1. Чого необхідно досягти?

2. До кого необхідно звернутися?

3. Який зміст необхідно передати?

4. Як (за допомогою яких засобів) необхідно робити презентацию?

Постановка мети

Основне питання при постановці мети:

Ви хочете тільки проінформувати аудиторію або ж хочете вплинути на формування думки?

Взагалі має значення, чи хочете Ви дати поштовх процесу ухвалення рішення, а, може бути, навіть прийти до рішення під час Вашої презентації.

Ви повинні запитати себе, чого Ви хочете досягти своєю презентацією. Відповідайте на перший із чотирьох питань.

Чи хочете Ви просто інформувати?

Чи хочете Ви привести до ухвалення рішення?

Чи хочете Ви звернутися до своїх слухачів?

Взагалі, перш ніж почати з концепції змісту Вашої презентації, Ви повинні з’ясувати мету.

При постановці цілей потрібно дивитися на все реалістично. Діє старе правило: мета повинна бути досяжною.

За допомогою постановки мети Ви можете досягти й ще одного: слухачі також довідаються, чи досягли Ви своєї мети взагалі чи ні. Дуже неприємно для слухачів, чим постійно себе запитувати, що, власне, хоче сказати цим доповідач. Можливо, для Вас це звучить небагато дивно, але я, як слухач, ми часто запитуємо себе про це. Нашою метою повинно бути те, щоб у слухачів ніколи не виникало такого почуття. Тому що, якщо таке почуття виникне, те доповідачеві знадобиться неймовірно більша сила переконання і його презентація повинна бути дуже високо кваліфікованої для того, щоб негативне почуття знову стало сприятливим.

Перелік складових мети:

Чого Ви хочете досягти за допомогою презентації?

Чого, на думку замовника, необхідно досягти?

Чи є відкриті складові мети?

Чи є приховані складові мети?

Чи не суперечать елементи мети один одному?

Чи збігається Ваша мета з метою членів Вашої команди?

Чи знають слухачі.про мету?

Чи повідомляєте Ви слухачам про мету презентації?

Якщо існують суперечні один одному складові мети, чи обговорюєте Ви їх із замовником?

Чи обмірковуєте Ви стратегію прийняття рішення під час презентації?

Чи мають слухачі вжити якихось дій або прийняти рішення після презентації?

Цільова група

Вам необхідно знати структуру Вашої групи.

Чи робите Ви презентацію перед Вашими співробітниками або перед керівництвом?

Чи йде мова про клієнтів?

Чого може очікувати цільова група?

Чи є у Ваших слухачів час для Вас?

Цільова група усвідомлено й неусвідомлено керує Вашим поводженням під час презентації. Для презентації перед колегами, співробітниками й керівництвом Ви можете вибрати професійну мову; якщо ж мова йде про клієнтів, те це можливо тільки в окремих випадках. Перед співробітниками Ви можете висловлювати сміливіші припущення й судження, ніж перед керівництвом або гостями.

Чи знайомі Ви особисто з учасниками?

Які відносини у Вас зі слухачами?

Чи робите Ви презентацію перед літніми або перед молодими людьми?

Одного чи Ви віку з учасниками Вашої цільової групи?

Наприклад, у молодих людей часто виникають проблеми, якщо вони повинні говорити зі старшими, більше досвідченими людьми. Чи часто Ви почуваєте, що Вас не визнають, і чи дійсно Вас часто не визнають? Звільнитеся від подібних суджень. Чим більше Ви впевнені в собі (але не гордовиті), чим істотніше й компетентніше Ваші судження, тим скоріше Ви знайдете підхід до Вашої цільової групи.

Зробіть так, щоб проблеми Вашої цільової групи звучали як Ваші власні проблеми. Думайте про те, що може хвилювати Ваших слухачів, які в них є побоювання, очікування. Наприклад, якщо Ви повинні представити результати виробничого проекту й знаєте, що серед слухачів є член виробничої ради, тоді Ви повинні враховувати його турботи й побоювання. У цьому випадку Ваша спроба вислизнути від проблеми за допомогою зухвалої відповіді ніяк не допоможе. Займіться цим ще до презентації. Ви побачите, що тоді під час презентації буде набагато простіше впоратися із запереченнями й питаннями.

Говоріть мовою, що підходить для цієї цільової групи! Якщо в команді співробітників, які належать до виробничої сфери обрати науковий стиль презентації может виникнути у слухачів почуття, що доповідач сприймає слухачів не як рівних собі.

Список для визначення цільової групи:

Яка мета у Ваших слухачів?

