3.5.2. Техническое обеспечение системы управления персоналом организации

Основу технического обеспечения системы управления пер­соналом организации составляет комплекс технических средств (КТС) — совокупность взаимосвязанных единым управлением и (или) автономных технических средств сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и предоставления информации, а также средств оргтехники.

Решить задачи управления с минимальными трудовыми и сто­имостными затратами, с заданной точностью и достоверностью, в установленные сроки позволяет КТС. Эффективность функ­ционирования службы управления персоналом при использова­нии КТС должна обеспечиваться как за счет повышения произ­водительности труда персонала службы, так и, что значительно важнее, за счет возможности использования экономико-матема­тических методов решения задач управления на основе более пол­ной и точной информации.

В связи с этим эффект применения КТС в службе управле­ния персоналом должен определяться не снижением управлен­ческих и эксплуатационных расходов (в частности, сокращени­ем персонала службы), а улучшением экономических показате­лей работы службы в целом и отдельных ее подразделений за счет более рационального управления.

Рассматриваемый комплекс должен обладать информацион­ной, программной и технической совместимостью входящих в него средств; адаптируемостью к условиям функционирования службы управления персоналом; возможностью расширения с це­лью подключения новых устройств. Исходные данные для вы­бора технических средств таковы: характеристики задач, пред­назначенных для решения службой управления персоналом орга­низации; характеристики технологического процесса обработки информации; технические характеристики оборудования, кото­рое может быть использовано как составная часть КТС службы управления персоналом.

Основными характеристиками задач, которые должны учиты­ваться при выборе оборудования, являются:

• носители входной и выходной информации (документы, ти­пизированные бланки, машинные носители информации и т.д.);

• объем входной и выходной информации по указанным но­сителям;

• объемы вычислительных работ;

• сроки выполнения работ по решению задач управления пер­соналом;

• формы и способы предоставления результатов решения за­- дач пользователям.

При выборе оборудования следует учитывать назначение и со­став комплектов оборудования, а также производительность при выполнении технологических операций; надежность работы; со­вместимость работы оборудования различных типов, в том чис­ле персональных компьютеров; стоимость оборудования; состав и количество обслуживающего персонала; площадь, требуемую для размещения оборудования.

Материалы анализа технического обеспечения службы управ­ления персоналом, а также данные об использовании техниче­ских средств являются исходной базой составления задания на проектирование технического оснащения службы.

Проектные решения должны обеспечивать: рациональную структуру, состав, необходимое количество и эффективное рас­пределение, размещение технических средств в структурных под­разделениях службы; улучшение общего технического оснаще­ния по отдельным видам и направлениям работ службы; соот­ветствие производительности и надежности технологически связанных средств на уровне службы управления персоналом и в рамках системы управления организации в целом; комплекс­ное использование технических средств при реализации подраз­делениями службы своих функций и отдельных работ; экономич­ность эксплуатации средств технического оснащения.

Важнейшей задачей проектирования технического обеспечения службы управления персоналом является выбор технических средств: он определяет затраты на их приобретение и эффективность буду­щего функционирования службы управления персоналом.

Состав и последовательность операций по выбору технических средств для их использования в службе управления персоналом включает:

• определение видов работ, которые необходимо выполнять с использованием технических средств или автоматизировать;

• установление требований, предъявляемых к техническим средствам. Обоснование состава показателей, характеризу­ющих предъявляемые требования к техническим средствам;

• формирование перечня технических средств, выпускаемых отечественными и зарубежными фирмами, использование которых позволит достичь целей автоматизации рассмат­риваемых работ в службе управления персоналом и решить соответствующие задачи;

• определение показателей качества и функциональных воз­можностей технических средств в рамках сформированного перечня;

• выбор метода сравнения технических средств для опреде­ления наиболее эффективного;

• проведение сравнительного анализа технических средств;

• обоснование рекомендаций по выбору наиболее эффектив­ных технических средств, в наибольшей степени удовлет­воряющих предъявляемым требованиям;

• принятие решения о приобретении выбранных техничес­ких средств.

