1. Теоретические основы контроля как функции управления

1. Сущность, роль, цель и задачи контроля

ОТСТУПЫ!!!

Контроль представляет собой одну из важных функций в управлении. Как неотъемлемая часть деятельности организации контроль является непрерывным процессом, который строится на трех основных этапах:

1. выработки стандартов деятельности организации, подлежащих контролю;

2. измерения и анализа ее результатов, полученных в результате контроля;

3. корректировки хозяйственных, управленческих, технологических, организационных и других процессов деятельности организации в соответствии со сделанными выводами контроля.

Первый этап - выработка стандартов, показывает связь функций планирования и контроля. Данные стандарты согласуются с методологией управленческого учета предприятия, а именно:

• внешними стандартами и нормами;

• внутренними (корпоративными) стандартами;

• стандартами на функциональность бизнес-процессов предприятия.

Стандарты - это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. В свою очередь эти цели формируются из процесса планирования и стратегий организации [1, с. 227 – 228]. Цели, используемые в качестве стандартов для контроля, должны характеризоваться наличием временных рамок и конкретных критериев (например, производительность труда к определенному времени должна быть повышена на 10%).

Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе руководитель должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям, а также насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. На этой стадии дается оценка, как реальности выработанных стандартов, так и масштабов отклонений, которые служат основой для принятия соответствующих управленческих решений. Это наиболее заметный этап всей системы контроля.

На третьем, заключительном этапе контроля руководитель должен провести корректировку в хозяйственной, управленческой, технологической, организационной, финансовой и других видах деятельности организации и в зависимости от полученной информации пересмотреть стандарт либо в сторону повышения или занижения.

Во всех случаях сотрудники организации должны знать, что их ошибки или достижения в тех областях, где руководство установило стандарты и осуществляет контроль, со всей очевидностью послужат основанием для распределения вознаграждений (премии) или наказаний [2, c. 310].

Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль очень важен, если Вы хотите, чтобы организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют ее направление деятельности, распределяя ее усилия тем или иным образом и направляя к выполнению работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации.

Контроль - измерение степени достижения намеченных целей, оценка того, что еще необходимо сделать, и принятие корректирующих мер для достижения поставленных целей. Эта функция включает в себя следующие четыре элемента (задачи)[3, c. 280]:

1. нормы - показатели индивидуальной и (или) коллективной трудовой деятельности, принятые приемлемыми для данных производственных и иных условий;

2. измерение - количественное определение по заранее установленным правилам и методам степени достижения поставленных целей;

3. оценка деятельности - выявление причин невыполнения норм, отступления от правил и стандартов, поиск способов исправления допущенных ошибок;

4. корректировка - принятие мер для преодоления сложившихся неблагоприятных тенденций или для извлечения выгод из благоприятных обстоятельств и тенденций.

Под контролем понимают систему регулярной проверки состояния и

результатов функционирования организации, ее отдельных элементов, внешнего окружения [4, c. 59 – 60].

В системе управления контроль решает несколько задач.

Во-первых, он позволяет выявить во внешней и внутренней среде организации факторы, которые могут оказать существенное влияние на ее функционирование и развитие, а, следовательно, и своевременно отреагировать. Кроме того, в этом процессе отслеживаются тенденции в развитии организации, их направление и глубина.

Во-вторых, контроль позволяет своевременно обнаружить нарушения, ошибки и промахи и оперативно принять необходимые меры по их устранению.

В-третьих, результаты контроля служат основой оценки работы организации и ее персонала за определенный период, эффективности и надежности системы управления.

Цели контроля будут достигнуты, если он осуществляется в соответствии с определенными принципами.

Прежде всего, контроль должен быть всеохватывающим, т.е. держать в поле зрения основные сферы деятельности организации, внешнюю ситуацию и внутренние процессы, протекающие в ней. В то же время контроль должен обеспечить достаточно полную и объективную картину ситуации. Это можно обеспечить, если система контроля имеет стратегическую направленность, охватывающую основные приоритетные сферы функционирования и развития организации. Второстепенные сферы деятельности организации тщательно и постоянно проверять нецелесообразно, а некоторые и совсем не имеет смысла, так как отвлекается много сил и средств.

Эффективный контроль увязывается не только с процессом планирования, но и со всеми изменениями, происходящими в структуре и системе управления, т.е. контроль должен быть гибким.

Возложение на конкретное лицо или группы лиц функций контроля требует от них не только формального положения в служебной иерархии, но и личных качеств, склонностей, отношения к ним коллег и подчиненных [5, c. 112-114].

Контроль осуществляется в соответствии с определенными принципами, к которым можно отнести:

1)охват основных сфер деятельности организации и процессов, протекающих в ней;

2)привлечение к осуществлению контроля всего персонала организации или его значительной части;

3)наличие четкой стратегической направленности, задаваемой основными приоритетами развития организации;

4)увязка с процессом планирования и преобразований в организации, ее структуре, системе управления;

5)гибкость, приспособление к происходящим изменениям, что обеспечивает его высокое качество и действенность;

6)своевременность, позволяющая устранять нарушения, прежде чем они примут опасные размеры;

7)ориентированность на конкретные результаты, повышение эффективности и качества работы фирмы, поддержку нового;

8)экономичность, предполагающая, что выгоды, приносимые контролем, должны превышать затраты на его проведение (противное свидетельствует о том, что он не улучшает степени владения руководством реальной ситуацией);

9)нацеленность на конкретные процессы, результаты, лиц (требует учета личных качеств людей, их положения, связей в коллективе);

10) максимальная прозрачность, открытость, гласность, объективность, доброжелательность, исключение слежки за людьми, создание благоприятного морально - психологического климата;

11) соответствие характеру контролируемого процесса;

12) регулярное подведение итогов контроля, своевременное проведение корректирующих мероприятий, поощрение отличившихся и наказание нерадивых [6, c. 230-232].

Таким образом, выяснено, что контроль состоит из 3 основных этапов:

1. выработки стандартов деятельности организации, подлежащих контролю;

2. измерения и анализа ее результатов, полученных в результате контроля;

3. корректировки хозяйственных, управленческих, технологических, организационных и других процессов деятельности организации в соответствии со сделанными выводами контроля.

Таким образом, процесс контроля состоит из установки стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.