17.10.2012 Семинар

Для оперативного учета МЦ на складе используются карточки складского учета. Контролеры и ревизоры при проверке сохранности МЦ на складе всегда проверяют содержание этих карточек. В карточке указывается следующее:

• Ее персональный номер

• Номер склада

• Наименование материала

• Его номенклатурный номер

• Его сорт и размер

• Единица его измерения

• Его учетная цена

• Норма запаса

Кроме того, в карточке может указываться место хранения материала. То есть, номер стеллажа, номер ячейки на стеллаже, номер ящика на стеллаже и т.д.

Все карточки должны находиться в картотеке склада в порядке возрастания номенклатурных номеров. Картотека должна иметь разделители по каждой группе и подгруппе материалов, а также желательно иметь разделители по каждому счету и субсчету.

При поступлении материалов на склад в карточке проставляется размер этого поступления в графу «приход». Кроме этого, ставится дата и делается ссылка на первичные документы, на основании которых материалы приходуются на склад. Когда материалы расходуются путем использования в производстве, в целях управления, с целью его продажи и т.д., то в карточке делается запись в рубрике «расход». То есть, сколько израсходовано по объему и на какую сумму. После этого в карточке выводится остаток материала. И тоже дата и первичка.

По состоянию на первое число каждого месяца кладовщик подсчитывает итоги по приходу\расходу каждого материала и указывает в карточке его остаток.

Если при этом будет выяснено, что фактический остаток материала по карточке оказался значительно выше/ниже установленной нормы запаса на него, а также если несколько месяцев запасы материалов находятся без движения, кладовщик информирует об этом заведующего склада, а он, в свою очередь, доводит эту информацию до сведения отдела маркетинга или снабжения.

Контролеры и ревизоры при проверке сохранности МЦ на складе всегда внимательно контролируют МОЛов за них не только по складу, но и по бухгалтерии.

Материально ответственный бухгалтер обязан периодически проверять правильность, своевременность и полноту оформления документов складского учета по МЦ, и в первую очередь, записей карточек складского учета.

Кроме инфы, указанной выше, бухгалтер должен проверить наличие подписей лиц, принявших МЦ или сдавших их. Эти подписи должны содержаться в карточке складского учета. Также бух должен проверить остатки всех МЦ на первое число каждого месяца, указанных в карточке складского учета. Если в ходе этой проверки бух устанавливает ошибки в записях или в подсчете остатков, то он должен сделать в карточке соответствующие исправления и поставить свою подпись и подпись мат ответственного за эти МЦ работника склада.

Важным элементом контроля состояния МЦ на складе является их инвентаризация.

Инвентаризация МЦ на складе

Инвентаризации подлежат все МЦ находящиеся на складе, как принадлежащие самой организации, так и принятые у других организаций на ответственное хранение или на цели переработки.

Обязательно должен быть издан указ о проведении инвентаризации, в котором указывается порядок ее проведения, сроки проведения и члены комиссии.

Инв комиссия, находясь на складе в присутствии МОЛ-ов по складскому учету (глав бух и др). Происходит подсчет, взвешивание и обмер МЦ. И эти данные заносят в инвентаризационную опись. Эта опись составляется на все виды материалов на складе по каждому МОЛ-у и в разрезе каждого склада, если их несколько.

Однако, внешние к и ревизоры наблюдают случаи, когда инв-я МЦ на складе проводится формально. Это значит, что фактически ничего не подписывается, не обмеряется и не взвешивается, а все эти данные заносятся в инвентаризационную опись со слов самих кладовщиков. Обычно это связано с наличием нарушений и злоупотреблений на складе, основными из которых являются недостачи и хищения МЦ со склада.

Обычно хищения распространены там, где выявляется следующее:

• Отсутствие в ряде производств технически обоснованных норм сырья и материалов по их расходованию в производство.

• Списание материалов в производство производится по завышенным нормам, а разница сбывается

• Замена дорогостоящего сырья и материалов на более дешевые без отражения этих фактов в первичных документах и в карточках складского учета. В связи с этим, из образовавшихся излишков материалов осуществляется производство ГП которая сбывается на сторону в целях личного обогащения ряда работников организации.

• Неоправданно высокие списания сырья и материалов в связи с естественной убылью и производственными потерями, то есть завышения норм естественной убыли и производственных потерь в личных интересах отдельных работников

• Непригодность измерительной техники на складе

• Прием МЦ на склад, их отпуск со склада производится без взвешивания, замера и пересчета, а также без проверки их качества, в связи с чем часто возникает пересортица МЦ.

Семинар 24.10.2012

Важным документом по инвентаризации на складе являются сличительные ведомости. Их хорошо используют в своей практической деятельности контролеры и ревизоры.

Сличительная ведомость представляет собой таблицу со следующими графами:

• Наименование ТМЦ

• Их номенклатурный номер

• Учетная цена

• Ед. измерения

• № карточки складского учета, где обозначена эта МЦ

• Размер и объем (количество) по данным складского учета

• Количество по данным инвентаризации.

Отклонения, где указывается следующие:

• Излишки, недостачи МЦ

• Пересортица

• Порча МЦ

На основании данных сличительных ведомостей составляется акт по результатам проведения инвентаризации, где указывается:

• что было подвергнуто инвентаризации,

• у каких МОЛов,

• все ли ценности у них проверялись, или какие-то отдельные

• какие нарушения были установлены по результатам инвентаризации

• виновные лица и меры пресечения по ним

• меры по исправлению обнаруженных нарушений и недостатков в работе.

Если обнаружены излишки МЦ на складе, выявленные в результате инвентаризации, то на них оформляют недостающие документы и далее оформляют как внереализационные доходы.

Если обнаруживается недостача МЦ на складе, за счет порчи вследствие естественной убыли, то тогда эта недостача относится на затраты производства. Т.е. Д 25,36 – К 94.

Если же недостача или порча МЦ на складе произошла сверх норм естественной убыли, то тогда эту недостачу относят на виновных лиц (кладовщиков). Д 73/2 расчет по возмещению мат. Ущерба – К 94 недостачи и потери от порчи ценностей.

Если обнаружена недостача, а виновное лицо не установлено, или если суд отказал во взыскании убытка с установленных виновных лиц, то тогда эта недостача списывается на внереализационные убытки организации. Д91/2 – К 94.

Особо контролируются по итогам инвентаризации недостачи и излишки МЦ на складе от пересортицы.

Если на складе пересортица, то, в большинстве случаев она не является случайной, а имеет заинтересованных в ней должностных лиц. Например, для того, чтобы скрыть нехватку дорогостоящих МЦ, которые были сбыты на сторону по интересам определенных должностных лиц, они заменяются на более дешевые фактически, а по документам складского учета они отражаются как дорогие.

При обнаружении этого факта ревизоры всегда подсчитывают размер нанесенного организации материального ущерба, и указывают в акте по итогам инвентаризации о необходимости его взыскания с виновных должностных лиц.

Если убыток организации слишком велик, то ревизоры передают материалы инвентаризации в следственные органы. Тоже самое делается, если инвентаризацией установлено, что велики потери от порчи МЦ на складе в связи с допущенными нарушениями и злоупотреблениями, а также, в связи с халатностью МОЛов. В частности, произошла порча МЦ на складе из-за того, что не были обеспечены надлежащие условия их хранения в связи с тем, что были изъяты со склада приборы, измеряющие температуру и влажность, отсутствовала необходимая тара для сохранности МЦ и т.д.

При определении размера ущерба от нарушений и злоупотреблений на складе, ревизор исходит из рыночных цен на МЦ.

2 лекция.

Методы

1. Контрольная приемка продукции по количеству и качеству – по сути обратный предыдущему. Если в предыдущем методе контролируется соблюдение норм расходования сырья и материалов для целей производства и при этом выясняется их качество, то при данном методе проверяется готовая продукция по количеству и качеству, и от готовой продукции определенного количества и качества ревизоры добираются до информации о сырье, материалах и полуфабрикатов, из которых она изготовлена. По установленным нормам организация должна произвести определенное количество наименований готовой продукции определенного качества. Ревизоры проверяют путем сопоставления, какое количество и качество готовой продукции получается исходя из установленных норм использования сырья и материалов и норм выработки и какое количество и качество ГП реально получает проверяемая организация. При таком сопоставлении могут быть выявлены факты хищения сырья, материалов, полуфабрикатов, ГП. Может быть выявлено неправильное хранение сырья, материалов, полуфабрикатов, ГП на производственных участках и складах, могут быть выявлены приписки по выпуску и реализации ГП. В ревизионную комиссию могут быть включены технические работники, рабочие, инженеры и эксперты.

2. Лабораторный анализ. Применяется в тех случаях, когда невозможно определить качество сырья, материалов, полуфабрикатов, ГП, а также выполненных работ и оказанных услуг другими методами ревизии, поэтому объекты ревизии отдаются в лабораторию для проведения всестороннего анализа с применением различных реактивов, химических и физических приемов на специальном оборудовании. В результате проведения лабораторного анализа начальник лаборатории подписывает письменное заключение по качеству сырья, материалов, полуфабрикатов, ГП, а также по другим вопросам, которые интересуют ревизоров. На платной основе. К нему прибегают в тех случаях, когда руководство проверяемой организации заявляет, что допущенный брак в работе или наличие значительных отходов сырья и материалов является следствием того, что поставщики поставляют сырье и материалы низкого качества. Поэтому для установления истинного качества сырья и материалов, особенно в тех случаях, когда поставщики считают, что они поставляют сырье и материалы высокого качества, требуется лабораторный анализ. Его результаты берутся за основу при разрешении споров между поставщиками и покупателями относительно качества поставляемого сырья и материалов, а также относительно выполненных работ и услуг. Кроме того, ревизоры часто устанавливают, что в поставках сырья и материалов низкого качества во многом повинны сами получатели, поскольку сами должны контролировать их качество и не принимать поставок сырья и материалов низкого качества. Однако зачастую они сами специально принимают такие сырье и материалы в связи с личной заинтересованностью в этом должностных лиц.

3. Проверка соблюдения персоналом трудовой дисциплины.

Для проверки состояния трудовой дисциплины в организации применяется наблюдение, хронометраж и фотография рабочего дня.

Хронометраж позволяет выявить факты нарушения трудовой дисциплины, например неявка на работу без уважительных причин, опоздания на работу, нахождения на обеденном перерыве дольше положенного, наличие простоев в течение рабочего дня, их длительность, факты ограниченной занятости в течение рабочего дня, факты ухода с работы в неположенное время. Выяснением причин этих явлений хронометраж не занимается, фотография рабочего дня не только устанавливает факты нарушения трудовой дисциплины, но и выясняет их причины, в частности если выявлено, что работники в течение рабочего дня используются не по специальности или если в организации имеются простое или неполная занятость персонала, то фотография рабочего дня позволяет ревизорам сделать вывод о некачественном управлении в организации, а так же о нерациональном использовании фонда зп. При этом также выявляется некачественная работа отдела кадров, некачественно составленные должностные инструкции персонала, нарушения в штатном расписании и др. по итогам фотографии рабочего дня ревизоры вырабатывают комплекс мер, направленных на устранение выявленных нарушений и злоупотреблений, вплоть до увольнения отдельных должностных лиц из аппарата управления организацией.

4. Проверка исполнения принятых управленческих решений. Если проверяемая организация не выполняет или неправильно выполняет указания вышестоящей организации, а также решения, отраженные в акте предыдущей ревизии, то новая ревизия использует данный метод. Этот метод позволяет выяснить причины неисполнения или неправильного исполнения приказов, распоряжений, инструкций и тд. Основных причин здесь может быть 2:

1. Организация специально не исполняет указания свыше, так как с ними не согласна. В ходе ревизии устанавливается, почему это происходит и почему нельзя прийти к решению, приемлемому для обеих сторон.

2. Организация не понимает указаний вышестоящей организации или решения ревизионной комиссии, в связи с чем неправильно на них реагирует. Ревизия выясняет причины этого явления и вырабатывает решение о необходимости повысить квалификацию и др мер, направленных на устранение этих явлений. При использовании данного метода составляется отдельный акт ревизии, где отражены все допущенные нарушения и ошибки, виновные в них лица и меры по их устранению.

Вышенаписанное – к следующему семинару.

Органы государственного финансово-экономического контроля.

1. Счетная палата РФ – независимый орган государственного финансово-экономического контроля

2. Органы финансово-экономического контроля федеральной исполнительной власти

3. Банк России – особый орган государственного ф-э контроля

Счетная палата. Орган гос фин-экон. контроля обладающий организационной и функциональной независимостью. СП не входит ни в одну из структур госвласти, в связи с этим обладает организационной независимостью и выполняет функции, отличные от функций органов госвласти. В частности СП выполняет следующие функции:

1. Ведет контроль за своевременным исполнением доходных и расходных статей гос бюджета и бюджетов фед внебюджет фондов в отношении их объемов, структуры, целевого назначения

2. Определяет целесообразность и эффективность расходования гос средсв, использования фед собственности

3. Проведение фин экспертизы по оценке обоснованности доходной и расходной статей проектов фед бюджета и бюджетов фед внебюджет фондов

4. Проведение фин экспертизы в отношении принимаемых фед законов и других норм-прав актов, предусматривающих расходы, покрываемые из средств фед бюджета

5. Выполнение анализа выявленных отклонений от установленных показателей фед бюджета и бюджетов фед внебюджет фондов

6. Разработка предложений направленных на совершенствование бюджетного процесса

7. Регулярное представление совету федерации и госдуме информации о ходе выполнения фед бюджета и результатах проведения важнейших контрольных мероприятий

Семинар

Контроль и ревизия материальных ценностей

1. Задачи и источники ревизии МЦ

2. Проверка правильности классификации МЦ

3. Проверка условий хранения МЦ

Задачи и источники ревизии МЦ.

К МЦ (кроме ДС) относятся:

1. Мц, используемые в целях производства – материалы, сырье, полуфабрикаты

2. Мц, предназначенные для продажи - материалы, сырье, полуфабрикаты, ГП

3. Мц, предназначенные для нужд управления – запчасти, топливо, вспомогательные материалы, канцелярия

Задачи ревизии МЦ состоит в следующем:

1. Выяснить состав МЦ в организации

2. Выяснить условия хранения и использования

3. Своевременность и полноту, достоверность отражения операций по МЦ в БУ

4. Проверить нормы расхода мц для нужд производства и управления

5. Проверить соблюдение норм запасов мц

6. Проверить наличие излишних мц

7. Наличие неиспользуемых мц

8. Проверить сохранность мц в местах их хранения

9. Выявить недостачи мц

10. Факты их порчи, хищений с установлением виновных в этом лиц

Для того, чтобы выполнить поставленные задачи, ревизоры проверяют следующие документы:

1. Договор о поставке мц

2. ПКО и РКО

3. Товарно-транспорт накладные

4. Накладные

5. Счета-фактуры

6. Книга покупок и продаж

7. Номенклатуру ценник

8. Акт приемки-передачи мц

9. Лимитно-заборные карты

10. Сличительные ведомости предыдущих инвентаризаций

11. Журналы –ордера

12. Оборотно-сальдовые ведомости

13. Главная книга

Ревизоры учитываю, что все указанные выше документы должны оформляться в соответствии с учетной политикой проверяемой организацией

Проверка правильности классификации мц

Мц классифицируются по следующим 2 признакам:

1. По функциональной роли в процессе производства – экономическая классификация- применяется для целей синтетического учета по счетам и субсчетам мц

2. Техническим и физико-химическим свойствам – техническая классификация – мц делятся на группы, подгруппы, сорта, марки и размеры. Каждой такой позиции присваивается определенный код, который называется номенклатурным номером.

