8. Порядок работы с информацией, составляющей коммерческую тайну в оао "ржд"

Внимание! В первом абзаце пункта 8.1 исключены слова «на магнитной или оптической основе» см. приказ ОАО «РЖД» № 267 от 19.11.2006 г.

8.1. Выдача исполнителям документов и СНИ на магнитной или оптической основе с грифом "Коммерческая тайна" осуществляется под расписку в учетных формах регистрации документов и СНИ (приложения № 1, № 2, № 3 к настоящей Инструкции) работником ОАО "РЖД", ведущим делопроизводство в подразделении ОАО "РЖД".

При этом в случае регистрации документов с использованием автоматизированной системы документооборота в учетных формах выдачи документов не заполняются:

в журнале учета и выдачи входящих документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну (приложение № 1 к настоящей Инструкции) столбцы 3, 4, 9, 10, 11, 12;

в журнале учета подготовленных и исходящих документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну ОАО "РЖД" (приложение № 2 к настоящей Инструкции) столбцы 2, 9, 10, 11, 12,13.

Внимание! Пункт 8.2 приведен в новой редакции согласно приказу ОАО «РЖД» № 267 от 19.11.2006 г.

Новая редакция:

8.2. Запрещается без письменного разрешения руководителей подразделений ОАО "РЖД" выносить из служебных помещений ОАО "РЖД" документы с грифом "Коммерческая тайна" (кроме актов, отчетов и справок проверки или ревизии).

Акты, отчеты или справки проверки (ревизии), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну ОАО "РЖД", допускается выносить из служебных помещений ОАО "РЖД" с письменного разрешения руководителя рабочей или ревизионной группы.

Старая редакция:

8.2. Запрещается без письменного разрешения руководителей подразделений ОАО "РЖД" выносить из служебных помещений ОАО "РЖД" документы с грифом "Коммерческая тайна".

Внимание! В третьем абзаце п. 8.2 слова "не защищенных переносных магнитофонов и других" заменены словом "несанкционированных" см. приказ ОАО «РЖД» № 267 от 19.11.2006 г.

8.3. При проведении совещаний, обсуждений, конференций, переговоров и других мероприятий, в ходе которых распространяется информация, составляющая коммерческую тайну, необходимо принять меры, направленные на исключение ее разглашения.

Во время проведения указанных мероприятий в помещениях, в которых данные мероприятия проводятся:

запрещается использование радиотелефонов, оконечных устройств сотовой, пейджинговой и транкинговой связи, несанкционированных не защищенных переносных магнитофонов и других средств аудио- и видеозаписи;

отключаются от сети телефонные и факсимильные аппараты с автоответчиком или спикерфоном, а также телефонные аппараты с автоматическим определителем номера или применяются соответствующие средства защиты.

8.4. Передача документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну ОАО "РЖД", организации - исполнителю научно-исследовательских, опытно-конструкторских, технологических и иных работ (далее - организация - исполнитель работ) осуществляется на основании договора о проведении работ. При этом в договоре на проведение работ определяются объем передаваемых сведений и обязанности организации - исполнителя работ по обеспечению их конфиденциальности, а также обязанности этой организации по обеспечению охраны конфиденциальности результатов работ, как в процессе их проведения, так и по их завершении. В договоре также должна быть определена обязанность организации - исполнителя работ по возмещению убытков при разглашении ей информации, составляющей коммерческую тайну ОАО "РЖД" вопреки договору. В случае необходимости с организацией - исполнителем работ заключается соглашение (договор) по охране конфиденциальности информации, составляющей коммерческую тайну при проведении работ.

Представители организаций - исполнителей работ допускаются к работе с документами с грифом "Коммерческая тайна" в подразделениях ОАО "РЖД" с разрешения руководителей подразделений ОАО "РЖД", при предъявлении представителями этих организаций письменного запроса или предписания на выполнение задания на проведение работ от данных организаций. Разрешение оформляется проставлением резолюции о допуске к работе с документами с грифом "Коммерческая тайна" на запросе или предписании.

