1 Ручной способ структурирования
При ручном способе структурирования выделяется блок смежных строк или столбцов и выполняется команда Данные\ Группа и Структура\ Группировать. Появляется окноГруппирование, в котором указывается вариант группировки — по строкам или столбцам.
В результате создается структура таблицы(рис. 1). Кнопки 1 и 2 - номера уровней структуры – служат для открытия или скрытия соответствующего уровня.
вложенный структурный элемент нижнего иерархического уровня будет создан, если внутри структурной части выделить группу и выполнить команду Данные\ Группа и Структура\ Группировать. При выделении группы, охватывающей другие структурные части таблицы, и выполнении команды Данные\ Группа и Структура\ Группироватьсоздается структурный элемент верхнего иерархического уровня. Максимальное число уровней - восемь.
Для отмены одного структурного компонента производится выделение области и выполняется команда Данные\Группа и Структура\ Разгруппировать.
Для отмены всех структурных компонентов таблицы нужно выполнить команда Данные\Группа и Структура\Удалить структуру.
2 Автоструктурирование
Автоструктурирование выполняется для таблиц, содержащих формулы, которые ссылаются на ячейки, расположенные выше и (или) левее результирующих ячеек, образуя с ними сплошную смежную область – без пустых промежуточных столбцов или строк. Автоструктурирование возможно только для такого порядка следования ячеек с данными и ячеек с формулами - слева направо и сверху вниз.
Пример такой таблицы приведен на рис. 2. В ней, по сравнению с таблицей рис. 1 введены столбец, в котором рассчитывается максимальная оценка студента с помощью функции МАКС (может быть любая формулаExcel) и строкаИтого, в которой рассчитывается с помощью функции СРЗНАЧсредний балл в группе. Порядок следования исходных данных и результатов (итогов) - слева направо и сверху вниз, что позволяет применить к таблице автоструктурирование.
После ввода в таблицу исходных данных и формул курсор устанавливается в произвольную ячейку списка и выполняется команда Данные\ Группа и Структура\ Создать структуру.Все структурные части таблицы создаются автоматически (рис. 3 – строки группы КТ-31 свёрнуты).
377
Рисунок 2 Таблица, пригодная для автоструктурирования
Рисунок 3 Вид таблицы после автоструктурирования
Структурированную таблицу можно выводить на печать в открытом или закрытом виде.
3 Структурирование с подведением итогов
Команда Данные\ Итогисоздает структуру таблицы и одновременно вставляет строкипромежуточныхиобщихитогов для выбранных столбцов в соответствии с заданной функцией. Функции для подведения автоматических итогов приведены в табл. 1.
Примечания:
1Для получения итогов по группам следует заранее упорядочить строки списка с помощью команды Данные\ Сортировка.
378
2Подведение итогов выполняется при изменении значений в столбце, который образует группы.
Команда Данные\ Итогиможет выполняться для одного и того же списка записей многократно, ранее созданные промежуточные итоги могут заменяться новыми или оставаться неизменными посредством установки или снятия флажка параметраЗаменить текущие итоги (рис. 4). Таким образом, имеется возможность подведения итогов различных уровней вложенности.
Таблица 1
-
Операция
Значение в строке итогов по группе
Сумма
Сумма значений
Количество значений
Число непустых значений
Среднее
Среднее значение в группе
Максимум
Наибольшее числовое значение в группе
Минимум
Наименьшее числовое значение в группе
Произведение
Произведение всех значений в группе
Количество чисел
Количество записей или строк, которые содержат числовые данные в группе
Смещенное отклонение
Смещенная оценка среднего квадратического отклонения генеральной совокупности по выборке данных
Несмещенное отклонение
Несмещенная оценка среднего квадратического отклонения генеральной совокупности по выборке данных
Смещенная дисперсия
Смещенная оценка дисперсии генеральной совокупности по выборке данных
Несмещенная дисперсия
Несмещенная оценка дисперсии генеральной совокупности по выборке данных
Столбец, при изменении значений в котором образуются группы, выбирается из списка в поле параметра При каждом изменении в:.
Перечень столбцов, по которым подводятся итоги, указывается в поле Добавить итоги по(рис. 4).
379
Итоги выводятся либо под данными, либо над данными установкой флажка параметра Итоги под данными.Принудительно группы могут размещаться на отдельных печатных страницах (параметрКонец страницы между группами).КнопкаУбрать всеудаляет все итоги из текущего списка.
При нажатии кнопки ОКавтоматически создаются промежуточные итоги. Слева таблицы на служебном поле появляются символыструктуры:
линии уровней структуры;
кнопка "+" показа групп;
кнопка "-" скрытия групп;
кнопки уровней структуры.
Рисунок 4 ОкноПромежуточные итогидля установки
параметров автоматического подведения итогов
На рис. 5 представлена структура с итогами для таблицы рис. 2. В ней:
1-йуровень — средняя оценка по всему списку (КТ-11 Среднее,КТ-32 Среднее,КТ-61 Среднее иОбщее среднее);
2-йуровень — средняя оценка по коду преподавателя (1 Среднее и 2 Среднее).
380
Рисунок 5 Пример структуры с промежуточными итогами
Команда Данные\Итоги\клавишаУбрать всё убирает структурирование и все предыдущие итоги.