2. Внешние и внутренние ситуационные переменные

Важнейшим вопросом управления организацией является преодо­ление барьера ее сложности. Именно сложность организации предприятия вызы­вает трудности в управлении, направленном на успех. Предприя­тие - это целый комплекс отношений внутри предприятия между его подразделениями, между подразделениями и руководителем, между менеджерами. Это также отношения между предприятиями и внеш­ней средой: рынок, деловые связи, положение на рынке, клиентура, государство и т. п. Такой организацией сложно не только управлять, но даже ее воспринимать.

Чтобы уменьшить трудности управления, упростить масштабы восприятия, необходимо выделить такие характеристики предприятия, которые были бы присущи всем предприятиям. Таки­ми общими для всех предприятий характеристиками являются пла­нирование, организация, мотивация, контроль, подходы к принятию решений, коммуникации. Именно четкое разграничение этих общих характеристик внутри предприятия и во внешней среде дают возмож­ность успешно осуществлять деловое управление.

Выделение общих характеристик позволяет разрабатывать модели и диаграммы факторов, влияющих на успех организации в достиже­нии поставленной цели. Моделирование взаимодействия подразде­лений внутри предприятия, между ним и внешней средой позволяют улучшить понимание этого взаимодействия. Можно смоделировать также общие подходы к управлению, характерные для всех формаль­ных организаций.

При всей полезности обобщенных характе­ристик, они все же неточны и не учитывают различий между органи­зациями, которые при осуществлении управления необходимо учи­тывать. Эти различия носят название ситуационных переменных. Раз­личают внутренние и внешние переменные.

Внутренние переменные характеризуют организацию. Они должны соответствовать целям и задачам предприятия по созданию конкрет­ного вида продукта (созданию автомобиля, компьютера и т. п.). Эти переменные являются результатом решений людей, создающих орга­низацию и занимающихся ее совершенствованием.

Внешние переменные находятся вне предприятия, в окружающей среде. Но на его успех оказывают огромное влияние. К внешним пе­ременным относятся конкурирующие организации, источники полу­чения энергоресурсов, технологии, материалов, социальные факто­ры, законы и др. Внешние переменные находятся вне контроля ме­неджеров предприятия. Но для достижения успеха организация дол­жна синхронно реагировать на изменения в этих переменных.

Особенно быстро должны реагировать на изменения внешних пе­ременных те организации, в которых эти изменения затрагивают глу­бинные процессы их деятельности. Так, большим изменениям под­вергаются отрасли наукоемких технологий, где появляются сотни но­вых видов продукции ежегодно, что сопровождается резким падени­ем цен, и что, естественно, затрагивает интересы поставщиков энергоресурсов и сырья для этих отраслей.

Выявление наиболее сильных перемен­ных недостаточно для определения оптимального решения в конк­ретной ситуации, т. е. какое решение необходимо принять для дости­жения целей предприятия в данных условиях. Трудность выбора пра­вильного решения связана с тем, что все множество ситуационных переменных и все функции управленческого процесса взаимосвяза­ны. Элементы ситуаций и элементы управления в организации на­столько связаны между собой, что их нельзя рассматривать незави­симо друг от друга. Изменение одного важного фактора вызывает цепь изменений во всех подразделениях предприятия. Каждая реакция предприятия на перемены вызывает к жизни новые перемены, а те, в свою очередь, вызывают волнообразные изменения во всей системе. И это образует бесконечный цикл.

Управление путем подбора и реализации внутренних переменных создает предприятие. Через управление учитываются переменные внешней среды, и оценивается эффективность предприятия. Посред­ством управления (функция планирования) определяются цели ор­ганизации и намечаются пути их достижения. Посредством функции организации формируются структуры. Интерес к более производи­тельному труду вызывается управленческой функцией мотивации. При помощи контроля осуществляется наглядность достигнутых ре­зультатов.

Непрерывные изменения во взаимодействии внешних и внутрен­них факторов не позволяют выбрать такой метод воздействия, о ко­тором заранее можно было бы сказать, что он правильный. Быстрое реагирование на изменения внешней среды очень важно для науко­емких производств, но может не играть такой роли для других от­раслей.

Любая организация находится и функционирует в среде. Каждое действие всех без исключения организаций возможно только в том случае, если среда допускает его осуществление. Внутренняя среда организации является источником ее жизненной силы. Она заключает в себе тот потенциал, который дает возможность организации функционировать, а, следовательно, существовать и выживать в определенном промежутке времени. Но внутренняя среда может быть также и источником проблем и даже гибели организации в том случае, если она не обеспечивает необходимого функционирования организации.

Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания ее внутреннего потенциала на должном уровне. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Но ресурсы внешней среды не безграничны. И на них претендуют многие другие организации, находящиеся в этой же среде. Поэтому всегда существует возможность того, что организация не сможет получить нужные ресурсы из внешней среды. Это может ослабить ее потенциал и привести ко многим негативным для организации последствиям. Задача стратегического управления состоит в обеспечении такого взаимодействия организации со средой, которое позволило бы ей поддерживать ее потенциал на уровне, необходимом для достижения ее целей, и тем самым давало бы ей возможность выживать в долгосрочной перспективе.

Внутренняя среда и внешнее окружение изучаются в первую очередь для того, чтобы вскрыть своевременно те угрозы и возможности, которые организация должна учитывать при определении своих целей и при их достижении.