Выбор типа, модели, марки технических средств, которые могут быть использованы в службе управления персоналом орга­низации, осуществляется, как правило, по классификатору про­мышленной продукции (с учетом изменений), а также с помо­щью различных справочников и каталогов.

Расчет необходимого количества технических средств может осуществляться по формуле

где Н_; — количество единиц 1-го технического средства; А,.— не­обходимый объем работ, выполняемых службой управления пер­соналом с помощью /-го технического средства; П₍. — плановая производительность /-го технического средства; Ф_п — плановый фонд рабочего времени; К^ — коэффициент использования пла­нового фонда рабочего времени.

В настоящее время в техническом оснащении службы управ­ления персоналом основным направлением совершенствования является более широкое применение высоконадежных микропро­цессорных технических средств. К их числу относятся технические средства, предназначенные для сбора, передачи, хранения, на­копления, обработки и выдачи пользователям результирующей информации.

В соответствии с последовательностью стадий технологиче­ского процесса преобразования информации все технические сред­ства, которые могут быть использованы в службе управления пер­соналом, можно разделить на пять групп: сбора и регистрации, передачи, хранения, обработки и выдачи информации.

Однако следует отметить, что приведенная выше классифи­кация технических средств службы управления персоналом орга­низации условна, так как многие типы технических средств вы­полняют комплекс функций, относящихся к разным классифи­кационным группам.

Выбор средств сбора и регистрации информации производится с учетом вида регистрируемой информации, объемов информации, требований к надежности регистрирующих устройств. При определении их количества исходят из соотношения требуемо­го и допустимого времени регистрации информации в каждом пункте и количества таких пунктов.

При определении состава используемых средств передачи ин­формации необходимо учитывать характер передаваемой инфор­мации, условия передачи, объемы и допустимые сроки, уда­ленность источников возникновения информации от центра об­работки.

Расчет необходимого количества средств передачи информа­ции производят из соотношения времени, требуемого для пере­дачи информации по всем каналам с учетом объемов и частоты передаваемых сообщений, требуемой надежности и скорости пе­редачи, а также допустимого времени передачи информации, оп­ределяемых из конкретных условий.

Состав и количество средств хранения зависят от объемов накапливаемой информации, видов носителей и сроков хране­ния, а количество средств выдачи результирующей информации — от характера выдаваемой информации, ее объемов, числа потре­бителей.

Особый подход необходим к определению потребности службы управления персоналом в персональных компьютерах (ПК), если их использование предполагается. При расчете потребного ко­личества ПК необходимо учитывать объем информации, посту­пающей на обработку, сложность решаемых задач исходя из ко­личества машинных операций на один показатель. Необходимое количество ПК можно рассчитать по формуле

где .N— количество персональных компьютеров; К_а — коэффи­циент автоматизации программирования; gi— количество машин­ных операций на один показатель, необходимый для решений /-и группы задач;Qi— максимальный объем входной информа­ции по i-и группе задач (в показателях); К_от — дополнительный коэффициент, учитывающий увеличение времени при исполь­зовании программного контроля в ПК;Vвб— среднее быстродей­ствие процессора; К_вп — коэффициент понижения среднего быстродействия от обращения к внешним накопителям и уст­ройствам ввода-вывода;

Т_р — планируемое полезное месячное время работы ПК; К_н — коэффициент использования машинного времени выбранного ПК, учитывающий затраты времени

на устранение неисправностей и на регламентируемые работы.

В связи с изменениями формула будет иметь следующий вид:

где С — нормативная суточная загрузка ПК; Д_к — количество ка-

Планируемое полезное месячное время работы ПК можно оп­ределить по формуле

ка­лендарных дней в планируемом периоде;/— перевод часов в се­кунды с учетом того, что быстродействие ПК выражается в опе­рациях в секунду (/ = 3600).

Коэффициент К_т для персональных компьютеров равен 0,8.

Достигнутый уровень автоматизации К_а = 1,2.

Полученные на основе статистических данных коэффициен­ты К_н и К_вп соответственно равны 0,8 и 2,4.

