3. Условия реализации программы дисциплины

3.1. Требования к минимальному материально-техническому обеспечению

Реализация программы дисциплины требует наличие учебного кабинета «Документационного обеспечения управления».

Оборудование учебного кабинета:

•

посадочные места по количеству обучающихся;

•

рабочее место преподавателя;

•

комплект учебно-методических материалов преподавателя;

•

комплект учебно-наглядных пособий по дисциплине;

Технические средства обучения:

•

компьютер с лицензионным программным обеспечением и мультимедиапроектор.

Раздел 4

Содержание лекционного курса.

Тема 1.1. Документ и унифицированная система документов

Понятие о документах. Классификация документов.

Нормативно-методическая база ДОУ.

Характеристика реквизитов служебных документов

Документ (лат.) – свидетельство, доказательство.

​Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.​

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. Если рассматривать это в историческом аспекте, то можно проследить, как менялись способы фиксирования информации на материальном носителе и соответственно сами носители. Для фиксирования и передачи информации во времени и пространстве применялись различные способы - от письменности до книгопечатания, от литографии до аудиозаписи, фотокопирования, кинозаписи, микрофильмирования, голографии, применения лазерной и компьютерной техники. Происходило это потому, что менялись носители информации - сначала это были береста, папирус, затем бумага, фотопленки (фотобумага), магнитные дискеты, лазерные диски и др.

​Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов.

​Документирование может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.).

​Документирование, т. е. процесс создания и оформления документа, может осуществляться как физическими, так и юридическими лицами, которые будут выступать в качестве авторов документа. В связи с этим принято различать документ личного происхождения и официальный документ.

​Документ личного происхождения — это «документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей».

​Официальный документ - это «документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке».

​Официальный документ обладает необходимым для управленческой деятельности свойством - юридической силой, что означает, что документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован непосредственно, или всех участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность.

​Согласно ГОСТ Р 51141-98 «юридическая сила документа: свой­ство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления».

С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта людей и различных отношений, складывавшихся в далекие времена. Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти, по которым мы можем изучить в том числе и историю делопроизводства.

Условиями необходимости и возможности становления делопроизводства являются развитая письменность, овладение ею правящей элитой общества, установление государственности.

История делопроизводства в России насчитывает столетия. В конце XV в. появляются первые приказы - центра

льные органы государственной власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы - органы государственного управления на местах. В процессе деятельности этих органов и зародилась работа с документами, получившая название приказное делопроизводство. Приказное делопроизводство - работа с документами, проводившаяся в приказах (Поместный приказ, Разрядный приказ и т.д.)

В приказах постепенно формировался слой профессиональных чиновников из незнатных служилых людей, прекрасно знающих свое дело и со временем начавших оказывать влияние на решение государственных вопросов. Производство дела в приказах начиналось либо с момента поступления входящего документа, либо с подготовки инициативного документа по указанию царя или боярина. На входящем документе указывались дата поступления и автор. Если по делу требовалась справка, то дьяк делал на обороте документа пометку - "выписать", а после исполнения - "вклеить в столб" (подклеить к делу). Документы, относящиеся к одному делу, подклеивались один к другому, места склеек заверялись дьяком с обратной стороны подписью. Чтобы ознакомиться с делом, надо было развернуть столбец, а читая, сворачивать его. Документы этого периода имели форму свитка, длина свитка часто была значительной.

Порядок составления документа в приказе был следующий: по указанию дьяка проект документа - "черное письмо" - составлял подьячий "средней руки", дьяк "чернил" его, т.е. писал начисто. Беловик сверяли с черновиком, "старый" подьячий "справлял" переписанный документ, удостоверяя своей подписью соответствие его исправленному черновику. "Справленные" документы подписывали дьяки. Подпись растягивали во всю ширину документа с целью охраны от подлогов. Схема организации приказного делопроизводства - от подьячего "средней руки", составляющего "черное письмо", через исправление самим дьяком к чистовому варианту.

Указы, жалованные грамоты, акты – это документы, издаваемые царем в период приказного делопроизводства. Приговоры - документы, издаваемые Боярской Думой. Характерная особенность документов этого периода - безмерное возвеличивание власть имущих путем перечисления всевозможных титулов, званий и полномочий.

В наследство от приказного делопроизводства получили мы и слово "волокита". Подклееные в столбцы длиной в среднем 50-80 м, документы наматывали на палочки в свитки. Ленты при чтении волочились, отсюда и родилось понятие, обозначающее сегодня несвоевременное и не по существу решение того или иного вопроса. В аппарате приказного делопроизводства процветали взяточничество, чинопочитание, формализм. Еще не были развиты такие делопроизводственные операции, как регистрация документов; их хранение; контроль за исполнением. И все же именно на этом этапе складывается первая система работы с документами, закладываются основные приемы и методы создания, оформления и обработки их на Руси.

