- •Курс лекций по дисциплине «Организация и технология доу»
- •Содержание:
- •Нормативная база современного делопроизводства
- •История развития государственного делопроизводства
- •Организация служб по доу
- •Формы и структуры службы доу Службы доу рекомендуется создавать в зависимости от принадлежности к определенной группе организаций.
- •Особенности служб доу
- •Функции подразделений службы делопроизводства
- •Отдел рационализации делопроизводства
- •Подразделение по учету и регистрации документов
- •Группа контроля
- •Машинописное бюро или центр подготовки документов
- •Копировально-множительное бюро
- •Взаимодействие службы доу со структурными подразделениями организации:
- •Положение о службе доу
- •Общие положения
- •Функции
- •Ответственность
- •Взаимоотношения
- •Организационные формы работы с документами
- •Должностной и численный состав службы делопроизводства
- •Руководители.
- •Специалисты
- •Технические специалисты
- •Нормативная регламентация службы доу
- •Разработка Инструкции по делопроизводству
- •Требования к оформлению документов
- •Табель форм документов
- •Условия труда работников службы доу
- •Организация документооборота
- •(Россия/Запад)
- •Обработка входящих или поступающих документов
- •Прием и первичная обработка
- •Передача документов на рассмотрение руководителю
- •Рассмотрение документа руководителем
- •Исполнение
- •Подшивка в дело
- •Обработка исходящих или отправляемых документов
- •Автоматизированная система регистрации
- •Организация информационно справочной работы
- •Контроль за исполнением документов
- •Работа с письмами и обращениями граждан
- •Совершенствование работы с документами организации
- •Методика разработки табеля форм документов
- •Этап - сбор и анализ материала
- •2 Этап - выбор формы табеля
- •Этап - формирование структуры табеля
- •Этап - составление табеля
- •Разработка альбомов форм документов, применяемых в организации
- •Этап - унификация форм документов
- •Текст-трафарет
- •Наименование организации
- •I. Общие сведения
- •Налогоплательщик
- •Этап - формирование альбома и инструкции
- •Разработка номенклатуры дел
- •Особенности примерной номенклатуры:
- •1. Название раздела
- •Согласование номенклатуры дел
- •Формирование дел
- •Хранение дел
- •Организационные и нормативно-методические документы организации, необходимые в работе секретаря
Взаимодействие службы доу со структурными подразделениями организации:
|
Структурные подразделения |
Взаимодействия |
|
Вопросы ДОУ и соблюдение требований ГС ДОУ и стандартов.
Правовые вопросы, связанные с подготовкой документов.
Вопросы подбора и расстановки кадров службы ДОУ и вопросы повышения их квалификации в условиях исполнения современной офисной техники, разработки и внедрения мероприятий , связанных с научной организацией труда, совершенствование стиля и методов работы с документами, компьютеризация делопроизводства.
Обеспечение средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями.
Разработка и внедрение новейших информационных технологий в делопроизводство. |
Все функции, задачи, права, ответственность службы ДОУ закрепляется в положении о службе ДОУ.
Положение о службе доу
В соответствии со сложившейся практикой текст положения о структурном подразделении содержит следующие разделы:
-
Общие положения;
-
Задачи;
-
Функции;
-
Права;
-
Ответственность;
-
Взаимоотношения.
-
Общие положения
-
Наименование структурного подразделения;
-
Информация о его взаимоотношениях с другими структурными подразделениями, т.е. наименование документа, которым оно реализуется и ликвидируется (приказом руководителя), указание руководителя и другие данные общего характера. Этот раздел должен содержать пункт с указанием нормативных документов по вопросам деятельности структурного подразделения.
В своей деятельности служба ДОУ руководствуется, начиная с законодательных актов и заканчивая формулировками распорядительных документов руководства (института, завода и т.д.) и настоящим положением. Например законодательные акты о труде, государственные стандарты на составление и оформление документов.
-
Задачи
Самые общие направления деятельности.
-
Функции
Перечисляются управленческие действия, выполняемые структурным подразделением. Существуют различия между действиями структурного подразделения и действиями конкретного должностного лица. Действия должностного лица регламентирует должностная инструкция.
-
Права
Этот раздел содержит перечисление прав, которые закрепляются за службой в целом для того, чтобы она могла реализовать возложенные на нее задачи и функции. Самой распространенной ошибкой при создании раздела является не разграничение прав (это полномочия совершать какие-либо действия) и обязанностей.
Наиболее типичным правом является:
-
Запрашивать и получать от структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения возложенных функций.
-
Требовать от руководства создания условий, необходимых для выполнения своих функций.
-
Имеет право проверять организацию работы с документами в структурных подразделениях и требовать от исполнителей доработки документов в случае нарушения правил составления.
-
Имеет право направлять своих представителей на совещания руководства или другие мероприятия.
-
Очень помогает работе службы ДОУ, если она будет наделена правом не принимать к регистрации и отправке внутренние и исходящие документы, оформленные с нарушением.