5. Подготовка, учет, печатание, размножение и рассылка документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну

5.1. При подготовке в подразделениях ОАО "РЖД" документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну должны быть приняты меры, исключающие возможность ознакомления с данными документами работников ОАО "РЖД", которые по кругу своих служебных обязанностей не имеют отношения к данной информации, и посторонних лиц.

5.2. Подготовленный документ, содержащий информацию, составляющую коммерческую тайну, регистрируется в журнале учета подготовленных и исходящих документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну (приложение № 2 к настоящей Инструкции), работниками ОАО "РЖД", ведущими делопроизводство в подразделениях ОАО "РЖД". После регистрации документа исполнителем уничтожаются его черновики в порядке, предусмотренном в пункте 6.8. настоящей Инструкции.

Допускается регистрация подготовленных документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, с использованием автоматизированной системы документооборота. Выдача исполнителям документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, зарегистрированных с использованием автоматизированной системы документооборота, осуществляется в соответствии с пунктом 8.1. настоящей Инструкции.

Внимание! пункт 5.3 дополнен новым абзацем см. приказ ОАО «РЖД» № 267 от 19.11.2006 г.

5.3. На каждом экземпляре подготовленного документа, содержащего информацию, составляющую коммерческую тайну, в правом верхнем углу первого листа документа проставляется гриф "Коммерческая тайна" путем нанесения слов "Коммерческая тайна" (без кавычек), а ниже - номер экземпляра. Гриф "Коммерческая тайна" проставляется выше реквизитов "Адресат" или "Гриф утверждения". В левом верхнем углу первого листа документа, содержащего информацию, составляющую коммерческую тайну указывается полное наименование обладателя этой информации, и его место нахождения. На обороте последнего листа указываются: учетный номер документа, количество подготовленных экземпляров, фамилия исполнителя и номер его телефона, фамилия работника, напечатавшего документ.

Если в сопроводительном письме к документу с грифом "Коммерческая тайна" нет информации, составляющей коммерческую тайну, то сопроводительное письмо оформляется в соответствии с требованиями настоящего пункта, но под грифом "Коммерческая тайна" делается надпись "без приложения - не коммерческая тайна". Регистрация сопроводительного письма осуществляется в соответствии с требованиями пунктов 4.4 и 5.2 настоящей Инструкции. При этом в журналах учета в графе "Примечание" делается отметка о том, что без приложения сопроводительное письмо не содержит информации, составляющей коммерческую тайну"

Внимание! В первом абзаце пункта 5.4 исключены слова « на магнитной или оптической основе» см. приказ ОАО «РЖД» № 267 от 19.11.2006 г.

5.4. При подготовке документа, содержащего информацию, составляющую коммерческую тайну, с использованием средств электронно-вычислительной техники съемные носители информации на магнитной или оптической основе учитываются в журнале учета съемных носителей, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну (приложение № 3 к настоящей Инструкции), работниками ОАО "РЖД", ведущими делопроизводство в подразделениях ОАО "РЖД".

При этом, перед выполнением работ на нерабочие поверхности носителей информации наносятся любым доступным образом учетные реквизиты: гриф ограничения доступа, полное наименование обладателя этой информации и его место нахождение, учетный номер съемных носителей информации (далее - СНИ), дата постановки СНИ на учет. Образец учетных реквизитов СНИ приведен в приложении № 3 к настоящей Инструкции.

СНИ после стирания с них информации, составляющей коммерческую тайну, (средствами гарантированного стирания) с учета не снимаются и могут быть использованы для записи другой информации, составляющей коммерческую тайну.

Уничтожение СНИ осуществляется в порядке, предусмотренном в пункте 6.8. настоящей Инструкции.

5.5. При подготовке документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, с использованием средств электронно-вычислительной техники необходимо:

во время, перерывов в работе блокировать данное средство с помощью защищенной паролем экранной заставки и принимать необходимые меры по недопущению использования средства электронновычислительной техники работниками ОАО "РЖД", не допущенными к информации, составляющей коммерческую тайну ОАО "РЖД", и посторонними лицами;

после окончания работы выключать средство электронно-вычислительной техники.

