Тема 14. Інформаційне забезпечення процесу пур

1. Сутність і зміст поняття інформація

2. Класифікація інформації

3. Інформаційне забезпечення ППУР

4. Вимоги до інформації

1.

Перші особи організації, які приймають і реалізують рішення, є відповідальними за успіх свого підприємства. При цьому важливу роль відіграють такі фактори як інформація і комунікації, адже відомо, коли порушуються інформаційні потоки всередині організації і зв’язки з зовнішнім середовищем, то само існування такої організації може опинитись під загрозою.

Інформація, що об’єктивно відображує процеси і явища реального світу, закони його існування і розвитку, факти науково-технічного соціально-економічного і політичного характеру, а також результати аналізу, узагальнення, прогнозування і планування, має велику суспільну цінність.

Таку інформацію вірно розглядати як економічний ресурс суспільства. Основний документ, що визначає роль інформації в суспільстві і визначає її правовий статус - це Закон України “Про інформацію” (2.10.1992р.). Цей документ закріплює право громадян на інформацію і покладає правові основи інформаційної діяльності.

Відповідно до цього закону - інформація це документовані або публічно оголошені відомості про події і явища, що відбувають в суспільстві, державі, окремій організації і оточуючому середовищі. Цей закон визначає основні види інформації:

• статистична

• масова

• правова

• інформація про особистість

• довідково-енциклопедична

• соціологічна

• інформація про діяльність державних органів влади і органів місцевого і регіонального самоврядування.

Якщо говорити про інформацію з позицій менеджменту, то тут слід враховувати декілька факторів.

Люди не розрізняють поняття інформація і дані. Але самі по собі дані нічого не означають. Вони тільки характеристика фактів і подій, які є джерелом інформації. Саме з них менеджери отримують знання про особливі факти, події і ситуації. (Приклади: про Ізольду; на вулиці +10⁰С. Це холодно чи тепло?)

Менеджери в організації використовують інформацію, щоб аналізувати і вирішувати проблеми. Тому, в роботі менеджера необхідно виділяти такі поняття як - дані, інформація, інформаційний масив, інформаційні потоки, ІСУ, система інформпідтримки.

Основні поняття інформаційного забезпечення управління

Зареєстровані результати статистичних наглядів, факти, прогнози і думки

Розширена інформаційна система, що допомагає овн менеджеру при вирішенні нестандартних з адач (додаткова інформація необхідна для ПУР)

	Інфор­ мація	»	Спеціальна підбірка даних, які належать до певного рішення або проблеми і є основою знань про особливий факт, подію, або ситуацію
	Інфор­ маційний масив	—►	Упорядкована за певними ознаками сукупність всіх видів інформації, яка використовується для розробки управлінського впливу
	Інформа­ ційний потік	—►	Цілеспрямований рух інформації від джерел до споживачів
—►	ІСУ	—►	Упорядкована певним чином сукупність інформації, що використовується менеджером при прийнятті рішення

Система інфор-ної підтримки УР

Класифікація інформації

Для того, щоб зрозуміти як здійснюється інформаційне забезпечення процесу управління, тобто як менеджери використовують інформацію в організаціях, варто звернутись до управлінської піраміди і охарактеризувати інформаційні потреби у двох вимірах (Мал..):

1. Рівень на якому використовується інформація

2. Тип інформації, що використовується

На операційному рівні менеджера цікавить щоденне виконання різних завдань в межах їх відповідальності. Перш за все це внутрішня інформація, яка використовується для планування, організації і контролю повсякденної діяльності, дані про індивідуальні дії.

На управлінському рівні це обзорно-аналітична (тактична) підсистема інформації, яка включає в себе внутрішню і зовнішню інформацію, що використовується для керівництва і контролю діяльності підлеглих одиниць в організації.

На стратегічному рівні це прогностична (стратегічна) підсистема інформації, яка включає в себе перш за все зовнішню інформацію, що використовується для планування майбутнього організації.

Мал. 2. Інформаційні рівні в організації

Згідно з тим яким чином інформація надходить, обробляється і використовується менеджери розподіляють її на 7 типів залежно від того який вплив вона має на процес управління (Табл. 1).

