15. Учетные регистры, их назначение, виды и классификация.
Учетные регистры — это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. Они служат для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.
Все имеющиеся регистры можно подразделить по трем признакам: назначение, обобщение данных, внешний вид.
По назначению
Хронологические — регистры, в которых запись фактов хозяйственной жизни выполняется по мере их возникновения без иной систематизации (журналы регистрации, реестры и т.д.).
Систематические — регистры, в которых запись выполняется в разрезе группировочных признаков — счетов.
Записи в хронологических и систематических регистрах должны дополнять друг друга, вследствие чего сумма оборотов хронологических регистров всегда равна сумме дебетовых или кредитовых оборотов систематических регистров.
Комбинированные ( синхронистические) — регистры, в которых выполняется как хронологическая, так и систематическая запись.
По обобщению данных
Интегрированный
Дифференцированный
Каждый регистр может рассматриваться индуктивно — от частного к общему, т.е. от первичных документов до отчетности, и/или дедуктивно — от общего к частному, т.е. от отчетности до первичных документов. В первом случае имеет место интеграция данных, во втором — их дифференциация.
По внешнему виду
Книга — разграфленный определенным образом учетный регистр, переплетенный, прошнурованный и подписанный главным бухгалтером.
Карточка — бланк, отпечатанный в виде таблицы.
Свободный лист — те же карточки, но отпечатанные на тонкой бумаге, их размер больше размера карточек. Если карточки хранятся в картотеках, то свободные листы хранятся и брошюруются в папках. Свободные листы являются компромиссом между книгами и карточками
Для карточек и свободных листов необходимо вести реестры (перечни открытых карточек и свободных листов). Основной смысл реестра в том, что их наличие не позволяет подменить карточки, а в случае утери какой-либо из них всегда легко установить, какой карточки не хватает.
Наиболее распространены три вида: контокоррентные, инвентарные и многоколончатые.
Контокоррентные — имеют одностороннюю форму, так как колонки «Дебет» и «Кредит» помещены рядом, наличие двух параллельных колонок позволяет четко видеть состояние расчетов предприятия.
Инвентарные — для учета материальных ценностей. В каждом счете присутствуют три графы: приход, расход и остаток. Каждая графа делится на две колонки: количество, сумма.
Многоколончатые — предназначены для учета фактов хозяйственной жизни с выделением в колонках их составляющих, например оплата различных расходов предприятия.
Машинные носители — отличаются технически и размещают данные не на бумажном, а, как правило, на магнитном носителе, его особенности диктуют и порядок расположения бухгалтерской информации.
Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.
При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления в соответствии со ст. 10 Федерального закона «О бухгалтерском учете».
Содержание регистров бухгалтерского учета согласно этому же Закону является коммерческой тайной, а лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
16. Формы бухгалтерского учета.
Форма бухучета - процесс обработки учетной информации при различном сочетании регистров аналитического и синтетического учета, их взаимосвязь и последовательность записи в них.
Отличие форм БУ:
Набор учетных регистров
Система взаимодействия учетных регистров
Объединение форм БУ:
Подтверждение хозяйственных операций первичными учетными документами
Отражаются методом двойной записи на счетах бухгалтерского учёта в соответствии с планом счетов.
Выбор формы бухгалтерского учета должен быть закреплен в приказе по учетной политике предприятия.
Различают следующие формы бухгалтерского учета:
- Журнал-главная
Эта форма находит применение на предприятиях с небольшой численностью работающих и с небольшим количеством операций. Книгу может вести один бухгалтер.
Схема учета по форме Журнал-главная:
Вариантом этой формы является рекомендованная Министерством финансов для малых предприятий простая форма учета, в которой журнал-главная называется книгой хозяйственных операций и отдельно ведется ведомость заработной платы.
- Мемориально-ордерную
Возникла в 1928-1930 годах. Основана на раздельном ведении хронологических и систематических записей. Оформление бухгалтерских проводок производится специальными документами – мемориальными ордерами, которые составляются на основе первичных документов. Мемориальные ордера регистрируются в специальном журнале (хронологическая запись) и на их основе производятся записи на счетах главной книги (систематическая запись). За каждым мемориальным ордером закрепляют постоянный номер, что дает возможность составлять на каждую группу однородных операций лишь один ордер в месяц. По операциям, не поддающимся систематизации, и по сторнировочным операциям составляются мемориальные ордера, которые нумеруются за каждый месяц в отдельности.
Достоинства мемориально-ордерной формы:
Не ограничивает числа учитываемых операций;
Конкретизирует изменения в средствах на счетах;
Расширяет возможности разделения труда между работниками бухгалтерии и автоматизации учета;
Строгая последовательность учетного процесса;
Простота и доступность учетной техники;
Широкое использование стандартных форм аналитических регистров;
Возможность разделения учетной работы между квалифицированными и менее квалифицированными работниками.
Недостатки мемориально-ордерной формы:
Многократность записей и трудоемкость учета;
Отрыв аналитического учета от синтетического;
Сложность приемов выявления ошибочных записей.
Схема мемориально-ордерной формы учета:
- Журнально-ордерную
Основана на использовании шахматного принципа регистрации операций и их накапливании за каждый месяц.
Схема: «документ – регистр – форма отчетности».
Журналы-ордера строятся по кредитовому признаку, т.е. записи операций производятся по кредиту конкретного счета в корреспонденции с дебетом разных счетов.
Журналы-ордера:
В основу
построения единой журнально-ордерной
формы
положены следующие принципы:
- записи в журналах-ордерах производятся в порядке регистрации операций только по кредиту счета в корреспонденции с дебетом счетов;
- совмещение в единой системе записей синтетического и аналитического учета;
- отражение в учете хозяйственных операций в разрезе показателей, необходимых для контроля и составления периодической и годовой отчетности;
- применение журналов-ордеров по сетам, связанных друг с другом экономически;
- применение регистров с заранее указанной корреспонденцией счетов, номенклатурой статей аналитического учета, показателями, необходимыми для составления отчетности;
Журнально-ордерная форма учета не имеет перспектив, так как в основном рассчитана на ручной труд.
- Упрощенную
Используется для субъектов малого предпринимательства.
Предусматривающая две формы учета:
Простая форма
Применяется в том случае, когда на малом предприятии совершается незначительное количество хозяйственных операций и содержанием хозяйственной деятельности не является сфера материального производства. Способ двойной записи не применяется, ведется книга учета доходов и расходов.
Упрощенная форма
Предусматривает использование ведомостей для учета имущества предприятия. Каждая ведомость применяется для учета операций по одному из используемых счетов.
Схема упрощенной формы учета:
- Автоматизированную
Форма бухгалтерского учета предусматривающая применение электронно-вычислительных машин.
Автоматизированная форма учета позволяет проводить большое число различных операции, в частности начисление амортизации, заработной платы, отчислений на социальные нужды, распределение затрат, закрытие месяца и другие операции.
Основные достоинства данной формы учета:
Однократное введение первичной информации;
Быстрота обеспечения пользователей необходимой информацией.
Применение вычислительной техники для сбора, регистрации и обработки информации;
Возможность диалогового режима работы с ЭВМ;
Возможность выдачи информации по запросу;
Освобождение времени учетного персонала для контрольно-аналитических функций.
Основными принципами автоматизированной формы бухгалтерского учета являются:
- однократный ввод учетных данных;
- автоматическое создание регистров аналитического и синтетического учета;
- автоматическое поучение информации об отклонениях от установленных нормативов и норм;
- автоматическое формирование всех учетных регистров и форм бухгалтерской и налоговой отчетности.