Лабораторная работа №2 Создание документов для многих адресатов
Цель работы: Научиться применять слияние для создания и печати документов многим адресатам.
Требования к содержанию, оформлению и порядку выполнения
Перед выполнением работы изучите теоретическую часть, выполните все указанные в контрольном примере действия, сохраните все созданные файлы в своей папке. Оформите отчет, в соответствии с приведенными требованиями. Отчет должен содержать:
ФИО студента, номер группы;
название лабораторной работы;
цель лабораторной работы;
формулировку заданий;
краткое описание хода выполнения заданий;
результаты выполнения заданий;
выводы по работе.
Теоретическая часть
Часто надо создать набор документов, к примеру, наклейки с адресами или письма на бланках, которые рассылаются большому числу адресатов. При этом каждое письмо или наклейка содержат как общие, так и индивидуальные сведения. Например, в письме должно быть обращение к адресату по фамилии. Индивидуальные сведения для каждого письма или наклейки поступают из источника данных. Word 2007 позволяет автоматизировать процесс создания таких рассылок. При этом можно, например, создать следующие типы документов:
Комплект конвертов. Обратные адреса на всех конвертах одинаковы, однако адрес получателя в каждом случае является уникальным. Можно указать параметры конверта относительно размера конверта и форматирования текста.
Комплект наклеек с адресами. На каждой наклейке приводятся фамилия и адрес, которые являются уникальными.
Комплект документов на бланке или сообщений электронной почты. Основное содержимое всех писем или сообщений является одинаковым, но каждое из них содержит сведения, предназначенные для определенного получателя, например, фамилию, адрес или какую-либо другую информацию.
Каталог или папка. Для каждого элемента отображаются сведения одного и того же типа, например имя или описание, однако для каждого элемента они уникальны.
Для создания таких рассылок применяется, так называемое, слияние.
Процесс слияния состоит из нескольких общих этапов:
Настройка основного документа. Основной документ содержит текст и графику, которые являются общими для всех версий составного документа, например, обратный адрес или приветствие на бланке письма.
Подключение документа к источнику данных. Источником данных является файл, содержащий сведения, которые должны вставляться в документ, например, фамилии и адреса получателей письма. При этом можно брать данные из списков адресной книги «Контакты» приложения Outlook, или из электронной таблицы, или из базы данных или текстовый файл. Таким образом, при слиянии можно использовать следующие типы файлов данных:
Файлы простых программ управления базами данных, Несколько таких драйверов входят в состав Microsoft Office.
Файл HTML, содержащий одну таблицу. Первая строка таблицы должна содержать названия столбцов, а остальные — данные.
Электронные адресные книги:
адресная книга приложения Microsoft Outlook;
список контактов приложения Microsoft Schedule+ 7.0..
Документ приложения Microsoft Word. Этот документ должен содержать одну таблицу. Первая строка таблицы должна содержать заголовки, а остальные строки — записи, которые должны быть включены в составной документ. В качестве источника данных можно также использовать
Любой текстовый файл, содержащий, разделенные знаками табуляции или запятыми, и записи данных , разделенные знаками абзаца.
Уточнение списка получателей или элементов. Приложение Microsoft Word создает копию основного документа для каждого элемента или записи файла данных. Если файл данных - это список рассылки, то элементами, вероятно, являются получатели этой рассылки. Если нужно создать копии только для определенных элементов файла данных, тогда элементы (записи), которые требуется включить в список, можно выбрать.
Добавление в документ текстовых заполнителей (полей слияния). При выполнении процесса слияния, поля слияния заполняются данными из файла данных.
Предварительный просмотр и завершение слияния. Перед тем как печатать весь комплект копий документа, каждую из копий можно предварительно просмотреть.
Все перечисленные этапы можно выполнять самостоятельно, используются команды вкладки Рассылки, а можно использовать Пошаговый мастер слияния.
Если необходимо прервать работу по слиянию, основной документ можно сохранить, а слияние возобновить позже. Приложение Microsoft Office Word сохраняет источник данных и данные поля. Если использовалась область задач Слияние, Word вернется к тому ее месту, где нужно возобновить слияние. Для этого:
При готовности возобновить слияние откройте документ. Word запросит подтверждение на открытие документа, который запустит команду SQL.
Поскольку этот документ подключен к источнику данных, нажмите кнопку Да. Если открывался документ, о подключении которого к источнику данных было неизвестно, то, чтобы предотвратить потенциально опасный доступ к данным, нажмите кнопку Нет. Появится текст документа вместе со всеми вставленными полями.
Перейдите на вкладку Рассылки и возобновите процесс слияния.