Успешному комплектованию технической базы службы управ­ления персоналом организации служат унификация и стандар­тизация в области ЭВМ. Кроме национальных стандартов, при формировании технической базы с использованием ПК в каче­стве справочного материала могут быть использованы стандар­ты де-факто, устанавливаемые ведущими фирмами — произво­дителями ПК, для определения степени их совместимости с оте­чественными моделями соответствующих классов.

Техническое обеспечение службы управления персоналом мо­жет потребовать значительных капитальных вложений. Следует помнить о том, что техническое обеспечение является наименее гибкой частью системы управления. Поэтому ошибки в выборе технических средств и комплектовании технической базы могут привести к серьезным, трудно поправимым последствиям.

КТС службы управления персоналом включает и средства орг­техники, применение которых уже имеет определенные тради­ции. Однако усложнение управленческих процессов, увеличение объемов перерабатываемой при этом информации, ужесточение сроков такой переработки и многие другие факторы обусловливают применение новых средств оргтехники, сравнительно не­давно начавших внедряться в управленческие процессы. Следу­ет принять во внимание и тот факт, что, по экспертным оцен­кам, использование различных средств оргтехники приводит к сокращению трудоемкости отдельных видов работы с докумен­тами в

3—4 раза.

Применение средств оргтехники в практике работы служб уп­равления персоналом связано с выполнением различных опера­ций по обработке документированной информации или же свя­занных с такой обработкой. При этом в сферу обработки посту­пают текстовая часть документа (структура текста, стиль языка, расчетные формулы и таблицы); внешняя физическая форма (рас­положение реквизитов, способ нанесения информации, разме­ры и качество носителя и т.д.).

В целях наиболее рационального использования данных тех­нических средств необходимо иметь их классификацию, кото­рая отражала бы области их функционального назначения.

Сложившаяся практика показывает, что основными группа­ми средств оргтехники являются:

1. носители информации: носители информации на бумажной основе несветочувствительные; носители для репрографических процессов (термобумага, фотопленка т.д.); микроносители визу­альной информации; звуконосители; видеоносители информации; магнитные носители для записи кодированной информации;

2. средства составления и изготовления документов: ручные пишущие средства; пишущие машины; диктофонная техника; пе­чатающие устройства персональных компьютеров и графопост­роители; специализированные программные продукты для ПК;

3. средства репрографии и оперативной полиграфии: для фо­токопирования; диазокопирования; электрографического копи­рования; термографического копирования; машины электронно- искрового копирования; ризографического копирования (дупликаторы); микрографии; машины для трафаретной (ротаторной) печати; оборудование для оперативной офсетной печати;

4. средства обработки документов: фальцовочные, перфора­торные и резательные машины; листоподборочные и сортироваль­ные устройства; машины для уничтожения документов (шреде­ры); агрегатированные линии для обработки корреспонденции; машины для нанесения защитных покрытий на документы (ла­минаторы) и др.;

5. средства хранения, поиска и транспортировки документов: картотеки; шкафы; стеллажи; тележки; пневмопочта и др.;

средства электросвязи: средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи; средства и системы телеграф ной связи; средства и системы факсимильной передачи инфор­мации; электронная почта;

7) другие средства оргтехники: сканеры; компьютерные ак­сессуары.

В последнее время параллельно развитию компьютерной техники бурно развиваются средства коммуникации. Кроме телефонной связи, обеспечивающей достаточно совершенную форму диалога с помощью телефонных аппаратов, широкое распространение по­лучает система персонального оповещения — пейджинг и система факсимильной связи. Достоинства факсимильной связи заключа­ются в возможности передачи практически любых текстов и пол­ной автоматизации процессов передачи-приема, исключающей не­обходимость обязательного присутствия оператора. Высокая эффек­тивность факсимильной связи достигается при передаче небольших по объему документов, сложных графиков и таблиц.

Большинство современных факсимильных аппаратов позво­ляет организовать связь не только по линиям факсимильной пе­редачи информации, но и между компьютером и телефаксом. При работе с факс-модемом указанная задача решается с помощью соответствующих программ, обеспечивающих преобразование форматов. Использование факс-модема позволяет применить для подготовки, приема и передачи сообщений вычислительные ре­сурсы и память ПК. Программная поддержка факс-модема обычно предусматривает соединение и набор заданного номера абонен­та, архивирование сообщений, создание каталогов, рассылку по списку адресов, отправление в заданное время, автоответ и др.

