Билет 61. Отчеты: назначение, средства создания, использование (ms Access).

Назначение отчета в Microsoft Access

.1 Сущность отчета

Отчет - это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл.

Отчеты позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для

восприятия, при этом могут быть выполнены самые высокие требования к оформлению документа, а

также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

Отчеты используются для отображения информации, содержащейся в таблицах или запросах, в

отформатированном виде, и легко читаются как на экране компьютера, так и на бумаге.

По своим свойствам и структуре отчёты во многом подобны формам. Основное их отличие

заключается в том, что в отчёте отображаются все данные и в них предусмотрена возможность

группировать данные по различным критериям. Отчёты в отличие от форм могут содержать

специальные элементы оформления, характерные для печати документов: названия, заголовки,

колонтитулы, номера страниц и т.д. [2, 4, 7]

access отчет документ колонтитул

1.2 Режимы отображения и способы создания отчетов

Отчет можно отобразить в трех режимах: в режиме конструктора, позволяющем изменить внешний

вид отчета, в режиме макета, позволяющем изменить макет отчета, и в режиме предварительного

просмотра, где отчет отображается в том виде, в каком будет напечатан.

Отчет может создаваться с помощью Мастера отчетов или в режиме Конструктора. Созданный

Мастером отчет можно доработать в режиме Конструктора.[10]

2 Способы создания

Создание отчета с помощью средства Отчет姣

Средство Отчет姣 — это самый быстрый способ создания отчета, потому что с его помощью отчет

формируется сразу же, без запроса дополнительной информации. В отчете будут представлены все

записи базовой таблицы или запроса. Хотя получившийся отчет скорее всего будет далек от

совершенства, он позволит быстро просмотреть базовые данные. После этого отчет можно сохранить

и изменить в режиме макета или конструктора в соответствии с поставленной задачей.

7. В области переходов щелкните таблицу или запрос, на основе которых нужно создать отчет.

8. На вкладке Создание в группе Отчеты щелкните Отчет.

Приложение Access создаст отчет и отобразит его в режиме макета.

7. Дополнительные сведения о просмотре и печати отчета см. в разделе Просмотр, печать отчета

и отправка его по электронной почте.

После просмотра отчет можно сохранить, а затем закрыть и его, и источник записей — таблицу или

запрос. В следующий раз при открытии отчета программа Access отобразит в нем самые последние

данные из источника записей.

Создание отчета с помощью мастера отчетов

В мастере отчетов предоставляется больше возможностей относительно выбора полей для включения

в отчет. При этом можно указать способ группировки и сортировки данных, а также включить в отчет

поля из нескольких таблиц или запросов, если отношения между этими таблицами и запросами

заданы заранее. Ссылки на дополнительные сведения о создании отношений см. в разделе См. также.

􀀀На вкладке Создание в группе Отчеты щелкните Мастер отчетов.