- •Тема 6. Проектирование организационных систем
- •6.1. Анализ и формирование организационных структур
- •6.2. Тенденции организационных изменений
- •6.3. Реорганизация: этапы и методы
- •6.4. Определение эффективности организационных изменений
- •6.5. Организация и управление, субъекты организаторской деятельности
- •Тема 7. Организационная культура
- •7.1. Культура как продукт цивилизации
- •7.2. Понятие, содержание, типология организационной культуры
- •7.3. Классификация организационной культуры
- •7.4. Организационная культура и результативность деятельности
- •7.5. Межгрупповое поведение
- •7.6. Конфликты: типы, стадии, пути преодоления
- •7.7. Организационные коммуникации: значение, помехи, типы. Сеть коммуникаций
6.2. Тенденции организационных изменений
Проведение корректировки структуры должно быть оправдано, в соответствии с измененными условиями. Наиболее часто встречающиеся причины:
-
неудовлетворительное функционирование предприятия (снижение производительности труда, повышение себестоимости и т.д.);
-
перезагрузка высшего руководства (необходимость перераспределения прав и функций);
-
отсутствие ориентации на перспективу;
-
разногласия по оргвопросам (например, смена руководства);
-
рост масштабов деятельности;
-
объединение хозяйственных субъектов;
-
изменение технологий управления;
-
влияние технологии производственных процессов;
-
внешняя экономическая обстановка.
6.3. Реорганизация: этапы и методы
В интересах выживания и гибкого реагирования на динамично меняющиеся рыночные условия, повышения устойчивости и адаптационной способности в удовлетворении спроса, а следовательно обеспечение повышения качества выпускаемой продукции и предоставленных услуг предприятия должны проводить оргизменения. Эти изменения могут быть:
-
частичными, касающихся отдельных служб или видов деятельности;
-
радикальными, т.е. глубокая и многосторонняя реорганизация.
Реорганизация не может проводиться одномоментно, а должна производиться на основе разрабатываемых программ и комплекса мер. Реорганизация делиться на этапы, на каждом ставится конкретные задачи, которые могут осуществляться последовательно, либо параллельно.
I этап: подготовка. Необходимо помнить, что реорганизация является не только организационно-технической, но и социальным процессом, т.к. затрачивает интересы работников разных служб.
Ключевые моменты этого этапа: подготовка проекта реорганизации, цели проекта; задачи и ожидаемые результаты; создание группы реорганизации с определенным удовлетворением квалификации и профессионализма; преодоление сопротивления реорганизации.
Меры по обеспечению поддержки оргизменениям:
-
обучение и предоставление информации;
-
привлечение к участию;
-
стимулирование и поддержка;
-
переговоры и соглашения;
-
кадровые перестановки и назначения;
-
скрытые и явные меры.
Задача высшего руководства: обучить управленческую группу методологии проведения реорганизации. Формируется группа и вырабатывается положение о ней. Составляется план проекта, определяются сроки его исполнения.
II этап: сбор информации и определение проблем. На данном этапе используются широко методы моделирования.
Задачи:
-
выявление текущих и перспективных интересов потребителей;
-
планирование и измерение необходимых мероприятий;
-
выбор субъектов и объектов реорганизации;
-
разработка модели текущего состояния организации;
-
выявление видов деятельности организации;
-
модель расширения границ развития с ориентацией на процессы фирм- потребителей (т.е. реорганизация затрагивает не только внутренние изменения, но и внешние изменения);
-
составление структурной схемы организации;
-
карта ресурсов;
-
выявление приоритетных процессов (т.е. определение эффективности).
III этап: выработка общего и полного понимания решаемых проблем. На этом этапе выявляются оргпроблемы и информационные потоки на текущий период. Ставятся задачи по охвату всех видов деятельности, всех подразделений подготавливаются предложения по оргформам и технологии управления. Определяется приоритетные операции с точки зрения оценки конечного результата. Собирается информация по аналогичным формам. Определяются факторы, тормозящие производственный процесс, дисфункции и несоответствия, причины информационного отставания. Определяются временные рамки, достаточные для реализации намеченной программы.
IV этап: организационно-техническое проектирование. Цель - дать техническую характеристику процесса реорганизации: дается описание технологии, стандартов, процедур, систем и видов контроля, используемых в реорганизации.
Задачи:
-
определение технических ресурсов и технологий, необходимых в период реорганизации;
-
определение основных источников технических ресурсов и технологий; определение схемы взаимодействия технических и социальных элементов системы. В целом же рассматриваются возможность сокращения числа неэффективных операций и упрощения работы контрольных структур.
V этап: социальное проектирование. Цель – выявление социальных аспектов процесса реорганизации. На этом этапе определяют все социальные аспекты реорганизации, т.е. кадровый состав компании, характер работ, карьеры, стимулов, создается план взаимодействия социальных и технических элементов. Составляются предварительные планы по найму работников, обучению и образованию, новой расстановке кадров. В проектных документах этого этапа предлагается уровень квалификации, необходимых для каждого вида работ, схема взаимоотношений между отдельными группами работников, выявляется количественный состав персонала для текущих и проектируемых объемов работ. На этом этапе необходимо учитывать меры сопротивления реорганизационных изменений и мотивировать работников к переходу к новым формам организации, а также механизмы обратной связи. На этом этапе определяется структура самого высокого уровня управления.
VI этап: преобразования. Цель – разработка экспериментальной версии и законченного производственного реорганизационного проекта. Задачи данного этапа охватывают завершение модели деятельности организации. Дается оценка профессиональной пригодности каждого работника. Это необходимо для кадровой расстановки. Проводятся инструктажи в момент начала новой работы. Проводится проверка всей необходимой документации. Оценка осуществленных мероприятий проводится исходя из количественных и качественных оценок.
Эффективность оргизменений, т.е. степень достижения организацией своих целей при использовании ограниченных ресурсов.
Результативность и эффективность минимальных затрат. Руководители несут ответственность за результаты деятельности организации. Эффективность лежит в основе деятельности любой организации, а выбор критериев зависит от конкретных условий функционирования, назначения и стратегии организации, причин осуществления изменений.
Вводимые факторы производства Процесс Выход продукции Окружающая среда
Эффективность должна определяться на каждом этапе: время (краткосрочные, промежуточные, долгосрочные) и критерии (производство, производительность труда, удовлетворение, адаптивность, выживание, развитие).
Производство, т.е. способность производить количество продукции и такого качества, которое требует потребительский рынок (прибыль, доля рынка, объем продаж и т.д.).
Производительность: отношение выхода к входу, т.е. уровень отдачи на капитал или фонды, отходы и потери, простои.
Удовлетворение: рассмотрение организации как общественной системы, т.е. это удовлетворение, которое получают работники, покупатели, клиенты.
Например, для работника: создание условий «хочу и могу», соответствие меры ответственности и полномочий, участие в решении проблем, возможность служебного роста и увеличение уровня заработной платы.
Адаптивность – уровень, при котором организация может и действительно реагирует на изменения, вводимые изнутри и из вне. Уровень, при котором организация не может или не хочет адаптироваться может создавать угрозу ее выживанию.
Развитие – повышение способности организации выживать в длительной перспективе. Очень сложно определить эффективность в долгосрочном периоде.