Тема 2.1 Понятие и организация документооборота

2.1.1. Документооборот. Регистрация документов.

Контроль исполнения документов Номенклатура дел.

Формирование дел. Подготовка дел к архивному хранению

Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Основными правилами организации документооборота являются:

• оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;

• максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

• порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

​Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве однородных организаций, например муниципальных управлений социальной защиты. При ее применении можно исключить дела, которые не образуются в деятельности конкретной организации, добавлять новые. Нельзя изменять сроки хранения, структуру построения номенклатуры дел.

​Типовые и примерные номенклатуры дел служат пособием для составления конкретной номенклатуры дел, которая должна быть в каждой организации.

​Если нет типовой или примерной номенклатуры дел, то для составления конкретной необходимо ознакомиться со структурой, характером деятельности организации, изучить состав документов, принятый порядок формирования дел, требования к порядку составления конкретной номенклатуры дел. В Основных правилах приведены формы но­менклатуры дел организации и номенклатуры дел ее структурного подразделения.

​Как правило, номенклатура дел организации составляется в конце текущего года на следующий год и состоит из разделов, соответствующих наименованиям структурных подразделений или направлениям деятельности, если структура организации часто меняется.

​Соблюдение установленных правил обработки дел имеет целью:

• обеспечить сохранность документов, передаваемых на хранение;

• подготовить полностью дела к архивному хранению, так как архив не должен заниматься оформлением дел; архив только дописывает на обложке дела архивный шифр.

Семинар 1. 1. Актуальные проблемы документационного обеспечения управления на современном этапе 2. Проблемы нормативно-методического обеспечения работы с документами в организации Семинар 2. 1. Основные законодательные акты по вопросам документационного обеспечения управления 2. Государственные стандарты и классификаторы, регламентирующие работу с документами Семинар 3. 1. Нормативно-правовые акты ведомственного и межведомственного характера по вопросам подготовки, оформления и хранения документов 2. Нормативно-технические акты по регламентации делопроизводства в организации Семинар4. Структура и функции службы ДОУ 1. Анализ структуры предприятия и места делопроизводственной службы. Структура службы. 2. Функции службы ДОУ 3. Затраты рабочего времени специалистов на делопроизводственные работы 4. Фотография рабочего дня специалиста Семинар 5Характеристика документооборота организации 1. Изучение объема документооборота и документопотоков на предприятии 2. Исследование технологии движения и обработки документов 3. Анализ регистрации и контроля использования документов 4. Анализ текущего хранения дел

Контрольный тест

1 .Документ это:

а) Зафиксированная на материальной носителе информация реквизитами, позволяющая ее идентифицировать.

б) любая надпись , может быть в электронном виде.

2. Кто проводил реформы делопроизводства в 1717 г

а) Боярская Дума.

б) Петр 1

3. Какие функции выполняют документы :

а) информационные , обеспечивающие управление , историко - культурный характер.

б) бюрократические, фиксирующие, регулирующие.

4. По происхождению документы бывают :

а) служебные , личные

б) тайные, скрытые.

5. Код 03 в реквизитах обозначает:

а) Государственный герб РФ

б) эмблема организации или товарный знак.

6 . Какими нормативными документами необходимо руководствоваться для правильного ведения кадрового делопроизводства.

а) Постановление Правительства РФ от 16 марта 2003 года N 225 " О трудовых книжках" и инструкция по заполнению трудовых книжек от 10 10 2003 г. N 69

б) иными документами

7. Юридическую силу имеет только:

а) любой документ

б) правильно оформленный подлинник.

8. Договор это:

а ) форма в которой воплощаются замыслы и расчеты организаций , их стремление получить прибыть.

б) устный договор двух и более лиц.

9. Номенклатура дел это:

а) все подшитые вместе документы.

б) систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации , с указанием сроков хранения и оформленный в установленном порядке.

10. Виды договоров:

а) Договор купли - продажи; Договор порядка; Договор аренды , лизинга.

б) Договор двух сторон, Договор - доверенность, Договор на наследство.

Практическое занятие по ДОУ, которое является зачетом.

ДОУ

Практическое занятие N 1

Составление бланков документов с использованием продольного и углового рас положением реквизитов.

Берем чистый лист бумаги формата А 4 и заполняем все реквизиты по образцу в приложении 1 . Данные у каждого свои , берем из реально существующей фирмы. Получается два бланка - продольный и угловой.

2

Подготовка , составление и оформление Должностной инструкции по заданным условиям.

По образцу см приложение 2

3

Составление приказа по основной деятельности и распоряжения.

Составление приказа по шаблону, см приложение 3.

4

Подготовка и составление Акта по заданным условиям.

См приложение 4

5

Характеристика по заданным условиям.

Нужно написать характеристику , по заданным условиям. См приложение 5

6

Подготовка и составления приказа по личному делу.

См приложение 6

7

Составление письма по заданным условиям.

См приложение 7

Контрольный тест

1 .Документ это:

а) Зафиксированная на материальной носителе информация реквизитами, позволяющая ее идентифицировать.