Тип інформації	Характеристика
Загальна	Виникає випадково, або у відповідь на неспецифічні пошуки або запити, відповідає на запитання: «Що ви хочете знати?». Наприклад, загальні відомості про галузь. Використовується на стратегічному рівні
Специфічна	Задовольняє особливі вимоги. Наприклад, відомості про наявність коштів на вашому рахунку. Використовується на операційному і управлінському рівні
Стимулююча	Подібна до специфічної в тому, що вона занадто специфічна і вимагає певних дій. Наприклад, подання в банківську установу платіжного доручення на переведення коштів. Використовується на операційному рівні
Виключна	Подібна до стимулюючої і вимагає певних дій, але як правило у виключних ситуаціях. Наприклад, аварія, криза. Використовується на операційному рівні і так само як і стимулююча вимагає виконання тих дій, які були раніше передбачені
Контрольна	Необхідна менеджеру для здійснення контролю за виконанням плану. Як правило, вона необхідна в тих випадках, коли корективи до плану не дули передбачені. Використовується на управлінському і операційному рівнях
Розподільча	Корисна для рішень про те, як розподілити людей, час, обладнання або гроші відповідно до проекту. Використовується на всіх рівнях
Спрямовуюча	Необхідна для визначення умов функціонування організації, для того, щоб прийняти рішення про район економічного входження підприємства. Використовується на стратегічному рівні

Вище перераховані типи інформації використовують для розробки, прийняття і реалізації управлінських рішень. Методи, форми і засоби які при цьому використовують мають назву - інформаційні технології. Залежно від завдань, які вони вирішують їх поділяють на:

1. Зберігаючі - економлять працевитрати, матеріальні і фінансові ресурси, але не мають суттєвого впливу на зміну стану і рівня функціонування організації.

2. Раціоналізуючі - охоплюють не тільки функцію передачі інформації але в певній мірі відповідальні за використання інформації.

3. Творчі - розробка нових знань, їх передача, переробка, використання для удосконалення об’єкту управління.

4.

Вимоги до інформації. Кожен менеджер повинен пам’ятати правило - інформація має ціну тільки тоді, коли вона корисна. Як зробити інформацію корисною? По-перше, вона повинна відповідати певним вимогам, а по-друге, вона повинна забезпечувати ефективність її використання. Все це знаходить своє відображення у властивостях інформації, яким вона повинна відповідати і тим самим забезпечувати її корисність (Табл.

2).

Таблиця 2. Властивості інформації

Властивості	Характеристика
інформації

Якість інформації	Сукупність властивостей, що зумовлюють можливість її використання для задоволення визначених згідно з її призначенням потреб
Репрезентативність інформації	Правильність її добору і формування з метою адекватного відображення заданих властивостей об’єкту. Найважливішого значення тут надають правильності концепції, на базі якої сформульовано вхідне питання; обгрунтованості добору суттєвих показників і зв’язків явища; правильності методик вимірювання та алгоритму формування інформації.
Змістовність інформації	Це її питома семантична місткість, яка дорівнює кількості семантичної інформації в повідомленні до розміру даних, що його відтворюють.
Повнота інформації	Це мінімальний, але достатній для прийняття ефективного управлінського рішення набір показників.
Доступність інформації	забезпечується виконанням відповідних процедур її одержання і переробки.
Актуальність	Визначається ступенем збереження цінності інформації для управління в момент її використання і залежить від статистичних характеристик об’єкта і від інтервалу часу, який минув з моменту виникнення даної інформації.
Своєчасність інформації	Це така інформація, яка маже бути врахована при розробці управлінського рішення без порушення встановленої процедури і регламенту, тобто інформація, яка надходить на той чи інший рівень управління не пізніше заздалегідь призначеного моменту часу, узгодженого з часом розв’язання задач управління
Стійкість	Це властивість управлінської інформації реагувати на зміни вхідних даних, зберігати необхідну точність.
Точність інформації	визначається ступенем наближення відображеного інформацією параметру і його істинного значення.
Достовірність (вірогідність) інформації	Це властивість інформації відображати реально діючі об’єкти з необхідною точністю.
Цінність інформації	Комплексний показник її якості, її міри на прагматичному рівні, який характеризується зниженням рівня витрат ресурсів (матеріалів, часу, грошей) на прийняття вірного рішення