6) Створення запитів. Створення звітів.Створення форм. Створення форм.

Форма – діалогове вікно для: перегляду і редагування даних,введення нових запсів,керування процесом роботи(кнопки),виведення додаткової інформаціх.

Для створення форми потрібно у головному вікні бази даних перейти до закладки «Форми» і натиснути командну кнопку «Створити». Відкривається діалогове вікно «Нова форма». В даному вікні можна вибрати один з режимів створення форми:

- Конструктор - створення форми за допомогою конструктора форм(повністю вручну)

- Мастер форм - створення форми за допомогою майстра форм(режим «запитання-відповідь»)

Також можна створити: автоформа в стовпчик,автоформа стрічкова,діаграма,автоформа таблична.

Створення запитів.

Запити – об’єкти для вибору та фільтрування даних таблиці за визначеними критеріями.У програмі MS Access, запити можна створювати двома способами: майстер запитів,конструктора запитів. При створенні запиту за допомогою Майстра запитів необхідно визначити: 1)поля в базі даних, по яких буде вестися пошук інформаці 2)предмет пошуку 3)перелік полів у результаті виконання запиту .У вікні база даних необхідно вибрати вкладку Запити і двічі клацнути на піктограму Створення запиту за допомогою Майстра. З'явиться вікно Створення простих запитів. У вікні Майстра потрібно вибрати необхідну таблицю з опції «Таблиці і запити» і обрати поля даних. Якщо запит формується на основі декількох таблиць, треба повторити дії для кожної таблиці-джерела. Потім у вікні Майстра обираємо докладний або підсумковий звіт і клацаємо на кнопку Далі.

Після цього задається ім'я запиту і обирається один з варіантів подальших дій:

Відкрити запит для перегляду даних або Змінити макет запиту і натиснути кнопку «Готово».

Створення звіту.

Звіт-формування документу. Для точнішого вибору полів, які слід відображати в звіті, користуються майстром звітів. Також можна визначити спосіб групування й сортування даних і використати поля з кількох таблиць або запитів за умови, що зв’язки між таблицями й запитами попередньо визначено. Потрібно: 1)на вкладці Створити у групі Звіти клацніть елемент Майстер звітів 2)дотримуйтесь вказівок майстра звітів. На останній сторінці натисніть кнопку Готово.Під час перегляду звіт буде відображено так, як він виглядатиме після друку. Можна також змінити масштаб документа, щоб переглянути певні деталі.

Конструктор дозволяє зробити звіт «вручну». Перед користувачем відкривається вікно в якому можна вибрати поля майбутнього звіту та панель інструментів. Для створення поля треба перетягнути його зі списку в звіт. Після цього поле з`явиться у звіті. Після закінчення роботи зі звітом його треба зберегти, присвоївши йому ім.`я. Готовий звіт можна проглядати або друкувати на принтері, зробивши подвійний клік мишею на ньому.

7) Основні поняття про моделі даних та бази даних(бд)

Під час інформаційної діяльності людина збирає і накопичує відомості про довкілля. До появи обчислювальної техніки всю інформацію зберігали в письмовому або друкованому вигляді. Однак зі збільшенням обсягів інформації загострювалися питання зберігання інформації та її обробки

База даних(БД) – це систематизоване сховище структурованої інформації з певної предметної області.,до якого можуть мати доступ багато прикладних програм.

Система керування базами даних (СКБД) – це програмні засоби для створення,введення і використання БД. Усі наявні системи задовольняють,як правило,таким вимогам:

• Можливість маніпулювати даними

• Можливість пошуку і формування запитів

• Забезпечення цілісності(узгодженості)даних

• Забезпечення захисту і таємності.

Моделі баз даних призначені для однакового подання будь-яких даних,що містить способи опису даних і маніпулювання ними.

За структурою організації інформації в БД розрізняють такі моделі баз даних:

- реляційна; - ієрархічна; - мережева.

Ієрархічна модель БД – зберігає інформацію,організовану послідовно;один елемент вважається головним,інші йому підпорядковується.

Ієрархічна БД - це набір даних у вигляді багаторівневої структури.

Мережева модель БД – має складові структури,як і реляційна,але відрізняється характером відношень між ними:існує можливість встановлення додаткових зв’язків.

