2.1 Структура оперативной информации.

В базе данных системы информация о выполненных операциях условно разделена на проводки и документы.

Понятие «проводка» здесь практически совпадает с его бухгалтерским смыслом, т.е. проводка является записью, содержащей необходимые для ведения бухгалтерского учета реквизиты – корреспондирующие счета и сумму операции. Кроме того, проводка может содержать дополнительные реквизиты: кассовый символ (для кассовых операций), признак заключительных оборотов, вид технологии исполнения платежа и другие. Одна или несколько проводок связаны в базе данных с определенным документом.

Документы.

Хранящийся в базе данных «документ» содержит его идентификатор (формируется автоматически) и набор реквизитов, зависящий от типа этого документа. Необходимость ввода тех или иных реквизитов документа определяется его дальнейшим использованием. Например, начальный документ электронного платежа или помещенный в базу данных документ, бумажную копию которого вам затем необходимо будет распечатать, естественно, должен содержать полный набор реквизитов. В противном случае достаточно ввести только те реквизиты, наличие которых в дальнейшем облегчит работу с электронным архивом документов.

Каждый документ или проводка имеют определенный статус.

Сумма документа может быть проведена по балансу уполномоченным на это сотрудником сразу при вводе либо при последующем обращении к нему. Для того чтобы предоставить такое право конкретному сотруднику администратор базы данных должен сформировать список подчиненных ему пользователей системы «БИСквит». После этого такой сотрудник сможет просматривать документы, созданные этими пользователями, и проводить те из них, которые этого требуют.

5

Операции.

Система «БИСквит» позволяет в одном цикле на основании данных одного входного документа сформировать несколько выходных документов и проводки по ним. Для определения совокупности таких документов и проводок используется термин «транзакция». Для выполнения таких операций используются меню и шаблоны стандартных транзакций.

Операционные дни.

Информация о выполненных операциях хранится с разбивкой по операционным дням. Записи об акцептованных документах и проводках по определенной операции лежат в том операционном дне, в котором они были или будут проведены по балансу.

Доступ к оперативной информации открывается из подменю «Операции». Действия, приводящие к изменениям этой информации (ввод, корректировка, удаление), могут производиться только через операционные дни, в которых эти изменения должны быть отражены, и для выполнения таких действий используется раздел «Операционные дни» (рис.1). Остальные разделы подменю «Операции» позволяют только осуществлять поиск и просмотр оперативной информации.

Рис.1 Контекстное меню операционного дня.

6

Пункт «Операционные дни» этого подменю открывает доступ к экранной форме «ОПЕРАЦИОННЫЕ ДНИ». Каждый операционный день, хранящийся в базе, может иметь статус «открытого» или «закрытого».

Примечание Только с информацией «открытого» операционного дня могут выполняться действия, приводящие к ее изменению.

Система «БИСквит» позволяет вести работу сразу в нескольких открытых операционных днях.

2.1.1 Открытие нового операционного дня.

Чтобы начать обработку документов, которые должны быть проведены по балансу определенным операционным днем, этот день должен быть «открыт». Сотрудник, выполняющий процедуру открытия операционного дня, должен иметь право на добавление записей к таблице «Операционные дни».

Для открытия нового операционного дня необходимо, находясь в форме «ОПЕРАЦИОННЫЕ ДНИ», нажать Insert. Если при этом в списке операционных дней уже имеется хотя бы один открытый операционный день, то последует сообщение: «Вы открываете новый операционный день, не закрыв предыдущий!». Вы можете ответить Esc – отказ от открытия нового операционного дня, или Enter – подтверждение намерения открыть его. После этого система предложит открыть операционный день с датой следующего после занесенного в базу последнего операционного дня рабочего дня. Если вы согласны с предложенной датой – просто нажмите Enter, если нет – введите свою дату и нажмите Enter. После этого в таблице появится запись о новом операционном дне с датой, которую вы ввели. Теперь сотрудники банка могут вводить информацию о проведенных за этот день операциях.

2.1.2 Закрытие операционного дня.

После того, как операционный день получает статус «ЗАКРЫТ», ни один из пользователей не имеет возможности внести изменения в данные о проведенных этим днем операциях (если не будет выполнена процедура повторного открытия этого дня).

7

Если в закрываемом операционном дне существуют документы со статусом, отличным от « », будет выведено сообщение.

Процедура закрытия операционного дня выполняется по окончании обработки платежных документов этого дня. При этом осуществляется расчет остатков на конец дня по балансовым (рублевым и валютным) счетам и внебалансовым счетам. В процессе расчета производится дополнительная проверка на соответствие состояния лицевых и балансовых счетов их режимам, о чем выдаются соответствующие сообщения (проверка на овердрафт выполняется непосредственно во время выполнения операции).

Для того, чтобы пользователь мог закрыть операционный день, ему должно быть предоставлено право на коррекцию записей в таблице «Операционные дни». Для закрытия операционного дня необходимо войти в экранную форму «ОПЕРАЦИОННЫЕ ДНИ», установить курсор на строку, соответствующую этому дню, нажать F8. Система запросит подтверждение на выполнение этой операции и, в случае положительного ответа (Enter), начнет расчет.

После закрытия дня выдается протокол такого вида (рис.2):

Рис.2 Протокол закрытия операционного дня.

8