5.5. Табличные процессоры

Табличный процессор – это ППП для работы с электронными таблицами. Электронная таблица – компьютерный аналог обычной таблицы, в клетки которой записаны данные различных типов. Табличный процессор позволяет манипулировать этими данными и производить необходимые расчёты.

Прототипом современных ТП послужила программа Visi Calк, разработанная Д. Бриклиным и Б. Фрестоном в 1979 г. В настоящее время наиболее распространённым табличным процессором является Excel фирмы Microsoft. Первая версия появилась в 1987 г.

Область применения табличных процессоров поистине безгранична. Они иногда уступают специальным программам в быстроте и удобстве, но у них есть основное преимущество – универсальность применения. Поэтому иногда табличные процессоры называют универсальными расчетными таблицами. Кроме задач поддержки принятия решений, на основе ТП могут решаться многие задачи расчетов, моделирования и представления результатов практически во всех сферах деятельности человека.

Возможности Ехсеl. Широкое распространение, связанное с универсальностью ТП, объясняется следующими их характеристиками:

• созданием таблиц с достаточно большим количеством строк и столбцов (например, в таблице Ехсеl содержится 65 536 строк и 256 столбцов при количестве символов в ячейке до 32 000) с одновременным выводом на экран только ее части, которая может содержать или рядом расположенные строки и столбцы, или строки и столбцы по выбору (фильтрация таблицы);

• оформлением таблиц в различных вариантах (для бухгалтерских расчетов, ведения списков и каталогов, составления финансовых и статистических отчетов, итогов социологических исследований, обработки результатов экспериментальных исследований, подготовки материалов для презентаций, выявления причин успехов или неудач в работе фирмы и получения данных для планирования дальнейшей работы и др.);

• возможностью ввода и редактирования в каждой ячейке числа, текста или формулы;

• сортировкой содержимого ячеек по возрастанию или убыванию данных;

• выполнением математических, логических, финансовых, статистических и других операций с табличными данными;

• вставкой в таблицу изображений и рисунков;

• применением в одном пакете нескольких двухмерных таблиц, каждая из которых образует страницу в книге таблиц пакета (многомерные ТП);

• одновременной работой в многооконном режиме с несколькими таблицами, находящимися в виде листов в книге таблиц пакета, причем возможно обращение к ячейке таблицы из другой таблицы книги;

• применением макрокоманд для выполнения последовательности нескольких операций над табличными данными;

• выводом всей таблицы или любой ее части на печать;

• представлением табличных данных в виде различных графиков и диаграмм: линейных, столбчатых, круговых, ленточных и других, причем некоторые из них могут быть показаны в трехмерном исполнении с возможностью их поворачивания;

• защитой данных от несанкционированного копирования, изменения или уничтожения; например, запрет отображения или регистрации табличных данных, изменений содержимого ячеек и другие формы защиты данных.

Табличные процессоры имеют встроенную справочную систему, предоставляющую пользователю информацию по конкретным командам меню и другие справочные данные.

Табличный процессор Microsoft Excel

Краткое описание. Файл Microsoft Excel называется рабочей книгой. Она состоит из рабочих листов, имена которых (Лист1, Лист2 и т. д.) выведены на ярлыках в нижней части окна рабочей книги. Щелкая по ярлыкам, можно переходить от листа к листу внутри рабочей книги. Для прокручивания ярлыков используются кнопки слева от горизонтальной координатной линейки.

Рабочий лист представляет собой таблицу, состоящую из 256 столбцов и 65536 строк. Столбцы именуются латинскими буквами, а строки – цифрами. Каждая ячейка таблицы имеет адрес, который состоит из имени строки и имени столбца. Например, если ячейка находится в столбце F и строке 7, то она имеет адрес F7.

Каждая ячейка может быть использована для хранения

- текста (заголовок таблицы, имя поля и т. п.);

- чисел в различных форматах (числовом, денежном, процентном и т. п.);

- результата расчетов по формуле, записанной в данной ячейке, с использованием данных, хранящихся в других ячейках таблицы.

Во всех электронных таблицах существуют синтаксические соглашения, позволяющие отличить формульно-цифровую информацию от текстовой (например, при задании формулы ей предшествует знак =).

Технология работы с табличным документом аналогична процедурам подготовки текстовых документов. Пользователь может редактировать, переносить и копировать содержимое клеток из одного места таблицы в другое, использовать шрифты различного типа, стиля и размера, печатать необходимое количество экземпляров подготовленного табличного документа. Если один раз отработать форму таблицы и установить характер необходимых расчетов, то в дальнейшем технологический процесс сводится только к вводу данных и их редактированию.

Одна из ячеек таблицы всегда является активной и выделяется рамкой. Чтобы сделать ячейку активной, необходимо клавишами управления курсором подвести рамку к этой ячейке или щелкнуть в ней мышью.

Пример 5.1. Рассмотрим пример. Пусть при следующих значениях переменной Х = 6, 10, 48, 16 надо вычислить значение функции; У = 2Х + 4. Для этого необходимо выполнить следующие шаги:

1) в ячейки А1 и В1 записываются заголовки столбцов таблицы;

2) в ячейки с А2 по А5 заносятся значения Х;

3) в ячейку В2 заносится формула = 2*А2 + 4 (символ « = » означает, что заносится формула, а не просто набор символов);

4) нажимаем клавишу <Enter>, и вместо формулы появится результат.

Фрагмент листа EXCEL решения примера 5.1

Далее можно в каждую ячейку записывать следующие формулы и получать результат: в В3 = 2*А3 + 4, в В4 = 2*А4 + 4 и т.д. Однако, ценность табличного процессора заключается в том, что содержимое ячеек легко копируется с помощью встроенного редактора (протягиванием мышью), при этом адресация ячеек в формулах автоматически изменяется. Если формулу =2*А2 + 4 скопировать из ячейки В2 в ячейку В3, то она заменится формулой =2*А3 + 4 и т.д.

Помимо этого пакета Excel имеет следующие возможности.

1. Имеет много встроенных функций для работы с числами и символами, которые сгруппированы следующим образом:

- функции, используемые в формулах при вычислениях (математические функции), включающие функцию суммирования, произведения, извлечения квадратного корня, тригонометрические, логарифмическую и т. п;

- логические функции типа IF;

- статистические функции, например среднее арифметическое, максимальное значение и т. п.);

- текстовые функции, позволяющие обработать некоторым образом текстовые значения клеток, например, отразить только первые три символа текстовой строки;

- финансовые функции для выполнения основных финансовых операций, таких, как определение величины амортизации, величины платежей за инвестиции, начисления процентов и т. п.;

- функции даты и времени;

- функции сгруппированных данных (например, сортировка данных по различным критериям).

2. Может представлять результат в графической форме в виде графиков и диаграмм.

Всё это делает Excel удобным инструментом для проведения экономических и технических расчётов.