Контрольный список для настройки перед переговорами

Что вы знаете о партнере?

• семейное положение (женат, одинок, дети);

• досуг или развлечения, отдых;

• привычки в работе (долгие часы, работает рано);

• стиль поведения (ориентирован на задачу, ориентирован на людей);

• стаж работы в данной организации;

• стабильность положения;

• общая репутация, как посредника;

• какая группа особых интересов может воздействовать на посредников;

• культура и ее влияние на переговоры;

• будут ли встречи пунктуальными;

• какого шага в переговорах вы можете ожидать;

• насколько важно будет сохранение лица;

• будут ли вероятные различия во мнениях (эмоционального характера или аргументированного);

• приведет ли партнер большой коллектив;

• понадобится ли вам агент или переводчик;

• должны ли вы подготовить формальную повестку

Характеристика фирмы

• Каковы основные изделия или основная услуга организации?

• Каково ее прошлое, настоящее и проектируемое финансовое положение?

• Каковы существующие организационные проблемы (то есть уменьшение размеров, жесткая конкуренция)?

• Кто босс КПП, и что вы знаете о нем или о ней?

• Находится ли организация под давлением в данный момент?

Опыт переговоров в прошлом

• Каковы были предметы прошлых переговоров?

• Каковы были основные препятствия и исходы в переговорах?

• Какие возражения были возбуждены?

• Какие стратегические и тактические приемы использовались партнером?

• Как высоки были первоначальные предложения по сравнению с окончательным соглашением?

• Как был достигнут исход в переговорах и за какой период времени?

Существует много способов планировать переговоры. Выделяют пять типовых подходов:

- рассматривают более широкий набор вариантов и исходов;

- затрачивают больше внимания в попытках найти общие основания с TOS;

- затрачивают больше времени на долгосрочные исходы;

- устанавливают диапазон цен;

- используют «планирование исходов», а не «планирование последовательности».

Стратегия 2: усвоение подхода по типу «выигрыш-выигрыш»

Переговорщики не всегда легко воспринимают стратегию «выигрыш-выигрыш», поскольку каждый из участников считает, что он должен иметь преимущество и достичь поставленной цели в переговорах с наименьшими потерями. Существует разница в подходе к переговорам по типу «выигрыш-выигрыш» между хорошо подготовленным и менее квалифицированным участником переговоров. Например, квалифицированные участники затрачивают меньше времени на оборону и атаку при возникновении разногласий в переговорном процессе. Кроме того, они стремятся дать больше информации о своем отношении к переговорам и имеют меньше аргументов в защиту своих позиций. Последнее может показаться странным, поскольку многие считают, что большее число аргументов в защите своих интересов в переговорах может обеспечить большую устойчивость позиции в переговорном процессе. Однако квалифицированный переговорщик знает, что меньшее число убедительных аргументов полезнее большого количества слабых аргументов, поскольку последние могут ослабить влияние более убедительных аргументов. Для достижения результата при использовании стратегии «выигрыш-выигрыш» требуется тщательный анализ целей для обоих участников переговорного процесса. Возможно, вы стремитесь получить выгоду в короткие сроки, а ваш контрпартнер заинтересован в налаживании долгосрочных торговых отношений.

При построении стратегии «выигрыш-выигрыш» необходимо настроиться на момент, когда ваш контрпартнер солидаризируется с вопросом «А что получат оба участника переговоров»? Это в разных культурах может иметь различные значения. Например, в арабских странах незначительное количество изменений в вашей позиции по условиям соглашения может быть воспринято как ваша негибкость неискренность в вашем подходе к заключению сделки. Арабский контрпартнер считает, что при переговорах должна идти торговля по всем условиям соглашения.

Стратегия 3: поддержка высоких стремлений

Семь соображений, по которым вы должны иметь самые высокие начальные притязания (ВНП):

1. Не растрачивайте вашу собственную энергию.

2. ВНП учат людей, как обходиться с вами.

3. Они снижают ожидания партнера.

4. ВНП демонстрируют ваше упорство и уверенность.

5. Вы всегда можете снизить ваш запрос, предложение или притязание. ВНП дают вам простор делать уступки.

6. Помните, что время на вашей стороне. ВНП дают вам больше времени на изучение партнера, а время лечит многие раны.

7. Существует эмоциональный императив для партнера побить вас. Для партнера важно почувствовать, что он «выиграл».