Які очікування у Ваших слухачів щодо презентації?

Ви знаєте всіх слухачів?

Чи знаєте Ви можливі проблеми зі здоров'ям Ваших слухачів (проблеми із зором або слухом)?

Наскільки компетентні Ваші слухачі?

Чи можуть слухачі приймати рішення?

Наскільки інформовані слухачі у Вашій темі?

Яких ділових заперечень варто очікувати?

Яких емоційних заперечень варто очікувати?

Чи існують конфлікти між Вами й окремими слухачами?

Чи знаєте Ви про конфлікти між окремими слухачами?

Чи є конфлікти інтересів, наприклад, між відділами, що беруть участь?

Чи є певні конфлікти у Вас з представниками в аудиторії?

Чи можуть виникнути цільові конфлікти?

Були присутні чи Ваші слухачі на попередніх заходах?.

Зміст

Зміст Вашої презентації залежить від її мети.

Чи хочете Ви приділити основну увагу повідомленню інформації?

Чи хочете Ви показати способи вирішення проблем?

Чи хочете Ви стимулювати до ухвалення рішення?

При тематичній підготовці до презентації Ви повинні завжди враховувати й те, що в комунікації є предметний рівень і рівень відносин, аспект самовираження й аспект звернення. Ці аспекти мають велике значення для Вас на багатьох етапах Вашої презентації.

На предметному рівні Ви повідомляєте про факти. Ви запитуєте себе: як я можу чітко й зрозуміло повідомити про положення речей?

За рівнем відносин видно, як Ви це робите. Питання: як я звертаюся до інших людей за допомогою моєї комунікації?

Під час презентації Ви відкриваєте яке що про себе. Кожне повідомлення це випробування Вашої індивідуальності. Нарешті, Ви звертаєтеся до Ваших слухачів, тому що Ви хочете на щось вплинути за допомогою Вашої розповіді.

Візуалізація

Під цим поняттям мається на увазі техніка, яку Ви застосовуєте. Із цим зв'язані також застосовувані засоби (фон, папір, слайди).

Має значення й приміщення.

Наприклад,

Яким повинне бути приміщення для 150 чоловік?

Як воно повинне бути обладнане?

Які технічні засоби необхідні для проведення вдалої презентації?

Застосування технічних засобів пов'язане з різними факторами. Такими, як, наприклад, мета, дидактика, кількість слухачів, приміщення й час. Отже, неможливо дати поради на всі випадки життя, начебто: застосовуйте метаплан дошку! Це не подіє в колі керівників або в дуже маленькому приміщенні. А проекційний апарат денного світла неможливо застосовувати перед публікою у тисячу чоловік. Або, представимо, Ви хочете не просто провести презентацію, але й активізувати слухачів.

У цьому випадку необхідно розробити ціле театральний сценарій. Для цього знадобиться етап активізації; пленуми, можливі також тренинговіе ігри тощо.

Структурування презентації

Презентація складається із чотирьох етапів:

планування,

підготовка,

проведення

аналіз.

Після презентації визначається, чи була вона успішної. Для того, щоб презентація виявилася успішної, її необхідно добре запланувати й підготувати.

Вихідна точка для планування презентації це реальне положення справ у проекті й рішенні обраної Вами проблеми. Важливе завдання полягає в тім, що спочатку необхідно визначити, який час найкраще підходить для презентації. Наприклад, коли Вам важливо почати комунікацію з учасниками презентації, з людьми, уповноваженими приймати рішення, або зі співробітниками по проекту. Презентації замислюються вже при плануванні проекту й підготовки до нього. Конкретно це означає, що фундамент роботи ще не закладений, а вже намічені значні події, такі, як часовий інтервал для презентації.

Ви не повинні недооцінювати трудомісткість презентації.

Вид презентації	Зміст, техніка	Цільова група	тривалість	Час на підготовку
Презентація результатів	Результати проекта. Проектор, фон, рекламні проспекти.	20 клієнтів з різних сфер діяльності вашого замовника	2 год	40 год
	Дані, структура, продукція вашого підприємства. Проектор, фон	4 клієнта	30 хв	8 год
Реферат	Професійний реферат з підтримкою фону	150 незнайомих вам учасників	2 год	40 год
Презентація результатів на конференції	Результати роботи з одним завданням за останній місяць. Фон, рекламні проспекти	15 коллег, керівництво	30 хв	8 год
Презентація ідеї нового продукта	Розвиток ідеї, затрати на концепцію і розвиток, положення на ринку	15 коллег, керівництво	1 год	16 год
семінар	Розвиток, зміст, фон, анімація	20 учасників	2 дня	40 год

Для того, щоб заповнити Ваше двох або тригодинне шоу, необхідно виконати багато завдань. Якщо Ви не можете повідати колегам про витрати на презентацію, тоді Вам допоможе наступна інструкція. І врахуйте, будь ласка, те, що при розрахунку часу вважається що у Вас немає досвіду з підготовки презентації.