Мережева БД – це набір вузлів,в яких кожен може бути зв’язаний з кожним. Позитивне:найповніше відображає структуру деяких задач(наприклад,мережеве планування в економіці). Негативне: складно зберігати і шукати інформацію в усіх зв’язках; заплутаність структури. Можна зберігати у вигляді таблиці,але з дублюванням даних!

Реляційна модель БД – побудована на взаємовідношеннях між складовими структури: складається з сукупності взаємно-повязаних двовимірних таблиць.

Реляційна БД – це набір простих таблиць,між якими встановлені зв’язки(відношення) з допомогою числових кодів.

База даних СКБД Access є реляційною базою даних,яка складається із взаємопов’язаних двовимірних таблиць.

СКБД Access дає змогу:

• Проектувати табличні об’єкти бази даних

• Встановлювати зв’язки між таблицями

• Вводити,зберігати,переглядати,сортувати,модифікувати дані

• Створювати й використовувати об’єкт БД

Етапи створення бази даних

Проектування(на папері або в спеціальних програмах) є найважливішим етапом у ході якого потрібно:

- визначити проблему

- вибрати та проаналізувати інформацію,яку отримуватиме конкретна база даних

- дібрати об’єкти,які міститиме база даних

- встановити зв’язки між об’єктами бази даних

- ввести інформацію в бази даних

Проектування баз даних складається з концептуального, логічного і фізичного етапів. Кожний етап використовує свою модель даних.

Існує кілька методів побудови концептуальної моделі бази даних. Один із найбільш поширених методів ґрунтується на моделі,що заснована на подані предметної області у вигляді двох типів об’єктів – сутностей і зв’язків.

Сутність – це об’єкт предметної області, що є множиною елементів. Приклади сутностей – предмети,гуртки. Кожний елемент сутності – це конкретний екземпляр. Сутності подаються в базі даних як таблиці. Імя сутності – це назва таблиці,назви стовпців таблиці,а екземпляри – рядки таблиці.

Звязки між таблицями:

1.Один до одного – одному запису в першій таблиці відповідає тільки один запис в другій таблиці.

2. Багато до багатьох – одному запису в першій таблиці відповідає декілька записів в другій,і навпаки.

Ступінь зв’язку визначає,як кількість екземплярів однієї сутності може бути пов’язана з екземплярами іншої сутності,що належить до цього зв’язку.

На етапі логічного проектування сутності і зв’язки перетворюються на логічну модель даних, побудовану за законами логіки. Існує кілька логічних моделей даних:реляційна,ієрархічна,мережева. Найширше використовують реляційну.

Процес проектування БД містить:

Теоретичну частину:

1)визначає мету створення БД – для розв’язування яких завдань вона складається;визначають усі форми і звіти,які має використовувати або виводити БД;

2)зібраний матеріал аналізують;з’ясовують,які дані мають зберігати в базі;

3)проводять структурування даних,тобто визначають кількість необхідних таблиць та їх структуру,щоб звести до мінімуму дублювання відомостей. Визначають кількість полів таблиць,тип і формат даних окремих полів,ключові поля,обдумують схему взаємозв’язків таблиць.

Доки не виконані ці три «паперових» етапи,немає сенсу створювати базу даних на комп’ютері.

Практичну частину:

1)формують таблиці – основну складову будь-якої БД

2)створюють прості форми

3)формують запити,необхідні для створення складних форм

4)створюють складні форми

5)формують запити,необхідні для створення звітів

6)формують звіти

7)пишуть макроси або модулі УВА для автоматизації БД

8)формують меню створеного програмного застосування,а також стартову форму,щоб позбавити майбутнього комерційного користувача БД необхідності самому вивчати особливості роботи в MS Access

Об’єкти СКБД Access

Таблиця – організація збереження даних у вигляді двовимірного масиву. Основний об’єкт,у якому безпосередньо зберігаються дані.

Форми – допомагає створювати інтерфейс користувача і може використовуватися для введення,редагування або відображення даних

Запити – об’єкти для вибору та фільтрування даних таблиці за визначеними критеріями

Звіт – формування документа

Макроси – опис дій у вигляді послідовності команд та їх автоматичного виконання

Модулі – програми на Visual Basic ,які розробляє користувач для реалізації нестандартних процедур