При нарушении организацией - исполнителем работ, взятых на себя обязательств по обеспечению конфиденциальности информации, составляющей коммерческую тайну ОАО "РЖД", руководитель подразделения ОАО "РЖД", осуществляющий права и обязанности заказчика работ, организовывает работу по определению причиненных ОАО "РЖД" убытков вследствие допущенного нарушения. После определения причиненных ОАО "РЖД" убытков руководитель подразделения ОАО "РЖД", осуществляющий права и обязанности заказчика работ в установленном законодательством Российской Федерации порядке решает вопрос:

о целесообразности продолжения или приостановления работ и, с учетом принятого решения, о возможности расторжения договора о проведении работ;

об обращении в судебные органы с иском к организации - исполнителю работ о возмещении причиненных убытков;

об обращении в правоохранительные органы с заявлением о привлечении виновных лиц к административной или уголовной ответственности.

8.5. Условия охраны конфиденциальности информации при проведении подразделениями ОАО "РЖД" научно-исследовательских, опытно-конструкторских, технологических или иных работ, в том числе перечень информации, составляющей коммерческую тайну, определяется договором на проведение этих работ между заказчиком работ и ОАО "РЖД" (руководителем подразделения ОАО "РЖД", осуществляющим права и обязанности исполнителя работ). В случае если иное не установлено договором ОАО "РЖД" самостоятельно определяет способы защиты информации, составляющей коммерческую тайну заказчика работ.

8.6. При выполнении подразделением ОАО "РЖД" научно-исследовательских, опытно-конструкторских, технологических или иных работ для федеральных государственных нужд или нужд субъектов Российской Федерации, государственным контрактом на выполнение этих работ:

должен быть определен объем сведений, признаваемых конфиденциальными;

должны быть урегулированы вопросы, касающиеся установления в отношении полученной подразделением ОАО "РЖД" информации режима коммерческой тайны.

8.7. В соответствии с пунктом 1 статьи 6 Федерального закона "О коммерческой тайне" предоставление подразделениями ОАО "РЖД" информации, составляющей коммерческую тайну ОАО "РЖД", органам государственной власти, иным государственным органам, органам местного самоуправления осуществляется по их мотивированному требованию. Мотивированное требование должно быть подписано уполномоченным лицом, содержать указание цели и правового основания затребования информации, составляющей коммерческую тайну ОАО "РЖД", и срок предоставления этой информации, если иное не установлено законодательством Российской Федерации. Предоставление информации, составляющей коммерческую тайну ОАО "РЖД" осуществляется на безвозмездной основе. В сопроводительных письмах (в обязательном порядке) делается ссылка на конфиденциальный характер предоставляемой информации и они подписываются в порядке, установленном пунктом 8.9. настоящей Инструкции, если иное не предусмотрено нормативными документами ОАО "РЖД". Предоставляемые документы оформляются в соответствии с требованиями пункта 5.3. настоящей Инструкции.

8.8. В соответствии со статьей 7 Закона Российской Федерации "О налоговых органах" при производстве налоговыми органами в подразделениях ОАО "РЖД" проверок денежных документов, бухгалтерских книг, отчетов, планов, смет, деклараций и иных документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и других обязательных платежей в бюджет, налоговым органам не предоставляется информация, составляющая коммерческую тайну ОАО "РЖД". Предоставление информации, составляющей коммерческую тайну ОАО "РЖД", налоговым органам осуществляется по их мотивированному требованию в соответствии с пунктами 8.7., 8.9. настоящей Инструкции. Предоставляемые документы оформляются в соответствии с требованиями пункта 5.3. настоящей Инструкции.

Внимание! В четвертом абзаце пункта 8.9 слова "со службой (отделом) безопасности филиала, другого структурного подразделения ОАО "РЖД" заменены словами "с региональным центром безопасности" см. приказ ОАО «РЖД» № 267 от 19.11.2006 г.

