Практическая работа №6

Тема: Создание и обработка таблиц в среде EXCEL

Цель работы:

1. Освоение приемов работы в табличном процессоре EXCEL.

2. Получение навыков работы по созданию и редактированию электронных таблиц.

3. Ознакомление с использованием формул и функций, выполнение вычислений.

4. Ознакомление с методами сортировки и фильтрации данных.

Время работы: 2 часа.

Задание:

1. Создать таблицу Выдача денежных средств за сентябрь (см. рис.1).

Выдача денежных средств за сентябрь

№ п/п	ФИО	Должность	Оклад (руб.)	Социальная надбавка	Надбавка за выслугу лет(%)	Премия (%)	Подоходный налог	Профсоюзные взносы	Всего удер- жано	Всего к опла-	Личная под- пись
				(руб)			15%(руб)	3%(руб)		те
1	Козлов А.И.	гл. инженер	15000	1000	20	20
2	Иванов И.В.	техник	12000	700	25	25
3	Уткин Ф.И.	инженер	13000	800	20	20
4	Фролов А.П.	столяр	10000	900	25	25
5	Ухов С.К.	плотник	11000	1000	15	15
6	Климов А.А.	моторист	9000	1200	10	10
7	Зайцев Г.С.	электрик	8000	1000	20	20
8	Кротов С.С.	техник	12000	700	25	25
9	Бобров И.В.	механик	14500	1000	20	20
10	Котов М.И.	бухгалтер	14000	850	30	30

Рис.1.

2. Заполнить таблицу, выполнив расчеты. Премия и Надбавка за выслугу лет начисляются от оклада.

3. Заменить должность техник на ст. техник, используя программу Найти – Заменить (меню Правка).

4. После столбца ФИО ввести новый столбец Год поступления на работу и заполнить его равномерно в диапазоне 1980-2010 гг. случайным образом.

5. После столбца Премия ввести новый столбец Надбавка кадровым сотрудникам в $.

6. Выделить кадровых сотрудников (<1996 г.), используя механизм автофильтра (Данные – Фильтр – Автофильтр).

7. Заполнить столбец Надбавка кадровым сотрудникам в $, добавив только кадровым сотрудникам (100$-200$).

8. Произвести расчет зарплаты с учетом изменений. Значение курса доллара 32,5 руб. занести в именованную ячейку курс.

9. Подсчитать, сколько сотрудников отдела имеют зарплату более 15000 руб.

10. Определить сколько в отделе сотрудников по специальности моторист.

11. Упорядочить фамилии сотрудников в алфавитном порядке.

12. Определить сотрудника с максимальной зарплатой.

13. Построить диаграмму, в которой отобразить фамилии сотрудников и их зарплаты.

14. Закрыть доступ к ведомости несанкционированных лиц (ввести пароль).

15. Скрыть столбцы Должность и Год поступления на работу.

16. Подготовить документ к печати.

Порядок работы

1. Запустите программу Excel (Пуск – Программы – Microsoft Excel). Создайте (Файл – Создать) новую рабочую книгу. Создайте приведенную на рис.1 таблицу. Для того чтобы заголовок таблицы располагался по середине таблицы, необходимо выделить строку заголовка от первого столбца таблицы до последнего. Затем выполнить Формат – Ячейки – Выравнивание – Объединение ячеек. Здесь же добавить выравнивание по центру и выбрать полужирный шрифт.

2. Данные для заполнения столбцов № п/п, ФИО, Должность, Оклад, Социальная надбавка, Надбавка за выслугу лет, Премия возьмите из таблицы (см. рис.1). Внимательно рассмотрев данные для столбцов Премия и Надбавка за выслугу лет, видно, что для каждого сотрудника они равны. Поэтому значения для столбца Премия можно получить просто скопировав значения из столбца Надбавка за выслугу лет. Для этого выделите ячейки F3-F12, откройте контекстное меню правой клавишей мыши, выберите команду Копировать, затем установите курсор в ячейку G3, и либо опять откройте контекстное меню и выберите команду Вставить, либо просто нажмите клавишу Enter.

Подоходный налог для каждого сотрудника составляет 15% от его оклада, а Профсоюзные взносы – 3%,поэтому в ячейку H3 введите формулу =H3*0,15, а в ячейку I3 введите формулу =I3*0,03. Затем распространите эти формулы протягиванием в ячейки для остальных сотрудников.

В ячейку J3 введите формулу =H3+I3, для того чтобы подсчитать значение всех удержаний для данного сотрудника и также распространите протягиванием на ячейки J4:J12.

3. Для того чтобы заменить в исходной таблице должность техник на ст. техник выберите пункт меню Правка – Заменить. В открывшемся диалоговом окне Найти и заменить заполните строки Найти и Заменить на нужными значениями. Нажмите кнопку Заменить все (см. рис. 2).

Рис. 2

4. Добавить столбец Год поступления на работу после столбца ФИО. Для этого установите курсор на букву столбца Должность и щелкните правой клавишей мыши, при этом выделиться весь столбец и откроется контекстное меню, в котором надо выбрать команду Добавить ячейки, появится новый столбец. Дайте этому столбцу заголовок: Год поступления на работу. Введите в ячейку C3 формулу =1980+ЦЕЛОЕ(СЛЧИС()*25). Скопируйте протягиванием эту формулу в ячейки C4:C12.

