§ 4.4. Совещания

Совещания созываются, для взаимного информирования и ориентации его участников, обмена мнениями, разра­ботки и координирования планов, выработки рациональ­ной линии действий и в связи с другими задачами, ре­шение которых требует сбора группы людей для обмена информацией, ее обсуждения, получения указаний, при­нятия решений.

Совещание является дорогим мероприятием, так как отрывает от выполнения прямых обязанностей большое количество людей. Поэтому совещания должны созы­ваться лишь при действительной необходимости, тща­тельно готовиться и проводиться в минимальное время.

Существуют различные классификации деловых со­вещаний. Так, совещания могут делиться на диктатор­ские и автократические, сегрегативные, дискуссионные, свободные.

На диктаторском и автократическом совещаниях правом выступления обладает лишь руководитель, кото­рый ведет совещание и дает указания. Остальные при-сутствующие лишь слушают и задают вопросы руково­дителю или отвечают на его вопросы. Такие совещания наиболее распространены в военной практике или в особых условиях, например при ликвидации стихийных бедствий. В обычных «гражданских» условиях эти сове­щания могут иметь место, если руководитель должен дать указания или проинформировать коллектив, а так­же если коллектив не созрел для компетентного демо­кратического обсуждения проблемы. Диктаторские и автократические совещания часто имеют форму инфор­мационных (директивных или инструктивных), а также оперативных диспетчерских летучек.

На сегрегативных совещаниях руководитель или на­значенное им лицо делает доклад, а затем руководитель предлагает высказаться участникам и принимает реше­ние.

Дискуссионные совещании подробно разобраны выше.

Свободное совещание не имеет четкой повестки дня, может быть проведено без ведущего и сводится к обмену мнениями без принятия фиксируемого решения. Обычно имеет форму разговора, беседы между небольшим чис­лом участников и может происходить за обедом, в ку­луарах конференции, в автомашине, поезде.

Опыт показывает, что лучше провести одно совеща­ние с несколькими вопросами, чем несколько совещаний, с одним-двумя вопросами каждое. Это справедливо, ко­нечно, лишь при высокой организованности совещания.

Деловые совещания как вид служебной деятельности имеют свою специфику, отличающую их от дискуссии как метода опроса экспертов. Поэтому кратко рассмотрим основные этапы деловых демократических совеща­ний и требования к ним, используя [18], [32].

Подготовка совещаниявключает:

определение тематики совещания и принятие реше­ния о его проведении;

формирование повестки дня;

определение задач и цели совещания;

определение персонального состава участников;

определение даты, времени начала, регламента и длительности совещания;

подготовку доклада и проекта решения;

оповещение и предварительную подготовку участни­ков совещания, включая возможное распределение тем выступлений;

материально-техническую подготовку совещаний.

Следует избегать неожиданных и внеплановых сове­щаний. С другой стороны, перенос времени, а тем более даты запланированного и уже объявленного совещания еще более вреден и часто говорит о ненужности сове­щания или о недостатках в стиле руководства.

Совещание лучше проводить во второй половине дня, освобождая первую для творческой работы, исполнения прямых обязанностей.

Доклад должен обращать внимание присутствующих на главное, содержать существенные идеи, конструктив­ные предложения или, по крайней мере, четко излагать спорные места, сложности и обосновывать необходимость их разрешения. Кроме того, весьма желательны логиче­ская стройность, литературность языка, выразительность и эмоциональность изложения, хорошая дикция. Требо­вания к докладчику и докладу (не во всем бесспорные) подробно изложены в работе [29].

Устный доклад может отсутствовать, если участники совещания хорошо знакомы с вопросами, выносимыми на обсуждение, пли получили доклад (развернутые тезисы) в письменной форме до совещания. В этом случае не­обходимо лишь вводное слово председателя с некоторы­ми напоминаниями порядка работы.

Можно предложить следующий регламент проведения совещания:

вопросы по докладу и ответы — 5—10 мин.;

обсуждение—10—30 мин. с выступлениями по 2— 5 мин.;

чтение проекта решения — 3—5 мин.;

обсуждение и принятие решения —10—15 мин.

При таком регламенте совещание будет проведено в течение не более часа.

Регламент необходимо соблюдать очень строго, что, как правило, не делается.

Образцом краткости и деловитости были заседания Совнаркома, проводившиеся под председательством В. И. Ленина. В апреле 1919 г. он предложил «утвер­дить общий регламент СНК.

1. Докладчикам 10 мин.

2. Ораторам 1-ый раз — 5, 2-ой раз —3 минуты.

3. Говорить не > 2-х раз.

4. К порядку 1 за и 1 против по 1 минуте.

5. Изъятия по особым постановлениям СНК» [2].

Председатель должен отделять серьезные, имеющие глубокие причины, разногласия, споры от личных, мел­ких, не отражающих сложностей обсуждаемой пробле­мы. Такого рода споры он должен незамедлительно пре­секать, по возможности тактично снимая напряженность.

Решение председателя о продолжении совещания за­висит от конкретных условии и может быть следующим:

продолжить совещание (может быть в сокращенном составе) после краткого перерыва, если есть надежда согласовать разногласия в рамках данного совещания;

прекратить совещание, зафиксировав согласованные положения и создав комиссию по подготовке решения спорных вопросов в рабочем порядке или на новом со­вещании. Передать решение спорных вопросов более высокой инстанции (крайний случай).