Взамен устаревшей системы приказов в 1717 - 1718 гг. царем - реформатором Петром I было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью, или сферой управления, и подчинялась Сенату. Генеральным регламентом государственных коллегий была фактически создана канцелярия и утверждена должность секретаря; 27 февраля 1720 г. можно считать датой рождения секретарской должности в России.

Коллежское делопроизводство - организация работы с документами в коллегиях (с 1717 г.). Этот способ организации работы с документами был более прогрессивным и европеизированным по сравнению с предыдущим. Появились упорядоченные системы регистрации, которая велась в специальных журналах. В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, тогда же впервые появилось название "архив". В Генеральном регламенте предписано было иметь два архива - общий для всех коллегий в специальном ведении Коллегии иностранных дел и финансовый.

кации», совпадают.

​

Документы можно классифицировать по различным признакам:

по происхождению: служебные, личные;

по сложности: простые, сложные;

по срочности: срочные, несрочные;

по гласности: секретные, для служебного пользова­ния, несекретные;

по форме: типовые, индивидуальные;

по срокам хранения: временного, долговременного хранения, постоянного.​

​

​

Входящими называются документы, которые поступили на предприятие от других организаций.

​

Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.

​

Внутренние документы имеют хождение внутри предприятия и содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.

​Классификация управленческих документов по функциональному назначению выделяет организационные, распорядительные, информационно-справочные и документы по личному составу.

​

К организационным документам предприятия можно отнести устав предприятия, описание его структуры, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и должностные инструкции сотрудников.

​

К распорядительным документам относятся приказы по основной деятельности, распоряжения и решения. Эти документы оформляются однотипно, меняются только название вида документа (приказ, распоряжение, решение) и управляющие слова («Приказываю», «Обязываю», «Решил»).

​

К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием. Это приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т.д.), трудовые книжки, трудовые договоры с сотрудниками, их личные дела и лицевые счета по заработной плате.

​

К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные .записки, телефонограммы и др.

​

Еще существует классификация документов по содержанию. Данная классификация выделяет первичные, вторичные и сводные документы.

​Первичные - это документы, в которых зафиксированы исходные данные.

​Вторичные - это документы, которые создаются на основе первичных.

​Сводные - документы, в которых собраны данные из нескольких первичных и вторичных документов.

​

С развитием компьютерной техники и специального программного обеспечения в обиход вошла классификация документов но типу носителей: бумажные и электронные документы.

​

​Стандарт перечисляет максимальный набор реквизитов, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке организационно-распорядительных документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 установил 30 реквизитов:

01 - Государственный герб РФ;

02 - герб субъекта РФ;

03 - эмблема организации или товарный знак;

04 - код организации (ОКПО);

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа (ОКУД);

08 - наименование организации - автора документа;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Наименование

структурного подразделения

​Справочные данные об организации. Реквизит в обязательном порядке содержит почтовый адрес и телефон организации, а также другие сведения (номера факса, расчетного счета, адрес электронной почты и т.п.) по усмотрению самой организации.

​Наименование вида документа. Этот реквизит должен соответствовать видам документов, предусмотренными Общероссийским классификатором управленческой документации. Реквизит оформляют прописными буквами.

ПРИКАЗ

А К Т

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА и т.д.

​Дата. Реквизит оформляют цифровым способом в последовательности: день месяца, номер месяца, номер года. Например: 19.01.2013. Дату сразу печатают в актах, протоколах, в выписках из приказа и протокола. В остальных документах делают заготовку для даты ( . .2013 или .01.2013), которую заполняют после подписания документов.

​Словесно-цифровой способ оформления (19 января 2013г.) допускается применять в документах, содержащих сведения финансового характера.

​Регистрационный номер. Его печатают на одной строке с датой. Реквизит может выглядеть как простой номер, сложный номер, номер с буквенным наращением.

Например:

19.01.2013​№ 2 - простой номер;

​№ 05-02/100 - сложный номер;

​№ 25-к или лс – номер с буквенным наращением;

​№ 14/26 – номер документа, изданного двумя организациями.

​

Организационно-распорядительные документы необходимы для того, чтобы регулировать деятельность, с помощью которой осуществляется реализация функций и задач, поставленных перед организацией, независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы и других факторов.

Организационные документы (иногда их называют организационно-правовыми документами) необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность и состав работников по должностям, определить функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.

