ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА

(ВНИИДАД)

УДК 930.25 ББК 79.3

УТВЕРЖДАЮ Директор ВНИИДАД д.и.н., профессор __________________ М.В. Ларин «___» ______________ 2007 г.

ОТЧЕТ

О НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКОЙ РАБОТЕ

Тема: «Разработка нормативных, методических и технологических основ создания, хранения и использования архивных информационных ресурсов»

2.Методические рекомендации по работе с электронными документами в архивах организаций

(отчет заключительный)

Зав. отделом ВНИИДАД

к.и.н., профессор В.С. Мингалев

Москва

2007

Реферат

Объем - 180 с.

Ключевые слова:

архив, документ, электронный документ, метаданные, управление документами, хранение, комплектование, учет, обеспечение сохранности, информационные технологии

Настоящий отчет содержит результаты научно-исследовательских работ по теме «Разработка нормативных, методических и технологических основ создания, хранения и использования архивных электронных информационных ресурсов», выполненных по соответствующему заданию ФЦП «Электронная Россия» (2002-2010 гг) на 2007 год.

Объектом исследования послужила организация работы с электронными документами в архивах органов государственной власти, архивах предприятий, учреждений и организаций.

Цель работы заключается в создании необходимого методического обеспечения работы с электронными документами в архивах организаций.

Основой методологии работ являются методы комплексного системного документоведческого и архивоведческого анализа применительно к организации хранения электронной документации в архивах.

Методические рекомендации содержат указания о порядке документирования процессов экспертизы ценности, приема-передачи на архивное хранение из структурных подразделений, комплектовании, учете, обеспечении сохранности электронных документов в архивах организаций.

Методические рекомендации могут применяться в работе организациями любого уровня и любой формы собственности.

Список исполнителей

Руководитель темы, д.и.н., проф., директор ВНИИДАД ______________________ Зам. руководителя, к.и.н., проф., зав. отделом ______________________	М.В. Ларин В.С.Мингалев
Руководитель группы, директор Центрального архива документов на электронных носителях г.Москвы, к.и.н., с.н.с. ______________________	В.И. Тихонов
Ответственные исполнители нач. отдела, Росархив ______________________ Зав.отделом ЭиТОАД ВНИИДАД _________________________ зав. сектором ВНИИДАД, к.и.н. ______________________ зав. отделом ВНИИДАД, к.и.н., доцент _____________________ ст. науч. сотр. ВНИИДАД, к.и.н. ______________________ науч. сотр. ВНИИДАД, к.и.н. ______________________ ст. науч. сотр. ВНИИДАД ______________________ мл. науч. сотр. ВНИИДАД ______________________	В.А. Ерёмченко Н.А. Ткаченко В.М. Жигунов В.Ф. Янковая М.Л. Гавлин Е.В. Терентьева О.В.Васильева Н.В.Лифанова

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 7

1 Общие положения 8

1.1 Термины и определения 8

2 Экспертиза ценности электронных документов 13

2.1  Нормативно-методические основы экспертизы ценности электронных документов 13

2.2 Организация проведения экспертизы ценности электронных документов 15

2.3 Порядок проведения экспертизы ценности электронных документов 17

2.4  Порядок оформления результатов экспертизы ценности электронных документов. 18

3 Комплектование архива 20

3.1  Комплектование архива электронными документами. 20

3.2  Источники комплектования. 20

3.3  Состав электронных документов, подлежащих передаче в архив. 20

3.4  Включение электронных документов в номенклатуру организации. 21

3.5  Порядок подготовки электронных документов к передаче в архив электронной документации организации. 22

3.6 Миграция электронных документов. 23

3.7. Запись документов на электронные носители. 25

3.8  Требования к оформлению носителей с электронными документами, передаваемых в архив. 26

3.9  Составление и оформление сдаточной описи электронных документов, подготовленной в структурном подразделении. 27

3.10  Составление и оформление сдаточной описи единиц хранения электронных документов временного (до 10 лет) хранения, подготовленной в структурном подразделении. 33

3.11  Передача электронных документов в архив организации. 34

4 Обеспечение сохранности документов архива 37

4.1 Система мер обеспечения сохранности электронных документов 37

4.2 Требования к помещениям и хранилищам 38

4.3 Режимы хранения электронных документов 40

4.4 Размещение электронных документов. 46

4.5 Средства хранения электронных носителей. 46

4.6 Порядок выдачи электронных документов из архива 49

4.7  Специальная физическая и техническая обработка электронных документов 52

4.7.1  Резервные и рабочие экземпляры электронных документов в архиве электронных документов организации 54

4.7.2 Экземпляры электронных документов в страховых и пользовательских форматах 55

4.8 Контроль наличия и состояния электронных документов 56

4.9 Защита электронных документов и программно-технических средств архива от воздействия вредоносных компьютерных программ 64

5 Организация документов в архиве электронной документации 67

5.1 Электронная документация в составе фонда организации 67

5.2  Определение принадлежности электронных документов к составу фонда организации 67

