7.7. Организационные коммуникации: значение, помехи, типы. Сеть коммуникаций

Процессы коммуникаций позволяют руководителям эффективно выполнять свою работу и принимать решения о выборе лучшего курса действий для достижения поставленных целей.

Коммуникации – это процесс обмена информацией и передачи сведений между двумя людьми или в небольшой группе людей.

Организационная коммуникация - это процесс, с помощью которого руководители развивают систему представления информации и передачи сведений большому количеству людей внутри организации и отдельным институтам и индивидуумам за пределами организации.

Они служат необходимым инструментом в координации деятельности по всей вертикали и горизонтали управления, позволяет получить всю необходимую информацию, представляет информацию, необходимую для принятия решения.

Для четкости определения коммуникации применяется ряд терминов:

• семантика коммуникаций относится к значению слов и символов;

• синтаксис коммуникаций указывает на взаимосвязи между символами;

• прагматика коммуникаций связана с результативностью и эффективностью при достижении определенных целей.

Средства коммуникации:

• несловесные персональные;

• словесные устные;

• письменные персональные;

• письменные групповые внутри организации и за ее пределами.

Очень важно, чтобы руководитель правильно оценивал процесс расшифровки и получения информации, а также значение обратной связи (говорил на том же языке, что и подчиненный). Специалисты считают, что наиболее важным фактором, нарушающим общность в коммуникациях между источником и получателем, являются те, которые происходят в координировании и расшифровке.

Направления коммуникаций:

1. используется для постановки задач, описания работ. Чем больше уровней она проходит, тем больше вероятность, что она будут искажена;

2. для обратной связи с целью проинформировать о результатах работы и текущих проблемах. Руководители используют данную информацию для анализа;

3. позволяет сохранить время и скоординировать деятельность. В данном случае такое общение является формальным и обязательным, в другом - происходит спонтанно.

Элементы коммуникации:

источник;

• кодирование - обеспечение формы, в которой идеи и цели могут быть выражены как передача сигналов;

• передача сигналов - форма, которую сигнал принимает;

• канал - механизм передачи (телефон, собрание, неформальная связь);

• расшифровка - прием (в зависимости от опыта и формы рекомендации);

• обратная связь - обеспечивает точность и достоверность информации.

Типы коммуникаций:

• внутриличностная;

• межличностная;

• общественная коммуникация;

• внутренняя оперативная коммуникация (состоит из структурированной коммуникации в пределах организации);

• внешняя оперативная коммуникация;

• личностная коммуникация.

Руководитель должен знать, что:

• информация, не находящаяся в области опыта получателя воспринимается медленнее;

• в незнакомой ситуации, работник почти автоматически выбирает ту часть опыта, которая связана с этой ситуацией;

• коммуникации воспринимаются и оцениваются в свете нужд личности, области опыта работника;

• даже наиболее объективная информация включает субъективные представления;

• несоответствие кодирования и расшифровки вытекает из различий в области опыта источника и получателя;

• один только язык не может решить проблему несоответствия кодирования и расшифровки. Для обеспечения высокой эффективности коммуникации необходима обратная связь: она может быть косвенной или прямой.

Организационные факторы, влияющие на коммуникации:

1. должностное положение;

2. стиль управления. Руководитель влияет на направление и поток информации, т.е. он может установить правила и процедуры, согласно которым информация должна передаваться в определенном направлении и в определенной последовательности;

3. разделение труда.

Неформальные сети коммуникаций существуют практически во всех организациях, способствуя более эффективному функционированию формальной структуры передачи команд. Такая информация нередко распространяется очень быстро, однако информация часто искажается.