3. Согласуйте приказ с заинтересованными сотрудниками

Перед тем как передать приказ на подпись директору, согласуйте его с другими сотрудниками, которые заинтересованы правильности и однозначности приказа. Это поможет избежать разночтений в будущем. Обычно согласование оформляют в виде визы – подписей работников на черновом варианте приказа. Визируют приказ начальник отдела, сотрудник которого подготовил этот документ, а также руководители других заинтересованных подразделений.

Пример

Приказ по вопросу об увольнении покажите руководителю отдела кадров, приказ о премировании – руководителю отдела кадров и главному бухгалтеру.

4. Передайте приказ на подпись директору

После того, как получите визы всех заинтересованных сотрудников, передайте приказ на подпись директору. Если в компании нет специального порядка подписания приказов у руководителя, оставьте ему оригинал приказа и черновик со всеми подписями.

По общему правилу приказ вступает в силу с даты его подписания руководителем. Однако в тексте приказа можно установить другой срок.

Если знаете, что подписание документов у директора занимает не один день, пропустите дату приказа и допишите ее, когда получите этот документ обратно с подписью. Иначе сотрудники могут не успеть выполнить поручения в срок, указанный в приказе.

5. Зарегистрируйте приказ

Обычно регистрацией приказов занимается секретариат или отдел делопроизводства. Но эту задачу могут поручить отделу кадров или юристам. Сотрудник, ответственный за регистрацию, должен присвоить приказу номер, отсканировать его и ознакомить с приказом заинтересованных лиц.

Самое важное

Оформляйте приказ на бланке организации. Если есть специальный бланк для приказов – используйте его.

Постарайтесь, чтобы текст состоял из простых предложений и не содержал двусмысленных фраз. Избегайте сокращений и аббревиатур, кроме тех, которые используют в компании.

Прежде чем передать приказ на подпись директору, завизируйте его у заинтересованных подразделений.

Приказ вступает в силу с даты его подписания директором. Но в тексте приказа можете установить другой срок.

Протокол — документ, в котором фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.

Юристы чаще всего сталкиваются с протоколами, которые оформляют по итогам заседаний коллегиальных органов. Например, общего собрания участников ООО или общего собрания акционеров АО. Протоколами также оформляют решения, которые приняли на заседаниях совета директоров или правления.

На этом уроке рассмотрим протоколы собраний участников ООО – это наиболее частая разновидность протоколов, с которыми приходится работать юристам.

 

Зачем нужен протокол собрания участников ооо, и при чем тут юрист

Решения, которые приняли на собрании участники ООО, нужно зафиксировать протоколом. Это устанавливает закон. Более того, этот протокол нельзя оформить в свободной форме – если нарушить требования к его оформлению, решения из протокола могут оспорить (подп. 4 п. 1 ст. 181.4 ГК). Это влечет риски как для участников, так и для самого ООО.

Пример

Если все участники общества приняли решение единогласно и в дальнейшем не поменяют своей позиции, недочеты при оформлении решения не повлекут негативных последствий.

Риск возникает, если кто-то из участников общества решит оспорить решение. В суде он будет заявлять, что не знал о собрании и не был на нем или голосовал против принятого решения, что голосование проходило не по вопросам повестки дня, не было кворума, ссылаться на иные нарушения.

Обществу придется доказывать обратное. Когда протокол оформлен по правилам, это просто – в нем будут все необходимые сведения. Если же протокол оформлен с недочетами, общество не сможет доказать свою правоту.

Еще одно формальное требование: факт принятия решения и состав присутствовавших участников нужно подтвердить у нотариуса или в специальном порядке. Если этого не сделать, решение будет ничтожным.

Пригласите на собрание нотариуса – он должен удостоверить факт принятия решений и состав участников, которые голосовали по вопросам повестки дня. По итогам собрания нотариус выдает свидетельство об удостоверении факта принятия решения и о составе присутствовавших участников – его нужно приложить к протоколу. Без такого свидетельства решения, которые приняли на собрании, будут считаться ничтожными (абз. 3 п. 107 постановления Пленума Верховного суда от 23 июня 2015 г. № 25).

Из-за того, что закон предъявляет специальные требования к протоколам, именно юристов часто назначают ответственными за их составление.