Звичайно ж, час зменшується, якщо Ви вже стали професіоналом цій справі.

Аналіз доповіді виступу з точки зору мови.

Представляти професійні знання мотивовано і жваво - нелегко. Важливо розбудити увагу й цікавість слухачів і просто й зрозуміло повідомити основну інформацію.

Для успішної презентації необхідно вжити наступних заходів:

Тренуйте голосну й чітку мову.

Використовуйте короткі й зрозумілі пропозиції.

Застосовуйте лише ті слова, які спрямовані на цільову групу.

Розмовляйте не швидше, ніж сто слів у хвилину.

Робіть паузи.

Шукайте зоровий контакт з Вашими слухачами.

При плануванні презентації Ви вже продумали багато аспектів. По перше, Ви зайнялися змістом і його структурою, по-друге, Ви подумали про цільову групу і вид презентації. Також Ви поставили мету. У результаті Ви розробили в голові театральне дійство, що становитиме план презентації. Якщо Ви плануєте фонову або діадоповідь* і Ваші графіки і тексти можуть бути розроблені за допомогою комп'ютера, тоді у Вас є перспектива зробити тези виступу й опис ілюстративного матеріалу. Майже кожна текстова програма дає можливість друкувати картинки й тексти. Таким чином, Ви завжди будете знати, який файл наступний. Якщо Ви хочете використати для показу файлів допоміжні засоби, то це гарний знак.

Тренуйтеся щодня для того, щоб стати оратором! Навіть маленькі вправи сприяють розвитку мовного мистецтва. Список щоденних мовних вправ: ; Прочитайте газетну статтю й точно перекажіть її зміст партнерові по комунікації. Зробіть звук Вашого телевізора тихіше й опишіть сигнали мови тіла й міміки, які Ви бачите. Тренуйте інтонацію за допомогою одного складу. Вимовляйте склад "мо" так, щоб він звучав раз привітно, раз злобливо, раз самовпевнено, раз смутно, раз сором’язливо. Дихайте свідомо. Зробіть глибокий вдих і видих, вимовляючи "з". Записуйте текст на касету. При прослуховуванні звертайте увагу на артикуляцію, наголос, швидкість, паузи й гучність. Переглядайте дебати депутатів по телебаченню. Звертайте увагу на аргументацію мовців. Чи використають вони факти, чи звертаються до рівня відносин? Беріть участь у дискусіях і звикайте, таким чином, до ситуації публічної мови. Записуйте розмови. Це допоможе Вам у розвитку аргументованої й свідомої мови.

Лекція 5. Методичні прийоми,ефекти та психологічні закони ефективного спілкування

Методичні прийоми,ефекти та психологічні закони ефективного спілкування

Говорячи про ефективність у спілкуванні, зокрема в діловому, не можна не згадати поняття "техніка спілкування". Під цим визначенням в психології розуміють сукупність засобів, прийомів, які люди використовують для досягнення бажаних ефектів у спілкуванні. Отже, якщо ви хочете домогтися успіху, хочете реалізуватися, то спробуйте втілити в своєму спілкуванні наступні прийоми та закони.

Ефект першої фрази. Його зміст полягає в тому, щоб спеціально підготуватися, з яких слів почати розмову. Це може бути цікавий план виступу, який пропонується слухачам, чи оригінальний факт, який викличе інтерес у даній аудиторії. Необхідно проявляти творчий підхід до початку виступу, щоб тримати слухачів в емоційній та інтелектуальній напрузі.

Ефект Сократа (заснований на тому, щоб отримати у відповідь "так"). Сократ задавав запитання, з яким його співрозмовник чи опонент вимушений був погоджуватися, і до тих пір, поки партнер, сам того не усвідомлюючи, не приходив до висновку, який він так завзято заперечував. Примушуйте людину говорити "так" на початку розмови, не давайте їй, якщо це можливо, говорити "ні". Чим більше відповідей "так" ви можете отримати спочатку, тим швидше досягнете схвалення. Пам'ятайте: запитання ставлять не лише для того, щоб на них відповідали. Аргументуйте запитаннями, а не твердженнями.

