2 Этап - выбор формы табеля

Второй этап, связанный с выбором формы табеля, базируется на анализе карт документов организации.

Проект ГС ДОУ предлагает следующую примерную форму табеля, который организация при необходимости может дополнить своими графами.

Таблица состоит из 10 колонок:

1. Номер по порядку;

2. Наименование формы документа;

3. Код ОКУД;

4. Код по локальному классификатору;

5. Подразделения, ответственные за подготовку документа;

6. Согласование;

7. Подписание;

8. Утверждение;

9. Печать;

10. Место хранения документа.

Выбор наиболее целесообразной формы табеля происходит на основе информации, собранной на первом этапе и отраженной в картах по каждому документу. Можно убрать колонку 4 – код по локальному классификатору, если нет собственной системы классификации или добавить колонки с информацией о месте регистрации, количестве экземпляров подготавливаемого документа.

3. Этап - формирование структуры табеля

Формирование структуры табеля также тесно связано с особенностями структуры организации.

Если организация крупная и есть много подразделений, то логично объединить документы по подразделениям, и в табеле перечислять виды документов, образующиеся в деятельности каждого подразделения, указывая название его.

Если фирма маленькая, то можно разделить документы по функциям управления или по направлениям деятельности.

3. Этап - составление табеля

Составление табеля связано с тем, что в выбранную форму и структуру вписываем все документы, которые составлены на первом этапе. Прежде, чем тот или иной документ вписывать в табель, нужно провести работу по оптимизации перечня форм документов, разрабатываемых в организации.

Когда разработан табель форм документов можно разработать альбом форм документов.

Разработка альбомов форм документов, применяемых в организации

Этапы разработки альбома могут быть следующими:

1. Постановка задачи, т.е. определение назначения альбома и состава документов.

2. Классификация форм документов с целью определения структуры альбома и распределение всех документов на имеющие унифицированные формы и нуждающиеся в унификации.

3. Унификация форм документов.

4. Формирование альбома и подготовка инструктивных материалов по его применению.

Если альбом разрабатывается вместе с табелем, то первый этап будет выполнен при разработке табеля.

В настоящее время в России разработаны следующие унифицированные системы документации:

1. Унифицированная система ОРД (организационно-распорядительной документации);

2. Унифицированная система банковской документации

3. Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной документации бюджетных учреждений и организаций;

4. Унифицированная система отчетно-статистической документации;

5. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

6. Унифицированная система документации по труду;

7. Унифицированная система документации пенсионного фонда;

8. Унифицированная система внешнеторговой документации;

9. Унифицированная система первичной учетной документации.

Унифицированная система документации – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Формы документов, входящие в любую унифицированную систему документации обязательны для применения, поэтому, если в организации применяются формы документов, входящие в любую из перечисленных унифицированных систем, то они включаются в состав альбома как готовые формы. Остальные документы должны быть сначала унифицированы, а затем уже включены в альбом.

Начнем рассмотрение этапов разработки альбома форм с третьего этапа.