5.3  Организация электронных документов в пределах архивного фонда 68

6 Учет электронных документов в архиве электронной документации 71

6.1 Общие требования к учету электронных документов в архиве 71

6.2 Единицы учета электронных документов 71

6.3  Система учетных документов архива электронной документации 72

6.4  Порядок ведения основных учетных документов архива 73

6.5  Ведение учетных баз данных в архиве организации. 83

7 Справочно-поисковые средства (научно-справочный аппарат) к документам архива электронной документации 84

7.1  Архивная опись единиц учета электронных документов 84

7.2  Историческая справка к фонду 90

7.3  Автоматизированный научно-справочный аппарат 92

8 Использование электронных документов 96

8.1  Порядок доступа к документам архива электронной документации и формы их использования 96

8.2  Информационное обеспечение пользователей архива электронной документации 97

8.2.1  Организация работы читального зала архива электронной документации. 97

8.2.2  Создание экземпляров архивных электронных документов по запросам физических и юридических лиц. 98

8.3  Исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера 98

8.3.1 Порядок исполнения запросов. 98

8.3.2 Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий. 101

9 Порядок передачи электронных документов на постоянное хранение в государственный архив 103

9.1  Временное хранение электронных документов Архивного фонда Российской Федерации 103

9.2  Порядок передачи электронных документов на постоянное хранение 105

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 107

Представленные выше методические рекомендации учитывают и развивают положения действующих нормативных и методических актов по организации хранения, комплектования, учета и использования электронных документов в архивах организаций и, прежде всего, «Основных правил работы архивов организаций» (2002). 107

Методические рекомендации могут быть использованы в качестве дополнительного инструментария в практике работы с архивными электронными документами, который в необходимых случаях дополняется опытом конкретной работы архива. 107

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ 107

ПРИЛОЖЕНИЯ 112

1. Форма номенклатуры дел организации 113

2. Форма Сдаточной описи единиц учета электронных документов, составленной в структурном подразделении 114

3. Пример составления Сдаточной описи единиц учета электронных документов, составленной в структурном подразделении 116

4. Форма Удостоверяющего листа к сдаточной описи файлов и папок, составленной в структурном подразделении 119

5. Пример составления Удостоверяющего листа к сдаточной описи файлов и папок, составленной в структурном подразделении 120

7. Книга учета поступления и выбытия электронных документов 123

8. Книга учета единиц хранения электронных документов 124

9. Список фондов 125

10. Лист учета электронных документов фонда 126

11. Форма Архивной описи единиц учета электронных документов постоянного хранения 128

12. Пример заполнения Архивной описи единиц учета электронных документов постоянного хранения 131

13. Форма Удостоверяющего листа к архивной описи единиц учета электронных документов постоянного хранения 135

14. Пример заполнения Удостоверяющего листа к архивной описи единиц учета электронных документов постоянного хранения 137

15. Архивная опись единиц учета электронных документов временного (свыше 10 лет) хранения 139

16. Удостоверяющий лист к архивной описи единиц учета электронных документов временного (свыше 10 лет) хранения 142

17. Реестр описей единиц учета электронных документов 144

18. Книга учета экземпляров электронных документов в страховых и пользовательских форматах 145

19. Пример заполнения карточки единицы хранения электронных документов 146

20. Книга учета поступления и выбытия электронных документов временного (до 10 лет) хранения 148

22. Акт о выделении к уничтожению единиц учета и единиц хранения электронных документов, не подлежащих хранению 150

23. Акт о неисправимых повреждениях единиц хранения электронных документов 152

24. Акт о неисправимых повреждениях единиц учета электронных документов 153

25. Акт о необнаружении электронных документов, пути розыска которых исчерпаны 154

26. Акт приема–передачи электронных документов из другой организации, от юридического или физического лица 155

27. Акт приема–передачи электронных документов на постоянное хранение в государственный архив 157

28. Пример оформления Акта создания рабочего (резервного) экземпляра электронного документа 159

29. Акт записи, копирования электронных документов на единицу хранения 160

30. Пример оформления Акта проведения миграции электронных документов 161

31. Акт о технических ошибках в учетных документах 162

32. Акт об обнаружении электронных документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных и т.д. 163

33. Пример оформления Акта выявления вредоносных компьютерных программ в электронных документах 164

34. Пример оформления Акта проверки физического и технического состояния электронных документов 165

35. Карточка поврежденных единиц учета электронных документов 167

36. Лист проверки наличия и состояния электронных документов 168

37. Акт проверки наличия и состояния электронных документов 170

38. Карточка учета необнаруженных единиц хранения электронных документов 173

39. Карточка учета необнаруженных единиц учета электронных документов 174

40. Примерный перечень страховых компьютерных форматов 175

41. Заказ на выдачу документов на электронных носителях 176

42. Акт о выдаче документов на электронных носителях во временное пользование 177

43. Книга выдачи электронных документов из хранилища 179

44. Лист использования единицы хранения электронных документов 180

45. Журнал регистрации выданных экземпляров электронных документов 181