8.9. При поступлении в ОАО "РЖД" письменных запросов от судебных органов, органов прокуратуры, органов предварительного следствия, органов дознания по делам, находящимся в их производстве, предоставление ОАО "РЖД" документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну ОАО "РЖД", осуществляется в порядке и на основаниях, которые предусмотрены законодательством Российской Федерации.

При этом сопроводительные письма в адрес указанных органов подписываются:

руководителями подразделений аппарата управления ОАО "РЖД" после согласования с Департаментом безопасности;

руководителями филиалов и других структурных подразделений ОАО "РЖД" после согласования с региональным центром безопасности со службой (отделом) безопасности филиала, другого структурного подразделения ОАО "РЖД".

В сопроводительных письмах в обязательном порядке делается ссылка на конфиденциальный характер направляемой информации, а предоставляемые документы оформляются в соответствии с требованиями пункта 5.3. настоящей Инструкции.

Внимание! В пунктах 8.10-8.11 слова "служба (отдел) безопасности подразделения ОАО "РЖД" заменены словами "региональный центр безопасности" см. приказ ОАО «РЖД» № 267 от 19.11.2006 г.

8.10. Руководители подразделений ОАО "РЖД" при поступлении в их адрес письменных запросов от судебных органов, органов прокуратуры, органов предварительного следствия, органов дознания о предоставлении в их адрес документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну ОАО "РЖД", а также при получении уведомлений о проведении в соответствии с законодательством Российской Федерации процессуальных действий (изъятие, выемка, обыск), уведомляют об этом Департамент безопасности, региональный центр безопасности службу (отдел) безопасности подразделения ОАО "РЖД".

8.11. Передача представителям иностранных и международных организаций документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну ОАО "РЖД", допускается только с письменного разрешения руководства ОАО "РЖД" или руководителей филиалов и других структурных подразделений ОАО "РЖД" и согласования соответственно с Департаментом безопасности, Первым управлением или региональным центром безопасности службами (отделами) безопасности, первыми отделами филиалов и других структурных подразделений ОАО "РЖД".

Внимание! Пункт 8.12 приведен в новой редакции согласно приказу ОАО «РЖД» № 267 от 19.11.2006 г.

Новая редакция:

8.12. Передача организациям, осуществляющим обязательную ежегодную аудиторскую проверку или оценку основных средств ОАО "РЖД" документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, производится в соответствии с пунктом 8.4 настоящей Инструкции:

подразделениями аппарата управления ОАО "РЖД" по согласованию с Департаментом безопасности,

филиалами и другими структурными подразделениями ОАО "РЖД" по согласованию с региональным центром безопасности.

Старая редакция:

8.12. В соответствии со статьей 88 Трудового кодекса Российской Федерации при передаче персональных данных работника ОАО "РЖД" должны быть соблюдены следующие требования:

запрещается сообщать персональные данные работника ОАО "РЖД" третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом;

запрещается сообщать персональные данные работника ОАО "РЖД" в коммерческих целях без его письменного согласия;

необходимо сообщать лицам, получающим персональные данные работника ОАО "РЖД", о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, а также о конфиденциальности передаваемой информации и необходимости ее защиты;

запрещается запрашивать информацию о состоянии здоровья работника ОАО "РЖД", за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником ОАО "РЖД" трудовой функции;

осуществлять передачу персональных данных работника ОАО "РЖД" представителям работника ОАО "РЖД" в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, и ограничивать данную информацию только теми персональными данными работника ОАО "РЖД", которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.

Внимание! пункт 8.13 исключен см. приказ ОАО «РЖД» № 267 от 19.11.2006 г.

8.13. В соответствии со статьей 89 Трудового кодекса Российской Федерации работник ОАО "РЖД" имеет право:

получать полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;

на свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любого документа, содержащего его персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

на определение своих представителей для защиты своих персональных данных;

на доступ к медицинским данным, относящимся к работнику ОАО "РЖД" с помощью медицинского специалиста по выбору работника ОАО "РЖД";

на обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.