К организационным документам относятся:

учредительный договор;

устав организации;

положение об организации;

положения о структурных подразделениях организации, коллегиальных и совещательных органах;

регламенты работы, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале;

структура и штатная численность;

штатное расписание;

инструкции по определенным направлениям деятельности;

должностные инструкции работников;

памятки.

​Кадровая документация - это документы, которые подтверждают место и стаж работы граждан и имеют первостепенное значение для человека на социальное обеспечение по старости или инвалидности, а также определяют трудовой стаж при начислении пенсии.

​Поэтому все кадровые документы необходимо тщательно готовить, правильно оформлять и соблюдать меры по их сохранности.

​Кадровая документация состоит из следующих групп документов:

• Документы личного характера ( заявление, характеристика, автобиография, резюме и т.д.).

• Документы по личному составу (трудовой договор, приказ по личному составу, личный листок по учету кадров, личная карточка Т-2).

• Трудовая книжка.

​Кадровым делопроизводством в организациях занимается специальная служба. Эта служба может называться отдел кадров, отдел по персоналу.

​Для правильного ведения кадрового делопроизводства необходимо знать и руководствоваться нормативными документами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации,

• Постановление Правительства РФ от 16 марта 2003 года N225 «О трудовых книжках»,

• Инструкция по заполнению трудовых книжек от 10.10.2003 года N 69.

​Документы, которые необходимо представить при поступлении на работу:

1. Паспорт,

2. Диплом об образовании,

3. Трудовая книжка,

4. Военный билет (для военнообязанного),

5. Пенсионное страховое свидетельство,

6. ИНН

В случае необходимости обращения с просьбами, ходатайствами к руководству организации составляются документы личного характера, когда автором документа является его составитель. К таким документам относятся:

1. Заявление,

2. Характеристика,

3. Резюме,

4. Автобиография.

​ЗАЯВЛЕНИЕ – документ, содержащий просьбу или предложение лица, адресованный должностному лицу или организации.

Юридическую силу имеет только правильно оформленный подлинник доверенности.

В зависимости от того, кем оформляются уполномочие (организацией или отдельным физическим лицом) доверенности бывают:

1. Официальные

2. Личные

Реализация коммерческих планов любой организации невозможна без совершения сделок и заключения договоров.

Договор - это та форма, в которой воплощаются замыслы и расчеты организаций, их стремление получить прибыль.

Заниматься коммерческой деятельностью и не совершать сделки, не заключать договоры невозможно.

Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (ст. 420 ГК РФ).

Договором является не просто официальный документ. Это в первую очередь акт, выражающий добровольное соглашение сторон действовать совместно в интересах обоюдной выгоды.

Договор - это наиболее распространенный вид юридического оформления сделок.

Договоры могут быть односторонними, двусторонними, многосторонними, возмездными и безвозмездными.

Договор односторонний - содержит обязанности только одной стороны и права требования, другой. Встречаются гораздо реже, к ним относятся договоры займа, дарения.

Договоры простой лицензии - соглашение устанавливающие условия передачи прав промышленной собственности (на изобретение, промышленный образец, товарный знак) предполагающее сохранение за лицензиатаром права на самостоятельное использование предмета соглашений и выдачи лицензий и сублицензий третьим лицам.

Договор строительства под ключ - договор о строительстве и оборудованным предприятием со сдачей полностью готового объекта, генеральный подрядчик самостоятельно заключает договоры с субподрядчиком.

Договор двусторонний - содержит взимосогасованные права и обязанности контрагентов, большинство торговых договоров являются двусторонними.

Договор купли -продажи - торговый документ, содержащий условия, на которых одна сторона (продавец) передает другой стороне (покупателю) какой-либо товар, знания, опыт, результаты творческой деятельности, оказывает услуги, выполняет работы за определенную оплату.

Договор лицензионный - лицензионное соглашение - один из видов внешнеэкономических сделок, согласно которому лицензиар обязуется предоставить другой стороне (лицензиату) право на использование объекта промышленной собственности (изобретение, промышленный образец, товарный знак) на определенный срок на установленных условиях.

Договор многосторонний - договор с участием трех или более сторон; заключается обычно при осуществлении товарообменных операциях , сооружения объектов, создания совместных предприятий.

Договор трехсторонний - соглашение, по которому третья сторона отвечает за хранение договора, который не вступает в законную силу до тех пор, пока лицо получающее выгоду от действия соглашения, не выполнит определенные условия.

Дополнение к договору - обычно изменяет существенные условия договора, может подписываться сторонами одновременно с основным договором или позднее, в ходе исполнения договора или после, например, о поставке дополнительного кол-ва товара.

Заем - договор, по которому данная сторона передает в собственность или оперативное управление другой стороне деньги или материальные ценности, а заемщик обязуется возвратить полученные суммы и ценности на условиях оговоренных в договоре.