Многие с трудом воспринимают, что у партнера есть эмоциональный императив победить. Чтобы проиллюстрировать этот пункт, давайте пойдем в ботинках другого лица, чтобы посмотреть, как может чувствовать себя партнер. Вы находитесь в Германии, чтобы договориться о приобретении Drillenzebit, машины по изготовлению прецизионных инструментов, изделия фирмы с резиденцией в Мюнхене. Вы говорите себе: «Этот момент не будет похож на другие моменты. В этот момент я иду делать мою домашнюю работу – я буду читать соответствующую промышленную периодику и говорить с консультантами, клиентами, лицами, занятыми снабжением, и другими, кто знает много о немцах, о германском бизнесе и о конкурентном рынке машин по изготовлению прецизионных инструментов». Итак, вы делаете свою домашнюю работу и начинаете вести переговоры с немцами по поводу машиныDrillenzebit. Когда возникает тема цены, вы готовы. Вы располагаете фактами, цифрами и некоторыми ноу-хау по поводу практики ведения переговоров в Германии. Итак, вы говорите: «Мистер Дитрих, сегодня я иду, чтобы предложить вам одну и только одну цену за эту прекрасную машину. Это конечная цена 74000». Г-н Дитрих смотрит на вас один момент и говорит: «Дайте мне посмотреть, если я правильно понял, это 74 000 евро». «Это верно» - повторяете вы, будучи преисполнены гордости тем, что вы протыкаете его своим оружием. Г-н Дитрих сияет: «Машина ваша!»

Как вы будете чувствовать себя в этой ситуации? Если вы подобны большинству людей, вы будете чувствовать себя подавленно. Сначала, вы будете думать: «Проклятье! Я должен был предложить меньше». Логичная ли это реакция? Нет. Вы получили то, что запрашивали. Часть ваших нужд была удовлетворена – логическая часть, в то время как эмоциональная – нет.

Стратегия 4: используйте язык, который прост и доступен

Американский английский изобилует тысячами штампов и разговорных оборотов, которые делают его труднодоступным для понимания других. Такие фразы как «gettingdowntobrasstacks» («опускание до бесстыдного курса»), «gettingdowntothenitty-gritty» («опускание до нищих»), «zeroinproblems» («пристреляться к проблемам») или «findingoutwheretherubbermeetstheroad» («найти, где резина встречает дорогу») только засоряют каналы связи.

Не считайте, что поскольку ваш иностранный партнер говорит по-английски, то он (или она) вполне понимает речь. Этот индивидуум может знать английский так, как он изучался в школе, но может быть неспособен говорить или понимать по-английски в беседе с американцем. Не забудьте использовать самые простые, наиболее употребляемые слова, насколько это возможно. Таблица 4 представляет примеры упрощенных слов и терминов, которыми можно пользоваться, даже если вы говорите по-английски.

Таблица 4

Упрощенные английские слова и термины.

Не используйте это…	Когда вы будете делать это
Annual premium(годовая премия)	Annual payment(годовая оплата)
Accrued interest(добавочные проценты)	Unpaid interest(неоплаченные проценты)
Maturity date(срок платежа)	Final payment date(конечная дата платежа)
Commence(начало)	Start(начало)
Utilize(использовать)	Use(использовать)
Acquaint(сообщать)	Tell(сообщать)
Demonstrate(демонстрировать)	Show(показывать)
Endeavor(пытаться)	Try(пытаться)
Modification(модификация)	Go(идти)
Per diem(в день)	Daily(ежедневно)

Фразы	Типичный смысл	Спорт
What is your game plan? Как планируется ваша игра?	What’s your approach to this negotiation? Каков ваш подход к этим переговорам?	Американский футбол, баскетбол и т.д.
We’re not going to throw in the towel. Мы не пойдем на то, чтобы признать себя побежденными.	We’re not going to give up. Мы не пойдем на отказ.	Американский футбол.
They’re trying an and run. Они пытаются положить конец бегу.	They are going around normal organizational channels. Они обходят нормальные организационные каналы.	Американский футбол.
You threw us a curve. Вы бросили нас на кривую.	We didn’t do well in this situation. Мы не сделали правильно в этой ситуации.	Бейсбол.
You’re batting a thousand. Вы бьете тысячу раз.	You’ve had all your demands met. Вы удовлетворили все свои требования.	Бейсбол.
Have we covered all the bases? Мы покрыли все основы?	Have we considered all the options? Мы рассмотрели все варианты?	Бейсбол.
That’s the way the ball bounces. Это путь, по которому летит мяч.	It was unpredictable but it is over now and there is nothing to worrying about it. Это было непредсказуемо, но теперь это кончилось и не о чем беспокоиться.	Американский футбол, баскетбол и т.д.

Опора на сленг очень затрудняет восприятие для партнера смысла того, что мы хотим сказать. Посредством использования простого прямого языка мы можем помочь самим себе, помогая при этом другим понять нас.

Пример глазами американского участника переговоров

Заседание было интересным, наполненным хорошим обменом идеями. Русские менеджеры изучали, как вести переговоры с американцами. С помощью электронной системы связи участники могли общаться друг с другом через переводчика. Я могу сказать несколько слов и ждать четыре или пять секунд, в течение которых выполнялся перевод с английского на русский, слушая через свои наушники потрескивающий доверительный голос переводчика

Все это работало хорошо до тех пор, пока мы не начали обсуждать американские нужды. Один из участников спросил о том, какие герои ориентированы на достижение результатов, и воздействуют ли они на американских детей. Я высказал несколько замечаний по поводу различных американских героев и затем сделал свою большую ошибку. Я заметил, что, да, американские дети тоже имеют своих героев, ориентированных на результат, и упомянул подростков-мутантов черепашек ниндзя в качестве примера. Внезапно со стороны переводчика наступило молчание. Я посмотрел в направлении задней части помещения, где в кабине сидел переводчик. Участники нервозно оглядывались на него. Его лицо побледнело. Наконец, по прошествии примерно 15 секунд оттуда донеслись какие-то робкие неловкие звуки.

