Какие отчеты от отдела кадров госорганы ждут в 2022

• 1 урок

• 2 урок

• 3 урок

3 УРОК ИЗ 3

Как работать с формой СЗВ-М, чтобы не получить штраф

За ошибки в СЗВ-М у ПФР есть три года, чтобы наказать. Любое нарушение при отправке отчета обойдется организации в 500 руб. на каждого работника. Как видите, в совокупности сумма не маленькая. Но переживать не стоит, ведь на этом уроке определим, как сдавать отчет, чтобы организации не выписали штраф, а вам дисциплинарку.

Учитывайте последние изменения

Пенсионный фонд утвердил новую форму ежемесячного отчета СЗВ-М в своем постановлении от 15.04.2021 № 103п. Разберем все по порядку.

Отменили пояснения. Из формы СЗВ-М исчезло, что писать в некоторых полях. Но подсказки от чиновников все-таки есть, их просто перенесли в приложение 2 к Постановлению № 103п. В самой форме остались лишь  графы, в которые надо вписать сведения. Поэтому теперь можете выбрать, как указать наименование организации: полностью или в сокращенном виде. Но помните, что использовать можно только те варианты названия, которые есть в уставе организации. Если в нем вы использовали латиницу, в отчете СЗВ-М можете писать так же.

Хотят увидеть всех, на кого распространяется обязательное пенсионное страхование. В отчет СЗВ-М включайте сведения обо всех застрахованных физлицах, которые выполняют работу. И неважно, трудятся они на основании трудовых или гражданско-правовых договоров. Также неважно, вела организация фактическую деятельность или нет. Подать форму СЗВ-М нужно в любом случае.

Бывает так, что целый месяц ничего не выплачивали работнику или тому, с кем компания сотрудничает по ГПД. Но это не значит, что таких сотрудников не надо включать в отчет, так что не забудьте их тоже указать. 

Некоторые данные придется писать полностью. Теперь тип формы надо указывать полностью: исходная, дополняющая или отменяющая — сокращать нельзя. Фамилия, имя и отчество застрахованного по-прежнему должны быть в именительном падеже. Но теперь специально отметили, что писать нужно полностью, инициалами ограничиться не получится. 

Вот и все изменения. Давайте посмотрим, как они выглядят на форме СЗВ-М. Оставили для вас специальные подсказки, чтобы точно все получилось оформить и сдать. 

Отправляйте правильным способом и в срок

Отчет СЗВ-М по-прежнему можно подавать в двух форматах: на бумаге или в электронном виде. При этом выбрать, в каком формате работать с отчетом, вправе только кадровики организаций, где не больше 24 работников и исполнителей по договорам ГПД. Если вы к числу таких компаний не относитесь, то сдавайте отчет только электронно. 

Срок, в который надо представить отчет в ПФР, остался прежним — 15-е число месяца, следующего за отчетным. Но лучше отправлять отчет заранее, чтобы форс-мажор в последний момент не подставил вас под штраф в 500 руб. за каждого работника.

Не соглашайтесь с тем, что допустили ошибку 

Если программа ПФР находит ошибку в отчете, который вы направили, она высылает уведомление о том, что нарушение надо устранить. Чиновники из ПФР и судьи объяснили, в каких случаях штрафа не будет.

Сами нашли ошибку. Вы можете спастись от штрафа, если сами обнаружите ошибку в отчете и отправите дополняющую форму СЗВ-М с правильными сведениями. Главное — успейте сделать это раньше, чем ошибку обнаружит фонд. Но учтите, если о работнике в первоначальном отчете вообще забыли, а позже дополнили СЗВ-М сведениями о нем, заплатить штраф все же придется, даже если вы успели сообщить об ошибке до того, как заметило ее ведомство, письмо ПФР от 28.03.2018 № 19-19/5602.

Судьи отменяют штрафы, если кадровик исправил ошибку в течение пяти рабочих дней с даты, когда от ПФР получили уведомление. Судьи разъяснили, что пять рабочих дней чиновники дали специально на исправление. Если успели в срок, штраф должны отменить, определение Судебной коллегии по экономическим спорам Верховного суда от 05.07.2019 № 308-ЭС19-975 № А22-1060/2018.

Техника допустила ошибку. Возможна такая ситуация, когда кадровик оформил отчет вовремя, но вот техника подвела: пропал интернет, отключили электричество. Виноват ли кадровик, что СЗВ-М не попало в ПФР в срок? Суды считают, что в такой ситуации специалист виноват не всегда. 

Пример

15-го числа в офисе отключили электричество. Кадровик успела заполнить СЗВ-М, но не успела отправить, потому что заряженного ноутбука не было. За ночь поломку устранили, и в самом начале следующего дня кадровик отправила в ПФР отчет. Фонд вынес решение о взыскании более 100 тыс. руб. штрафа.

Однако суд снизил штраф в 10 раз, потому что кадровик опоздала с отчетом из-за технического фактора (решение АС города Москвы от 22.11.2019 по делу № А40-258548/19-1075809).

Срок опоздания небольшой. Есть еще шанс уменьшить штраф. Конституционный суд разъяснил, что суды имеют право снизить размер штрафа, если нарушение работодатель допустил по уважительной причине (постановление Конституционного суда от 19.01.2016 № 2-П). В качестве смягчающих обстоятельств суд может расценить минимальное опоздание при отправке отчета. Также будет отличный аргумент о том, что ошибка нанесла незначительный ущерб, а в прошлом всю отчетность сдавали вовремя.

Мы уверены, что отменять или снижать штрафы вам не придется, так как вы прошли этот урок и умеете оформлять СЗВ-М по правилам. А чтобы и вы точно были уверены в себе — пройдите небольшое интерактивное задание.

Самое важное

В отчет СЗВ-М включайте сведения обо всех застрахованных физлицах, которые выполняют работу

Теперь тип формы надо указывать полностью: исходная, дополняющая или отменяющая