09.10.2012 Раздел: административные и организационные функций секретаря

Тема: организация рабочего места и условия труда

Вопросы:

1. Размещение рабочего места секретаря

2. Предметы первой необходимости в офисе (спец. литература, технические средства, сервировочные и хозяйственные принадлежности, аптечка)

Рабочее место секретаря – это зона его трудовой деятельности оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей

Общая площадь приемной должна быть в пределах 12-16м².

При выборе размеров площади необходимо учитывать следующие факторы:

1. Подходы к мебели и оборудованию

2. Расстановку мебели и оборудования

3. Потребность в отдельных случаях – особых условий

4. Возможность установки вспомогательного оборудования

Организация рабочего места – это система мероприяитй по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению.

Рабочее место секретаря делится на 3 зоны:

1. Основная зона, где находится рабочий стол и кресло (стол с приставками и необходимой оргтехникой)

2. Зона обслуживания посетителей

3. Вспомогательная зона, где распологаются шкафы, копировальный аппарат, факс и другое вспомогательное оборудование

Стол и определенные требования:

1. Расположение возле двери руководителя

2. Высота от 68-73см

Наименование мебели	Рост работника	Высота мебели
Канов, целярский стол	До 170 Выше 170	72см 75см
Столик для работы на клавиатуре ПК	До 170см Выше 170см	66см 68см
Стул, кресло	До 170см Выше 170см	45см 47см

Специальная служебная мебель:

1. Канцелярский стол с придвижной тумбой

2. Подъемно-поворотное кресло (стул)

3. Вспомогательный стол или подставка для оргтехники

4. Шкаф для хранения документаций

5. Сейф для хранения важных документов, бланков, штампов и печатей

6. Стулья и кресла для посетителей

7. Журнальный столик

8. Напольные картотеки

9. Тумбочки

Средства труда:

1. Средства составления документов

2. Средства обработки и оформления

3. Средства хранения и группировки документов

4. Средства выполнения вычислительных операций

5. Средства обеспечения оперативной связи

Информация содержащаяся на стендах должна быть:

1. Оперативной

2. Конкретной

3. Обладать избирательностью воздействия

4. Не содержать информацию составляющую коммерческую тайну

Предметы первой необходимости в офисе:

1. Бланки документов компаний

2. Запасные канцелярские товары

3. Визитные карточки

4. Дубликаты ключей

5. Запасные картриджи

6. Бумага для факсов и других устройств

7. Мин. вода…

8. 1-2 сувенира, которые можно использовать в качестве презента

Условия труда:

1. Нормальное освещение

2. Благоприятная окраска рабочего помещения

3. Усранение шумов

4. Вентиляция и температура воздуха

5. Озеленение помещения

6. Установление правильного режима труда и отдыха

23.10.2012 Планирование рабочего времени секретаря и руководителя

1. определеить особенности планирования секретарской деятельности

2. определить примерную схему рабочего дня

3. определить роль секретаря в планирований деятельности руководителя

4. определить недельный график работы секретаря и руководителя

рабочий день секретаря:

1. постепенное вхождение в работу

2. ритмичность работы

3. чередование труда и отдыха

4. планирование предстоящих дел

цикл рабочей недели:

1. понедельник вхождение в работу

2. вторник продуктивный день

3. среда продуктивный день

4. четверг продуктивность падает

5. пятница накопление усталости

планирование может быть:

1. на день

2. на неделю

3. на месяц или квартал

4. на год

планирование работы:

1. в первую очередь самые важные дела

2. повторяющиеся дела в одно и то же время

3. в течение рабочего дня помогать руководителю в выполнений намеченных целей

4. основная информация передается с утра, в течение дня сообщается лишь что-то экстренное

схема рабочего дня:

1. первая половина

2. вторая

3. окончание рабочего дня

первая половина:

1. приходит на работу за 10 минут до руководителя (привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест, составить или уточнить план предстоящих дел

2. подбор в соответствий с планом нных документов и дел.

3. Получить корреспонденцию, ознакомиться, с содержанием и зарегистрировать, отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя

4. По остальным документам (если имеется соответствующий опыт) подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям.

5. Просмотр поступивших обзоров. Отчетов, ведомственных изданий, приглашений, а также сообщений о конференциях, встречах, юбилейных торжествах и других мероприятиях

6. Сортировка поступившей корреспонденций в зависимости от срочности исполнения

7. Оперативная передача руководителю телеграмм, срочных писем, факсов и эл. Сообщений

8. Доклад руководителю о полученной корреспонденций

9. Уточнение вместе с руководителем содержания намеченных меропирятий на текущий день и на следующий день

10. Передача по телефону (или лично) указаний руководителя соответствующим исполнителям об истекающих сроках исполнения документов и заданий руководителя

11. Организация работы с посетителями, телефонные переговоры (в течение рабочего дня)

12. Оформление исполненных документов в дело

13. Выполнение работ на компьютере

14. Организация копирования документов в соответствий с указаниями руководителя

Вторая половина:

1. Продолжение работы с посетителями и на телефоне

2. Сбор и подготовка для подписания руководителем исполненных документов

3. Доклад руководителю об исполненных документах, получение от руководителя рассмотренных им документов

4. Регистрация подготовка к отправке и отправка исходящих документов адресатам

5. Составление рабочего плана на следующий день

Окончание рабочего дня:

1. Просмотр своего ежедневника и информирование соответствующих отделов по необходимости подготовки к проведению намеченных мероприятий

2. Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, обеспечение его всей необходимой информацией, документами, справочными материалами

3. Приведение в порядок своего рабочего места: (перемещение документов со стола в шкаф или сейф, закрытие на ключ и опечатание сейфов с конфиденциальными документами, выключение из сети техники)

Для организаций планирования секретарю необходимо знать:

• Сведения о составе и содержаний мероприятий подлежащих выполнению в планируемый период

• Сведения о сроках – датах, начале окончаний и продолжительности соответствующих мероприятий

• Сведения о месте проведения соответствующих мероприятий

• Сведения об ответственных за проведение соответствующих мероприятий

• О силах и средствах привлекаемых для выполнения тех или иных мероприятий

• Об особенностях контроля за выполнением мероприятий.

Основные этапы перспективного планирования:

• Формирование перечня мероприятий с учетом их содержания и значимости

• Распределение мероприятий по периодам календарного года

• Определение необходимости участия руководителя в планируемых мероприятиях

• Определение рабочих дат мероприятий с учетом времени на их подготовку

• Согласование сроков подготовки и организаций мероприятий с заинтересованными лицами

• Определение ответственных исполнителей и соисполнителей каждого мероприятия

• Составление и оформление проекта годового плана

• Рассмотрение уточнение и утверждение плана руководителемним

Общие правила планирование:

План должен быть составлен в письменной форме:

1. Разгружаем память

2. Не хороним задуманное в лавине дел

3. Самомотивациян

4. Контроль невыполненных дел

План должен быть реальным, планировать резерв времени

Анализ сделанного, выявление причин несделанного

Процесс составления план:

1. Составление задач

2. Оценка деятельности выполнения заданий

3. Резерв времени

4. Принятие решений по приоритетам и возможному перепоручению

5. Контроль (учет несделанного)