Ефект звинувачення. Висловлювати потрібно лише одне звинувачення, а не накопичувати їх, щоб звалити все відразу. Критикувати необхідно те, що людина в змозі змінити у своєму спілкуванні. Причому, корисний зворотний зв'язок "по гарячому сліду". Відкладена інформація з приводу того, що проходило раніше, перекручується фактором часу. Критиці повинні підлягати перш за все помилки в роботі, а не особисті якості звинувачуваного. Свою помилку, хибний крок визнавайте швидко і рішуче, випереджаючи можливу критику.

Спосіб бумерангу. (Бумеранг - це металеве знаряддя, яке повертається на те місце, звідки було випущене). Він полягає у тому, що аргумент чи теза опонента використовується проти нього.

Правило Цицерона. Під час обговорення категорично забороняється нагадувати опоненту Слова та думки, які він висловлював, а пізніше їх заперечувати.

Ефект контрасту. Не намагайтеся перекричати інших при контакті з групою. Корисним буде ефект контрасту: чим тихіше ви себе будете поводити порівняно з групою, тим більше шансів отримати її увагу. Виберіть доброзичливість, а не висловлювання незадоволення і повчання, що лише затягне досягнення мети.

Закон виклику чи взаємності. Починайте з теми чи запитання, яке співпадає з думками і може викликати стверджувальну відповідь.

Ефект Вольтера, який справедливо зауважив, що секрет бути нудним полягає в прагненні розповісти все. Звідси правило:

чим коротше говориш, тим більше скажеш. У діловому спілкуванні все добре в міру: і серйозність, і іронія, і гарячкуватість, і гумор... Вас будуть слухати лише в тому випадку, якщо ви самі вмієте слухати.

Метод пильності. Коли опонент оздоблює та відштовхує вас, то краще уникнути дискусії з ним. "Щоб переконати впертого - недостатньо і свідчення зірок, навіть якщо б вони зійшли на землю і самі стали говорити про себе", - писав Галілей. Замість суперечки - відійдіть від словесного поєдинку, але не упустіть той момент, коли відбудеться зіткнення поглядів опонента з реальністю, об яку він наб'є собі синяки.

Фактичне спілкування. Прийом непомітного входження в контакт. Починається розмова з оголошення факту, який не має особливого значення, "вітального змісту", але свідчить про вихованість того, хто говорить, повагу до традицій, звичаїв, форм поведінки, які прийняті в даній аудиторії. В Англії, наприклад, такою темою є "погода", а ось у франції говорити про погоду - значить визнати свою нездібність говорити про щось інше.

Діалог незалежних. Кожний говорить "своєю мовою", але добре розуміє "мову" партнера. Це стратегія взаєморозуміння можлива, коли розбіжності між людьми збагачують, а не обкрадають.

Закон росту, розквіту та відцвітання. Андре Моруа писав:

"Людина стомлюється від усього і навіть від кохання. Цю корисну істину варто пропагувати тому, що багатьом молодим та й старим людям вона, очевидно, невідома". Відносини рухаються по колу, проходячи закономірні стадії: ріст, розквіт та відцвітання. Люди відчувають в спілкуванні потребу вносити в звичні стосунки щось нове, нехай навіть не лише приємне, лише б позбутися одноманітності, скинути тягар втоми. Необхідно долати труднощі взаємовідносин і не допускати приводу для розладу.

Ефект ненанесення шкоди. Вміти шукати шляхи нейтралізації, щоб не завдати психологічної чи іншої шкоди жодному з тих, з ким сперечаєшся. Тут важливо самому залишатися в рамках правил та принципів суперечки - це вже майстерність, але вищий клас - допомогти у цьому своєму опоненту.

Ефект заключного слова. Притримайте на закінчення суперечки ефективні чи важливі відомості. З цією метою краще Виголосити заключне слово: той, хто виступає в кінці дискусії, знає всі аргументи противника і позбавляє його можливості відповісти.

Ефект неоднозначності інформації. Людині властиво уникати інформації, яка вносить дисонанс в систему стереотипів та установок. У той же час вона шукає дані, які підтверджують її погляди, а неоднозначність їх витлумачує на свою користь.

Ефект видовищ. Для того, щоб вас розуміли і слухали з постійною увагою, самих слів недостатньо. Необхідний будь-який вражаючий додаток. Не менше значення в спілкуванні мають ілюстрації. Краще раз побачити, ніж сто разів почути. Психологи встановили, що 90% інформації, яку сприймає мозок людини, надходить завдяки зору. Тому робіть свої ідеї наочними.