4. Общие требования

4.1 При проектировании или внедрении информационных систем, в среде которых происходит создание и/или обращение ЭД, должно осуществляться планирование жизненного цикла ЭД.

4.2 ЭД на протяжении всего жизненного цикла должны иметь реквизиты, позволяющие их идентифицировать.

4.3 Подлинность ЭД должна быть удостоверена.

4.4 ЭД должны быть защищены от несанкционированного доступа к информации, случайного или преднамеренного разрушения или искажения.

4.5 ЭД, созданные в соответствии с требованиями к конструкторской, програм-мной, технологической и другой проектной документации или в соответствии с требованиями УСД, должны быть оформлены согласно действующим НД на эти виды документов.

4.6 ЭД, вышедшие из обращения, должны храниться в ведомственном архиве или в подразделении, выполняющем функции ведомственного архива.

Для отбора ЭД на архивное хранение должна проводиться экспертиза ценности. Порядок проведения экспертизы ценности регламентируется нормативными и методическими документами государственного органа по архивам и делопроизводству Республики Беларусь.

По истечении срока хранения в ведомственном архиве ЭД с временным сроком хранения уничтожаются, ЭД с постоянным сроком хранения передаются на государственное хранение. Срок хранения ЭД в ведомственном архиве определяется законодательными актами Республики Беларусь.

5 Планирование жизненного цикла

5.1 Планирование жизненного цикла ЭД предусматривает определение требований к ЭД, при соблюдении которых они будут доступны и воспроизводимы на всех стадиях жизненного цикла.

5.2 Планирование осуществляется на основании перечня типовых ЭД, образующихся в процессе деятельности организации. Перечень должен быть согласован с государственным органом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь и утвержден вышестоящим органом государственного управления.

5.3 В процессе планирования должны принимать участие:

• специалисты по проектированию или внедрению информационных систем, в среде которых происходит создание и/или обращение ЭД;

• специалисты службы нормоконтроля и специалисты, ответственные за хранение ЭД в организации;

• специалисты государственного органа по архивам и делопроизводству или уполномоченной им организации.

5.4 Процесс планирования включает:

• установление порядка согласования, утверждения и регистрации каждого вида ЭД, включая выработку электронной цифровой подписи (ЭЦП);

• классификацию ЭД в соответствии с перечнем типовых ЭД и определение сроков их хранения;

• предварительную экспертизу ценности ЭД по видам документов в соответствии с классификацией и составление перечня ЭД с постоянным сроком хранения;

• выработку требований по защите ЭД и определение порядка доступа к ним (в соответствии со сроками хранения);

• определение порядка резервного копирования и хранения резервных копий ЭД;

• установление порядка хранения, внесения изменений и тиражирования ЭД, а также уничтожения ЭД, не подлежащих постоянному хранению;

• определение процедур передачи ЭД на ведомственное хранение и создания сопроводительных документов, согласование форматов данных ЭД и дополнительных реквизитов информационно-поисковых характеристик (ИПХ);

• определение порядка ведомственного хранения ЭД с различными сроками хранения;

• определение порядка передачи ЭД на государственное хранение.