Факс-модем не эквивалентен по своим функциональным воз­можностям факсимильному аппарату. Основное отличие заклю­чается в том, что в состав факсимильного аппарата всегда вхо­дит сканирующее устройство, обеспечивающее считывание лю­бого контрастного изображения с листа бумаги, а плата модема — только передачу изображения или текста, хранящихся в цифро­вом виде в памяти компьютера. Кроме того, плата модема не яв­ляется самостоятельным устройством.

Наиболее простым средством организации взаимодействия между удаленными абонентами является электронная почта. Вы­сокая скорость передачи информации и надежность (при отно­сительно низкой стоимости услуг) позволяет качественно изме­нить роль почтовой коммуникации. Основной информационный поток в системе электронной почты приходится на локальные сети, которые обычно связывают ПК, находящиеся в одном уч­реждении. Это дает возможность объединить и рационально ис­пользовать компьютерные ресурсы, а также резко сократить бу­мажный документооборот. К основным требованиям, предъяв ляемым к сетям, относятся: простота использования, высокая скорость передачи информации, низкая стоимость и соблюде­ние секретности.

Из технических средств, помещенных в группу «Другие сред­ства оргтехники», наибольший интерес у пользователей вызы­вают сканеры, устройства создания в компьютере электронной копии изображения (текста, рисунка и т.п.). Применение ска­неров имеет широкий диапазон и находится в постоянном раз­витии. В частности, их можно использовать в настольных изда­тельских системах, системах обработки документов, автомати­зированного проектирования, передачи информации (факс + + модем + сканер).

Эксплуатация средств оргтехники, как и других технических средств, связана с множеством различных факторов, которые сле­дует учитывать при организации и внедрении этого процесса. Сложность эксплуатации заключается в создании условий, обес­печивающих высокоэффективный производственный процесс и безопасность в работе, предупреждение травматизма и возник­новения профессиональных заболеваний.

3.6. НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ И ПРАВОВОЕ

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

3.6.1. Нормативно-методическое обеспечение

Нормативно-методическое обеспечение системы управления пер­соналом — это совокупность документов организационного, орга­низационно-методического, организационно-распорядительного, тех­нического, нормативно-технического, технико-экономического и эко­номического характера, а также нормативно-справочные материалы, устанавливающие нормы, правила, требования, характеристики, методы и другие данные, используемые при решении задач орга­низации труда и управления персоналом и утвержденные в уста­новленном порядке компетентным соответствующим органом или руководством организации.

Нормативно-методическое обеспечение создает условия для эффективного процесса подготовки, принятия и реализации ре­шений по вопросам управления персоналом. Оно состоит в орга­низации разработки и применения методических документов, а также ведении нормативного хозяйства в системе управления персоналом.

Группировка нормативно-методических материалов, характе­ристика их содержания, примеры норм, нормативов, документов и наименования некоторых документов представлены в табл. 3.6.

Ответственность за обеспечение системы управления персо­налом нормативно-методическими документами несут соответ­ствующие подразделения аппарата управления организации (отдел стандартизации, отдел организации управления, юридический отдел).

На основе типовых документов с учетом особенностей орга­низации работники службы управления персоналом разрабаты­вают документы для внутреннего пользования. Так, важным орга­низационно-распорядительным документом являются правила внут­реннего трудового распорядка, которые регулируют трудовой распорядок в организации. В соответствии с Трудовым кодек­сом РФ трудящийся обязан выполнять возложенную на него ра­боту с подчинением внутреннему трудовому распорядку. Пра­вила принимаются в следующем порядке. Администрация раз­рабатывает проект правил и выносит их на обсуждение общего собрания (конференции), которое и утверждает их согласно Тру­довому кодексу РФ.

Типовая структура правил внутреннего трудового распорядка содержит следующие разделы: