Сортировка записей

Для сортировки записей необходимо выделить всю таблицу (щелкнуть на пересечение обозначений строк и столбцов, затем на панели Данные – и выбрать в группе Сортировка и фильтр - Сортировка.

Сортировать можно по возрастанию и убыванию. Возможно изменение параметров сортировки.

Промежуточные итоги

Создать копию листа с таблицей, назвать ее, например, "Итоги". Произвести сортировку по структурируемым данным (то есть имеющим одинаковое значение, например тип оборудования, номер отдела и т.д.). Установить курсор в таблицу и на панели Данные в группе Структура – Промежуточные итоги. В появившемся окне "Промежуточные итоги" в строке "При каждом изменении в:" из раскрывающегося списка следует выбрать графу, соответствующую структурируемым данным. В строке "Операция" выбрать необходимую, например "Сумма". В строке "Добавить итоги по" указать названия тех столбцов, по которым подводятся итоги.

Фильтры

Автофильтр

Чтобы не испортить исходную таблицу, полезно сделать копию на другом листе с именем, например "Фильтр". После выделения любой ячейки таблицы можно выполнить: панель Данные – и выбрать в группе Сортировка и фильтр -Фильтр, что вызывает появление кнопок фильтра в заголовках полей таблицы. Стрелка фильтра в поле вызывает список критериев фильтрации. Можно использовать также логические критерии фильтрации.

Расширенный фильтр

Для получения результатов фильтрации по сложным критериям или в другом месте рабочего листа используется расширенный фильтр. Перед его вызовом формируется диапазон условий из заголовков граф и хотя бы одной строки с критериями отбора записей. Диапазон условий может быть расположен в любом свободном месте листа, иногда лучше над таблицей, для этого надо вставить 3 пустые строки над таблицей (выделить первые 3 строки и нажать [Ctrl}+[+] на цифровом блоке клавиатуры). Далее:

1. Скопируйте имена тех полей, для которых вы хотите задать условия отбора, и вставьте их в первой строке диапазона условий.

2. Следующая строка (и при необходимости другие) содержит сами условия, в которых могут использоваться знаки "больше", "меньше".

Щелкните мышью в пределах таблицы. Задайте на панели Данные – и выбрать в группе Сортировка и фильтр - Расширенный фильтр (нижняя иконка).

3. . Установите переключатель в положение "скопировать результат в другое место".

4. Укажите ссылки на соответствующие ячейки, используя абсолютную адресацию.

5. Закройте окно, нажав OK.

Сводные таблицы

Сводные таблицы представляют собой мощный способ обработки больших списков данных. С помощью сводной таблицы можно быстро извлечь из больших баз данных необходимую информа­цию, благодаря ее возможности одновременно выполнять различ­ные операции (подведение итогов, сортировку и фильтрацию, обработку данных). Откройте нужную таблицу. Далее установите курсор в любую ячейку таблицы и выберите на панели Вставка, в группе Таблицы – Сводная таблица. Удобно запускать мастер сводных таблиц с помощью панели быстрого доступа (самая верхняя строка экрана). Для создания соответствующей кнопки нажмите Office (верхний правый угол), внизу Параметры Excel – Настройка – Вставить сводную таблицу – Добавить – ОК.

В открывшемся окне Создание сводной таблицы от­метьте опцию «выбрать таблицу», а также куда поместить отчет (обычно на новый лист).

Макет содержит 4 зоны.

Страница – фильтрует данные по значениям выбранных полей. В эту зону помещается кнопка поля, по которому предполагается фильтровать данные.

Строка, Столбец – группируют строки и столбцы для вычисления итогов.

Данные – содержит данные, для которых требуется подведение итогов.

Поля в этой области можно переименовать.

К числовым полям, помещенным в область данных сводной таблицы, Excel по умолчанию применяет функцию Сумма, а к любым нечисловым полям – Количество значений.

Определите, значения каких полей спи­ска будут использоваться в качестве заголовков строк (зона Стро­ка), каких - в качестве заголовков столбцов (зона Столбец) и ка­ких - в качестве данных (зона Данные), по которым следует под­вести необходимые итоги. (По умолчанию предлагается просум­мировать значения выбранного поля). Для того чтобы изменить способ обработки данных (например, определить среднее, максимальное и др.), по этому полю необходимо щелкнуть правой кнопкой и выбрать параметры полей значений. В каждой зоне может быть несколько кнопок. Для того чтобы в новой таблице получить только итоговые значения, следует все зоны, кроме зоны Данные, оставить пустыми.

Используя панель инструментов Сводные таблицы, можно изменять вид сводной таблицы. Сводная таблица позволяет с помощью стрелок раскрывающихся списков представлять итоги.