5. Аналогично тому как это было сделано в предыдущем пункте, вставьте столбец после столбца Оклад. Новому столбцу дайте название Надбавка кадровым сотрудникам в $.

6. Выделите кадровых сотрудников (год поступления на работу <1996 г.), выбрав пункт меню Данные – Фильтр – Автофильтр. Рядом с заголовками столбцов появятся стрелки раскрывающихся списков. Выберите из списка Условие для столбца Год поступления на работу и введите нужные значения в раскрывающихся списках диалогового окна Пользовательский автофильтр (см. рис. 3).

Рис.3

На листе останутся только те строки таблицы, у которых значения столбца Год поступления на работу будут <1996 г. Для этих сотрудников заполните столбец Надбавка кадровым сотрудникам в $. В ячейку F4 введите формулу =100+ЦЕЛОЕ(СЛЧИС() *50) и скопируйте протягиванием в остальные строки столбца. Раскроем всю таблицу выбрав команду Данные – Фильтр – Автофильтр.

8. В ячеку С15 введите значение курса доллара и присвойте этой ячейке имя курс. Для этого выберите пункт меню Вставка – Имя – Присвоить (см. рис. 4).

Рис. 4

Произведите расчет зарплаты с учетом изменений. В ячейку М3 введите формулу, в которой суммируются оклад, все надбавки и премии и вычитаются все налоги. Полученную формулу скопируйте протягиванием на остальные строки таблицы.

9. Для подсчета количества сотрудников, имеющих зарплату более 15000 руб., нам понадобится функция СЧЕТЕСЛИ(). Эта функция подсчитывает количество непустых ячеек в диапазоне, удовлетворяющих заданному условию. Синтаксис функции следующий: СЧЕТЕСЛИ(диапазон; критерий)

В нашем случае эта функция будет выглядеть следующим образом: =СЧЕТЕСЛИ(М3:М12; >15000).

10. Определите, сколько в отделе сотрудников по специальности моторист, также используя функцию СЧЕТЕСЛИ(). В данном случае в качестве критерия надо указать название специальности, взяв его в кавычки: “моторист”, диапазон – это те ячейки, в которых находятся названия должностей сотрудников.

11. Для того чтобы упорядочить фамилии сотрудников в алфавитном порядке, необходимо выполнить сортировку по возрастанию. Выделите содержимое всей таблицы, за исключением заголовков. Выполните команду Данные – Сортировка. В диалоговом окне Сортировка диапазона выберите название столбца ФИО и установите переключатель в положение по возрастанию.

12. Определите сотрудника с максимальной зарплатой, воспользовавшись функцией МАКС(диапазон).В ячейку М15 введите заголовок столбца Всего к оплате. В ячейку М16 введите формулу =МАКС(М3:М12) для определения максимальной зарплаты. Выделите таблицу, включая заголовки столбцов. Затем дайте команду Данные – Фильтр – Расширенный фильтр. В раскрывшемся окне Расширенный фильтр задайте диапазон условий $M$15:$M$16. Примените фильтр. Для того чтобы вернуться к исходной таблице выполните команду Данные – Фильтр – Отобразить все.

13. Постройте диаграмму, отобразив в ней фамилии сотрудников и их зарплаты. Запустите мастер диаграмм, выбрав пункт меню Вставка – Диаграмма, либо щелкнув мышью по кнопке Мастер диаграмм на панели инструментов Стандартная. Выберите тип диаграммы и нажмите кнопку Далее. Задайте диапазон ячеек, по значениям которых надо построить диаграмму. Выделите диапазон с фамилиями сотрудников, а потом при нажатой клавише Ctrl выделите диапазон с зарплатой. В результате должны получиться адреса такие же, как и на рис. 5. На третьем шаге мастера диаграмм на вкладке Заголовки дайте название диаграмме и оси значений Y, уберите легенду. Поместите диаграмму на имеющемся листе (см. рис. 6).

14. Чтобы установить защиту для листа, следует активизировать команду Сервис – Защита – Защитить лист. В результате вызова команды Защитить лист открывается диалоговое окно Защита листа, в котором устанавливаются параметры защиты. Если c целью защиты содержимого ячеек наряду с установкой флажка Защитить лист и содержимое защищаемых ячеек ввести и пароль в поле Пароль для отключения защиты листа, то изменить содержимое ячеек можно будет только после указания данного пароля. В поле Разрешить всем пользователям этого листа диалогового окна Защита листа посредством установки флажков осуществляется выбор действий, которые будут разрешены всем пользователям.

Снять защиту рабочего листа позволяет команда Сервис – Защита – Снять защиту листа.

Рис. 5

Рис. 6

15. Для того чтобы скрыть столбцы Должность и Год поступления на работу выделите полностью столбцы C и D и выберите команду Формат – Столбец – Скрыть. Чтобы восстановить скрытые столбцы, необходимо выполнить команду Формат – Столбец – Отобразить.

16. Подготовьте документ к печати. В меню Файл – Параметры страницы выберите альбомное расположение листа, добавьте колонтитулы, сделайте предварительный просмотр.