Как трудовые документы теперь влияют на налоги и бухгалтерию

С 1 января 2005 года вступили в силу изменения в Трудовой кодекс РФ. Главные нововведения следующие.

Во-первых, при возмещении работникам затрат на командировки коммерческие фирмы могут более не оглядываться на нормы, установленные для бюджетников. Теперь правила возмещения затрат регулируются внутренними документами фирмы. В связи с этим отметим, что совсем недавно Высший арбитражный суд РФ своим решением от 26 января 2005 г. N 16141/04 постановил, что вся сумма суточных, в том числе и сверхнормативные, не облагается НДФЛ. Подробнее об этом читайте на странице 14.

А во-вторых, коммерческие организации, расположенные на Крайнем Севере, вправе самостоятельно устанавливать порядок возмещения своим работникам расходов на проезд к месту использования отпуска и обратно.

Таким образом, еще более усилилось значение внутренних документов, действующих на предприятии. Точнее, того, что в них прописано. Посмотрим, какие же документы должны быть на фирме обязательно, без каких можно обойтись и как лучше оформлять различные выплаты работникам, чтобы сэкономить на налогах.

Что нужно знать бухгалтеру о трудовых документах

Вот основные документы, регулирующие отношения между работником и администрацией:

- трудовой договор;

- коллективный договор;

- должностные инструкции;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- положение о премировании.

Все эти документы так или иначе регламентируют выплаты работникам и, следовательно, затрагивают работу бухгалтерии. Но скажем сразу: не все из них являются обязательными. Чтобы определить, какие документы надо оформить, а без каких можно обойтись, рассмотрим каждый из них подробнее.

Трудовой договор

Итак, главным документом из перечисленных является трудовой договор. Фирма обязана заключить его с каждым работником, причем в письменной форме. Трудовой договор составляется в двух экземплярах, один из которых остается на фирме, второй - передается работнику.

А если не оформлять трудовой договор, а ограничиться лишь приказом о приеме на работу? Прежде всего, это является нарушением трудового законодательства, за которое наказывают штрафами. Так, руководитель фирмы может быть оштрафован трудовой инспекцией на сумму от 500 до 5000 руб., а за повторное нарушение - лишиться своего поста на срок от одного года до трех лет (ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Кроме того, возникнут проблемы с налогом на прибыль. Ведь в статье 255 Налогового кодекса РФ сказано, что в расходы на оплату труда можно включить только те выплаты, которые предусмотрены трудовым и (или) коллективным договором. А в пункте 21 статьи 270 содержится прямой запрет: нельзя включать в расходы вознаграждения, которые не предусмотрены трудовыми договорами.

Коллективный договор

Помимо трудового договора взаимоотношения на фирме может регулировать коллективный договор. Этот документ заключается между сотрудниками и работодателем и представляет собой своеобразный внутренний трудовой кодекс фирмы. В него, в частности, могут включаться вопросы, касающиеся:

- форм, систем и размеров оплаты труда (в том числе - положение о премировании);

- выплат пособий, компенсаций;

- занятости, переобучения, условий увольнения работников;

- механизма регулирования оплаты труда с учетом роста цен;

- рабочего времени и времени отдыха, включая вопросы предоставления и продолжительности отпусков;

- оздоровления и отдыха работников и членов их семей.

Перечень вопросов, которые отражаются в коллективном договоре, этим не ограничен. Главное, что положения, зафиксированные в коллективном договоре, не должны противоречить Трудовому кодексу РФ и ухудшать положения работников. Заметим также, что коллективный договор никак не может заменить договор трудовой, это самостоятельные документы.

Как мы уже сказали, закон не требует обязательного оформления коллективного договора, за его отсутствие фирму не накажут.

На практике коллективные договоры заключаются в крупных организациях. Там прописывают конкретные права и гарантии для работников, которые не установлены Трудовым кодексом РФ. Например, обязательства по доставке сотрудников к месту работы, организации бесплатного питания на фирме, по оплате стоимости проезда к месту отпуска и т.д. Иначе составление коллективного договора теряет всякий смысл. Согласитесь, просто переписывать нормы Трудового кодекса РФ ни к чему.