5. 3. . Зберігання фонду

Зберігання фонду - забезпечення цілісності і фізичного стану документів, які знаходяться, у фонді зберігають в спеціально-обладнаних приміщеннях в умовах фізико - хімічних і біологічних режимів.

Для забезпечення фонду необхідно дотримуватись наступних факторів: соціального фактору (штемпелювання, нумерація, наклейка екслібрісу, визначення місце знаходження документу, періодична перевірка фонду по частинах чи в загальному, перевірка правильності розміщення фонду, виявлення документів, які потребують ремонту, реставрації, матеріальна відповідальність працівників); технологічний фактор (режим зберігання) та біологічний фактор.

Передбачено три режими зберігання:

• світловий режим;

• температурний режим;

• санітарно - гігієнічний режим.

Крім цього при зберіганні фонду використовується механічний захист фонду:

• використання захисних покриттів (ламінування, лакування, обгортання в поліетиленові мішки, зберігання документів в коробках, папках, конвертах);

• ремонт документів;

• реставрація документів, і протипожежний захист.

Біологічний фактор (боротьба з мікроорганізмами: бактеріями, грибками, комахами, гризунами).

Таким чином зберігання фонду поділяється на три складові частини:

Гігієна - комплекс міроприємств, який забезпечує його захист від гризунів, комах, пилу;

Консервація - забезпечення матеріальної основи документів від природнього процесу старіння і розпаду в умовах довгого зберігання;

Реставрація - ремонт пошкоджених документів, повернення близьких або початкових властивостей або ознак документів до яких відносяться.

5. 4. Використання фонду

релевантність - відповідність змісту документа інформаційному запиту.

- повнота видачі П = а* /а, + с, .

Сі - залишок не виданих релевантних документів.

отже фонд - це система, тобто множина елементів, які знаходяться у взаємозв 'язку, взаємозалежності, доповнюють один одного і утворюють в кінцевому результаті єдине ціле.