Внимание! Раздел 5 дополнен новым пунктом 5.6 см. приказ ОАО «РЖД» № 267 от 19.11.2006 г.

5.6. При проведении контрольной и ревизионной деятельности в подразделениях ОАО "РЖД" информация, составляющая коммерческую тайну, должна храниться и обрабатываться в соответствии с требованиями раздела 9 настоящей Инструкции с применением портативного компьютера работника, проводящего проверку, либо съемного носителя информации, заранее учтенных в подразделении ОАО "РЖД", проводящем проверку. Акты, отчеты или справки проверки (ревизии), оформленные на бумажном носителе в проверяемом подразделении ОАО "РЖД", регистрируется в этом подразделении в соответствии с пунктом.5.2 настоящей Инструкции."

Внимание! Пункты 5.6-5.7 считать пунктами 5.7-5.8 соответственно согласно приказу ОАО «РЖД» № 267 от 19.11.2006 г.

5.7. 5.6. Снятие копий (размножение) с документа, имеющего гриф "Коммерческая тайна", осуществляется в случае производственной необходимости только с письменного разрешения руководителя (заместителя руководителя) подразделения ОАО "РЖД", в которое поступил данный документ.

Подразделение ОАО "РЖД", разработавшее документ, имеющий гриф "Коммерческая тайна", имеет право предъявить требование о необходимости согласования с ним порядка размножения или о запрете размножения.

5.8. 5.7. Дополнительно размноженные экземпляры документа, имеющего гриф "Коммерческая тайна", учитываются за регистрационным номером подлинника документа. О количестве размноженных экземпляров делается отметка на обороте подлинника документа и в учетных формах регистрации документа. Нумерация размноженных экземпляров документов производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.

Внимание! Раздел 5 дополнен новым пунктом 5.9 см. приказ ОАО «РЖД» № 267 от 19.11.2006 г.

5.9. Передача документов с грифом "Коммерческая тайна" между подразделениями ОАО "РЖД" по служебной необходимости осуществляется на основании письменного запроса с соответствующей мотивировкой.

Внимание! Пункты 5.8-5.10 считать пунктами 5.10-5.12 соответственно согласно приказу ОАО «РЖД» № 267 от 19.11.2006 г.

5.10. 5.8. Пересылка документов, имеющих гриф "Коммерческая тайна", между подразделениями ОАО "РЖД", расположенными по различным почтовым адресам, производится в конвертах (пакетах).

На конверте (пакете) с документами, имеющими гриф "Коммерческая тайна", указываются: адрес получателя и отправителя, номер вложенных документов с проставленным грифом "Коммерческая тайна" и номер экземпляров документов. В случае отправления конверта (пакета) через почтовое отделение связи гриф "Коммерческая тайна" может проставляться рядом с номером документа добавлением аббревиатуры "КТ".

5.11. 5.9.Пересылка документов, имеющих гриф "Коммерческая тайна", между подразделениями ОАО "РЖД", расположенными по различным почтовым адресам, может производиться фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями. Допускается пересылка документов, имеющих гриф "Коммерческая тайна", нарочным (работником подразделения ОАО "РЖД" или работником организации - адресата) с распиской о получении документов в реестре о получении.

5.12. 5.10. Отправление документов с грифом "Коммерческая тайна" в сторонние организации осуществляется в порядке, аналогичном порядку, изложенному в пунктах 5.8., 5.9. настоящей Инструкции.

Внимание! Раздел 5 дополнен новым пунктом 5.13 см. приказ ОАО «РЖД» № 267 от 19.11.2006 г.

5.13. Информация, составляющая коммерческую тайну ОАО "РЖД", может передаваться в электронном виде между подразделениями ОАО "РЖД" только по защищенному сегменту электронной почтовой системы ОАО "РЖД" с обязательной регистрацией в соответствии с пунктом 5.2 настоящей Инструкции. Документы с грифом "Коммерческая тайна" оперативного характера могут пересылаться по защищенным телеграфным каналам связи ОАО "РЖД" с указанием серии "П".