б) любая надпись , может быть в электронном виде.

2. Кто проводил реформы делопроизводства в 1717 г

а) Боярская Дума.

б) Петр 1

3. Какие функции выполняют документы :

а) информационные , обеспечивающие управление , историко - культурный характер.

б) бюрократические, фиксирующие, регулирующие.

4. По происхождению документы бывают :

а) служебные , личные

б) тайные, скрытые.

5. Код 03 в реквизитах обозначает:

а) Государственный герб РФ

б) эмблема организации или товарный знак.

6 . Какими нормативными документами необходимо руководствоваться для правильного ведения кадрового делопроизводства.

а) Постановление Правительства РФ от 16 марта 2003 года N 225 " О трудовых книжках" и инструкция по заполнению трудовых книжек от 10 10 2003 г. N 69

б) иными документами

7. Юридическую силу имеет только:

а) любой документ

б) правильно оформленный подлинник.

8. Договор это:

а ) форма в которой воплощаются замыслы и расчеты организаций , их стремление получить прибыть.

б) устный договор двух и более лиц.

9. Номенклатура дел это:

а) все подшитые вместе документы.

б) систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации , с указанием сроков хранения и оформленный в установленном порядке.

10. Виды договоров:

а) Договор купли - продажи; Договор порядка; Договор аренды , лизинга.

б) Договор двух сторон, Договор - доверенность, Договор на наследство.

В конце курса ДОУ письменная выполняется письменная практическая работа , которая является зачетом. Оценивается по 5 бальной системе. 75 % выполнено – 3ка, 95 % - 4 ка, 100% - выполнено верно, могут быть недочеты, но в основной все верно – 5 ка.

Оформление реквизитов служебного документа
 


Методические рекомендации:
Задание 1
Оформите реквизит «Наименование организации»
 
Министерство образования и науки Российской Федерации. Московский государственный университет. Факультет иностранных языков.



Задание 2
Оформите реквизит « Адресат»

ООО "" Северное сияние" " директор Иванова Лия Павловна
 


1.2. ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
 
Оформление организационных документов
 


Методические рекомендации:
 
Задание 1
Используя основные реквизиты Устава организации, оформите формуляр устава. Укажите основные разделы Устава организации.
 


Задание 2
Используя основные реквизиты должностной инструкции , оформите формуляр должностной инструкции. Укажите основные разделы текста должностной инструкции.
 


Оформление распорядительных документов
(приказа, распоряжения)
 
Методические рекомендации: 


 
1. Составьте и оформите приказ по основной деятельности в соответствие предложенной управленческой ситуацией. Недостающие реквизиты дописать, тест отредактировать.
 
Ситуация
Директор Сидоров Вячеслав Юрьевич издает приказ о дополнительной премии, работнику за выполнении плана. 
Методические рекомендации:


2. Составьте и оформите распоряжение в соответствие предложенной управленческой ситуацией. Недостающие реквизиты и текст создать самостоятельно.
 
Ситуация 2
Составить справку Петровой Ольге Васильевне для предоставления в соц. службы, о месте работы. Реквизиты самостоятельно. 
 
Оформление справочно-информационных документов
(служебное письмо, справка, докладная и объяснительная записки
 
Методические рекомендации: 
Составьте и оформите служебное письмо в соответствие предложенной управленческой ситуацией. Недостающие реквизиты дописать, тест отредактировать.


Методические рекомендации: 
Составьте и оформите объяснительную записку управленческой ситуацией. Недостающие реквизиты дописать, тест отредактировать.
Ситуация 3
Менеджер отдела маркетинга ООО " Берег" Петров Иван Васильевич не присутствовал на заседании правления ООО, по семейным обстоятельствам.



 
Методические рекомендации: 
Составьте и оформите справку в соответствие предложенной управленческой ситуацией. Недостающие реквизиты дописать, тест отредактировать.
 


Ситуация 4
Старшая медицинская сестра Яковлева Елена Федорова Поликлиники 74 обратилась в бухгалтерию с просьбой выдать ей справку для отделении №7813 Московского Сбербанка .в справке должны быть подтверждены место, должность, стаж работы и размер заработка за последние 3 месяца текущего года
 
Оформление протокола
 
Методические рекомендации: 
Составьте и оформите протокол в соответствие предложенной ситуацией. Недостающие реквизиты дописать, тест отредактировать. Фамилии вписать самостоятельно.

На собрании по поводу установки домофона обсуждали сколько собрать денег с жильцов. Постановили собрать по 500 руб. Присутствовали 5 человек.



 
Ситуация 1
 
Оформление кадровой документации
 
Методические рекомендации: 
1.Составьте и оформите заявление о приеме на работу в АО «Заря » с 04 декабря текущего года в отдел продаж менеджером.


2. Составьте и оформите автобиографию, резюме которые необходимо представить при трудоустройстве в АО " Заря"
 

 
Оформление договорно-правовой документации
( договор) 
 
Методические рекомендации:


Задание 1
Используя ресурсы Internet, найти и заполнить типовой договор о купле продаже .