- •Курс лекций по дисциплине «Организация и технология доу»
- •Содержание:
- •Нормативная база современного делопроизводства
- •История развития государственного делопроизводства
- •Организация служб по доу
- •Формы и структуры службы доу Службы доу рекомендуется создавать в зависимости от принадлежности к определенной группе организаций.
- •Особенности служб доу
- •Функции подразделений службы делопроизводства
- •Отдел рационализации делопроизводства
- •Подразделение по учету и регистрации документов
- •Группа контроля
- •Машинописное бюро или центр подготовки документов
- •Копировально-множительное бюро
- •Взаимодействие службы доу со структурными подразделениями организации:
- •Положение о службе доу
- •Общие положения
- •Функции
- •Ответственность
- •Взаимоотношения
- •Организационные формы работы с документами
- •Должностной и численный состав службы делопроизводства
- •Руководители.
- •Специалисты
- •Технические специалисты
- •Нормативная регламентация службы доу
- •Разработка Инструкции по делопроизводству
- •Требования к оформлению документов
- •Табель форм документов
- •Условия труда работников службы доу
- •Организация документооборота
- •(Россия/Запад)
- •Обработка входящих или поступающих документов
- •Прием и первичная обработка
- •Передача документов на рассмотрение руководителю
- •Рассмотрение документа руководителем
- •Исполнение
- •Подшивка в дело
- •Обработка исходящих или отправляемых документов
- •Автоматизированная система регистрации
- •Организация информационно справочной работы
- •Контроль за исполнением документов
- •Работа с письмами и обращениями граждан
- •Совершенствование работы с документами организации
- •Методика разработки табеля форм документов
- •Этап - сбор и анализ материала
- •2 Этап - выбор формы табеля
- •Этап - формирование структуры табеля
- •Этап - составление табеля
- •Разработка альбомов форм документов, применяемых в организации
- •Этап - унификация форм документов
- •Текст-трафарет
- •Наименование организации
- •I. Общие сведения
- •Налогоплательщик
- •Этап - формирование альбома и инструкции
- •Разработка номенклатуры дел
- •Особенности примерной номенклатуры:
- •1. Название раздела
- •Согласование номенклатуры дел
- •Формирование дел
- •Хранение дел
- •Организационные и нормативно-методические документы организации, необходимые в работе секретаря
Табель форм документов
Одним из важнейших организационных документов, помогающим внедрить инструкцию по делопроизводству, является табель форм документов. Он применяется с начала 80-х годов.
Его создание позволяет решить одновременно несколько задач в организации:
-
Оптимизировать состав применяемых в организации форм документов и закрепить это в едином нормативном документе.
-
Классифицировать применяемые в деятельности организации фирмы документы по функциям и задачам управления (или по структурным подразделениям).
-
Унифицировать состав и форму управленческих документов, исключить из документов дублирующие показатели.
Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются название документов, а по вертикали располагаются графы, содержащие ту или иную характеристику процедуры документирования.
Табель может иметь следующие графы:
-
Наименование формы документа.
-
Код формы документа (по ОКУД).
-
Наименование законодательного или нормативного акта, являющегося основанием для издания или применения документа.
-
Наименование структурного подразделения, ответственного за подготовку.
-
Периодичность издания.
-
Согласование (т.е. указывается организация, структурные подразделения или должностное лицо, с которыми нужно провести внутреннее или внешнее согласование (получить визу или гриф согласования)).
-
Подпись.
-
Утверждение (здесь указывается должность руководителя или наименование органа, который утверждает документ).
-
Печать.
-
Адресат (указывается организация или структурное подразделение, куда предоставляется документ).
-
Кроме того, в табель могут быть внесены сведения о месте изготовления текста документа, его регистрации, количестве создаваемых экземпляров, тиражи рассылки и месте хранения подлинника или первого экземпляра.
В табель включаются документы всех структурных подразделений учреждения. Он является внутренним нормативным документом и утверждается руководителем учреждения.
Хорошим продолжением рационализации работы с документами является разработка вслед за табелем альбома форм документов, включенных в табель. Разработка и последующее ведение табеля и альбома, т.е. внесение в них изменений, контроль за их применением, осуществляет служба ДОУ. Она отвечает за поддержание табеля в актуальном состоянии. Любые изменения и в табель, и в альбом вносятся только с разрешения руководителя организации.
Каждое структурное подразделение учреждения должно иметь экземпляр инструкции по делопроизводству, экземпляр табеля и альбом форм документов.
Условия труда работников службы доу
Под условиями труда понимается совокупность трудовых, санитарно-гигиенических и эстетических факторов, обуславливающих психофизиологическое воздействие на организм человека в процессе труда.
Трудовые факторы – это прежде всего регламентация режима работы, т.е. разумное чередование времени труда и отдыха.
К санитарно-гигиеническим факторам относятся: световой режим, температурный режим, акустический режим.
Значительное влияние на работоспособность сотрудников ДОУ оказывает оборудование рабочих мест. Это, прежде всего, наличие хорошей офисной мебели и оргтехники.
Размещение службы ДОУ на территории организации также должно быть продумано.