, Lotus Freelance Graphics, Charisma.

22 Вопрос. Обеспечение хранения документов. Архивы и их оборудование.

В понятие делопроизводство входит кроме документирования информации и организации документооборота, также хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия.

Данный вид хранения называют оперативным, при этом оперативное хранение можно подразделить на два подвида:

• хранение документов в процессе их исполнения;

• хранение исполненных документов.

Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела называется формированием дела.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

• документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

• включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

• группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год и др.);

• дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет), включая документы по личному составу, должны передаваться для хранения в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. При этом передача дел осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации. 

Наиболее часто в архивах используются стационарные и мобильные стеллажи, архивные шкафы.

Стационарные стеллажи подойдут для использования в большом помещении без каких-либо ограничений по площади. Данный вид архивных стеллажей позволяет обеспечить место для хранения большого объёма книг и документов. Лёгкая конструкция, возможность быстрого монтажа и сравнительно невысокая стоимость – вот основные преимущества стационарных архивных стеллажей.

Мобильные стеллажи оснащены механизмом передвижения с механическим или электрическим приводом. Секции стеллажа плотно сдвигаются и легко раздвигаются, в случае необходимости получения доступа к нижним полкам. Существует два типа конструкции передвижного стеллажа: с креплением к поверхности и без неё.

Архивы должны иметь:

специальные передвижные или стационарные стеллажи с шириной полок не менее 25 см;

ширину проходов между стеллажами не менее 75 см;

ширину основных проходов до 120 см;

расстояние между полками по высоте 35-40 см;

расстояние торцов стеллажей от стен 45 см;

расстояние от пола до нижней полки 20 см, а в цокольных и полуподвальных этажах-до 50 см.

Документы архива подразделяются на документы общего и обособленного хранения, на бумажной и пленочной основе. В состав последних включают не только пленки для фото, видео- и фонозаписей, но и другие компьютерные носители информации, еще не оформившиеся в самостоятельную группу.