Тогда я догадался, какую невыполнимую работу я задал ему. Каким мог быть его перевод… что-то вроде: «черепашки в свои подростковые годы ... которые имеют физические недостатки ... и практически дальневосточный марсианский вид»?

Стратегия 5: ставьте множество вопросов, затем слушайте «обоими глазами и обоими ушами»

Постановка правильных вопросов жизненно важна в процессе переговоров и в особенности на ранних стадиях. Основная цель – получение информации. Составление «бриллиантовой» речи, обращенной к партнеру, по поводу вашего предложения может заставить вас чувствовать себя хорошо, но делает гораздо меньше для достижения нужного результата, чем постановка вопросов, которые дают вам данные об удовлетворении и эмоциональных нуждах партнера.

Опытные участники переговоров задают вдвое больше вопросов, чем неопытные.

В процессе постановки вопросов имеется одно важное соображение: не делайте чего-либо, что может привести в замешательство вашего зарубежного партнера. Вопросы могут быть более прямыми и открытыми в таких культурах, как Соединенные Штаты, Канада, Австралия, Швейцария, Швеция и Германия, чем Япония, Тайвань, Бразилия или Колумбия, где косвенная постановка вопросов вознаграждается.

Эффективное выслушивание является особенно необходимым в том случае, когда речь идет о различных культурах. Наиболее важно это для стран: Китай, Япония, Саудовская Аравия, Греция или Испания.

Рекомендации по вниманию к речи партнера:

• Установите предел того, что вы скажете сами.

• Сконцентрируйтесь на том, что говорит ваш контрпартнер.

• Поддерживайте зрительный контакт (но не смотрите слишком пристально).

• Пересказывайте и суммируйте ремарки партнера.

• Избегайте перескакивать к заключению. Относитесь к тому, что говорит партнер без предубеждения.

• Вырабатывайте отношение к тому, что говорит партнер, в процессе переговоров, а не заранее.

• Выслушивайте эмоции.

• Спрашивайте разъяснения.

• Не прерывайте.

• Делайте паузу для понимания. Не заполняйте тут же промежутки молчания.

Некоторые ритуалы международных переговоров служат двоякой цели – гостеприимства и сбора информации. Гостеприимство демонстрирует вежливость по отношению к зарубежным гостям. Оно помогает выяснить больше о конкретном лице. Заслуживает ли этот человек доверия, и захотим ли мы делать с ним бизнес? Внимательное выслушивание в период вне формального ведения переговоров может представить посредников с другой стороны. Используйте это время для получения дополнительных данных о своем партнере.

Партнер может закодировать сообщения, используя изощренные убедительные аргументы. Однако одна вещь неизменно происходит в моменты опасности или обмана – меняются движения человека. Важную роль играют сопровождающие жесты. В общении со шведами необходим сдержанный жест. Если вы встречаете бразильца, расслабьтесь немного, улыбнитесь и сделайте выразительный жест рукой.

Пять позитивных вещей, которые вы можете сделать, не произнося ни слова

Улыбайтесь.Это универсальный способ, который поможет открыть содержательную часть переговоров. Искренняя улыбка говорит очень громко: «Я ценю возможность делать бизнес с вами!»

Одевайтесь соответственно и хорошо подготовьтесь. Сияющие ботинки, причесанные волосы, чистые ногти и одежда, соответствующая случаю, показывают, что вы уважаете самого себя и партнера.

Наклоняйтесь вперед. Это показывает интерес и внимание почти в каждой культуре.

Используйте открытые жесты. Руки, скрещенные на груди, могут показаться вашему партнеру знаком отсутствия интереса или сопротивлением. Более открытые жесты подают сигнал о том, что вы открыты для идей вашего партнера.

Используйте любую возможность, чтобы кивнуть головой. Любой человек чувствует себя неуютно, если не чувствует внимания к своим высказываниям. Дайте партнеру знать, что вы слушаете, посредством простой акции.

Стратегия 6: выстраивайте солидные взаимоотношения

Дискуссия о таких предметах, как политика, религия, раса и роль женщины на рабочем месте не поможет вам выстроить взаимоотношения с вашим партнером по переговорам, даже если этот партнер поднимает данный вопрос или по данному пункту вы с ним потенциально согласны. В некоторых культурах большее ударение делается на выстраивании солидных личных взаимоотношений. В Бразилии, Японии, Греции, Испании и Чешской Республике, например, прочные личные взаимоотношения почти несомненно предполагают любую сделку. В Германии и Швейцарии содержательная сторона переговоров обычно предшествует построению реальных взаимоотношений. В большинстве случаев прочные взаимоотношения являются решающими для обеспечения долгосрочного успеха.