Перечень мц с указанием их номенклатурных номеров, единиц измерений, учетных цен в разрезе каждой единицы МЦ называется номенклатурой-ценником. Из номенклатуры-ценника берется номенклатурный номер и учетная цена и заносится в карточку учета этого конкретного материала как по БУ, так и по складскому учету. Это обеспечивает контроль за движением и сохранностью мц, ликвидирует ошибки из за их пересортицы, позволяет удобно использовать средства вычислительной техники для обработки учетной информации

Проверка условий хранения мц

Во время проведения ревизии мц всегда проверяются условия их хранения. В данную проверку также входит установление степени сохранности мц и не имеет ли места в организации замена новых мц на старые в процессе их хранения с целью сбыта новых мц на сторону. Также следует проверить

пропущено

Обеспеченность складских помещений организации исправными измерительными приборами –весами, термометрами. При этом ревизоры должны установить допускается ли в организации приемка мц на склад без взвешивания, подсчета и измерения. Мц на складе должны размещаться по секциям, в каждой секции должна размещаться определенная группа материалов. Внутри каждой секции мц должны быть размещены на соответствующих стеллажах по отдельным видам, сортам и размерам. Такой порядок на складе позволяет обеспечить быстроту нахождения требуемых мц на складе и создает условия для обеспечения быстрой приемки и отпуска мц. Вместе с тем при проверке условий хранения материалов ревизоры могут найти различные нарушения, в частности может быть установлена недостача мц на складе, их порча в связи с нарушением условий хранения, их пересортица. При этом в каждом конкретном случае устанавливаются причины этих нарушений и виновных лиц, в частности долгий срок хранения на складе мц определенных видов, как правило дорогостоящих и дефицитных, может быть вызван тем, что организация хочет сбыть партию излишне приобретенных мц на сторону по завышенным ценам, но не находят нужного покупателя. Все нарушения, установленные при проверке мц должны быть отражены в промежуточном акте ревизии, который должен быть подписан председателям и всеми членами ревизионной комиссии. При необходимости к этому акту должны быть приложены заключения экспертов и данные лабораторного анализа.

Документальный контроль сохранности мц на складе.

Перед документальным контролем сохранности мц на складе за основу берутся первичные документы , отражающие поступление и отпуск мц. В том числе товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, номенклатура –ценник, лимитно-заборные карты, акты приемки и отпуска мц, карточки складского учета материалов. При этом главным документом оперативного учета движения материалов на складе являются карточки складского учета материалов. В связи с этим ревизоры всегда проверяют записи в этих карточках. Вначале проверяется титульная часть карточки, где указывается ее номер, номер склада, наименование и номенклатурный номер конкретного материала, его сорт, размер, единица измерения, учетная цена и норма запаса. В основном содержании карточки указывается следующее:

Пропущено

От Кристины сначала идет.

Семинар 07.11.2012

При принятии к бухгалтерскому учету материальных ценностей, произведенных в организации, требуется оценить фактические затраты, связанные с их производством.

Для этого берут за основу рыночную стоимость материалов и комплектующих, на основе которых МЦ произведена, также сюда входят затраты на разработку технической документации на ее изготовление, затраты связанные с использованием оборудования электроэнергии, затраты на соблюдение технологического процесса изготовления, з/п работников, участвующих в изготовлении изделия, а также работников- управленцев, руководящих этим процессом.

Отдельно оцениваются МЦ, внесенные в УК организации. Если нельзя их оценить по рыночной стоимости, то дается экспертная оценка, которая согласовывается с учредителями или участниками УК.

Если МЦ поступают в организацию по договору дарения, то есть безвозмездно, то, при принятии к учету, их стоимость оценивается исходя из текущей рыночной стоимости на дату их приходования.

Если их нельзя оценить по текущей рыночной стоимости, то прибегают также к экспертной оценке.

Если в организации имеются МЦ непосредственно ей не принадлежащие, т.е. временно находящиеся в ее распоряжении, то они подлежат забалансовому учету в оценке, предусмотренной соответствующим договором с партнером.

Если МЦ приобретаются за иностранную валюту, то на момент их оприходования в организации их стоимость в иностранной валюте пересчитывается на рубли по текущему курсу Банка России.

В большинстве организаций, где имеются значительные объемы поставок МЦ, и большая номенклатура этих поставок, а также большая номенклатура их дальнейшего использования в производственном процессе, возникает необходимость использования фиксированных (учетных) цен. В качестве учетных цен используют, как правило, договорные цены на материалы + величина транспортно-заготовительных расходов.