Міністерська система діловодства
У 1810-1812 роках відбулися чергові реформи центрального державного апарату. У 1810 році було затверджено вищий державний законодавчий орган – Державну Раду, а у 1811 – створені центральні органи державного правління – міністерства з багатоступеневою структурою. Міністерства складалися з департаментів, котрі поділялися на відділи, а відділи – на столи. Структура міністерств мала наступний вигляд (дод. В).
Проходження документів в міністерствах
Керівники структурних підрозділів мали право одержувати та підписувати відповідні документи. Зверху вниз надходили документи: від царя – маніфести, височайші укази, повеління та рескрипти, від сенату та інших центральних органів – вказівки, приписи та розпорядження, міністри та керівники підрозділів надсилали циркуляри, запити та накази. Місцеві губернські влади розсилали вказівки. А у вищі установи надходили прохання, доклади, скарги. Всі ці державні і місцеві управлінські структури та правила їх роботи поширювалися на українські землі, що входили до складу Російської імперії.
Упровадження міністерств завершило процес чіткого розмежування державного апарату. Це спричинило швидке створення прошарку бюрократів-чиновників, які цілком залежали від милості царя. Апарат зростав кількісно і забезпечував розширення своїх повноважень та моральних і матеріальних привілеїв. У 1812 році було затверджено вісім міністерств. Надалі їх кількість збільшилась.
Постанова «Загальна установа міністерств» передбачила єдність форми складання документів за визначеними зразками. Ділові папери складного змісту мали три частини: вступ з викладом змісту справи, обґрунтування з посиланнями на чинне законодавство чи нормативні акти, заключення з клопотаннями або проханнями.
Порядок проходження документів інстанціями суворо регламентувався законом, який вимагав, щоб рух паперів якомога менше відхилявся від шляху, встановленого у департаменті. У кожній інстанції вхідні та вихідні документи реєстрували у журналах, які складалися з трьох частин: для реєстрації документів верховної влади, для поточних «звичайних паперів» і для таємних надходжень. Справи, які вирішували департаменти, поділялися на три категорії: термінові, або надзвичайні; невідкладні, вирішення яких було пов′язане з прийняттям важливих рішень; звичайні чи поточні. Із середини 19 століття в державних установах з′являються посади особистих секретарів перших керівників.
Уніфікація документів
Саме під час виконавчого діловодства виникла практика створення різноманітних «письмовників», що надалі стало традицією та що ми зараз називаємо уніфікацією. Вони містили зразки всіх видів документів (розпорядження, рішення, реляції, вказівки, накази, ділові листи тощо).
ВИСНОВКИ
Розглянувши актове, приказне і колегіальне діловодство можна визначити наступні їх особливості та головні ознаки:
Актове діловодство (з XIII ст..) характеризувалось наступним:
1. Поява актового діловодства спричинено діяльністю громадських і земських судів.
2. Актові книги веліся за подвійною системою: спочатку акти записувались до чернетки-протоколу, а потім переписувались у чистовик-індукту.
3. Акти вписувались у секстерни - зошити, складені з 4-6 аркушів паперу.
4. Не доведена справа позначалась на аркушах цифрою 2 або словом «уасиа».
5. Нумерація актів проводилась по місяцям; нумерація аркушів була введена значно пізніше.
6. В основному змісті документів простежується прагнення додержуватись канцелярської мови, характерної для представників тодішнього феодального суспільства.
Приказне діловодство (XV - ХVII ст.) мало наступні особливості:
1. Документи - у вигляді стовпців - текст на смугах паперу шириною 15-17 сантиметрів. Зворотна сторона використовувалася для адреси, резолюції, поміток. Документ має форму сувої.
2. Діловодство починалося з моменту отримання документу, на якому ставилася дата отримання. Потім - підготовка до докладу. Обговорення - приговори наказу. Складався документ - відповідь.
3. Підпис д'яка, що відповідав за складання документу ставився на склейках документу. Автор документу - та людина, що виконувала записи тексту.
4. Документи систематизувалися за певними ознаками.
5. Види документів - накази царя, приречення боярської думи, указні книги. Прикази слали один одному «пам'яті», формою звертання до державних установ були чолобитні.
6. Налагоджується архів, документи зберігаються в приказних хатах.
7. З'являються особливі форми документів -книги: - для грошових операцій - прибутково-расходні; - для обліку пошлін - митницькі; - для обліку врожаю - умолотні та інше.
8. В документах ведеться перерахування титулів, звань, повноважень.
9. Розрізняли тексти лицьової та оборотної сторони листа. Площа листа, де розміщувався текст мала свої назви. Верх листа -«голова», а частина під основним текстом - «іспод».
10. Діловодство було засноване на канцелярських традиціях та не регулювалося законодавством. На землях правобережної України, що поступово входили до складу князівства Литовського застосовувалися актові книги (з XIII до кінця XVIII століття). Книги поділялися на: - секретні (кримінальні справи); - нотатні (дарчі, купчі, боргові, контрактні документи); - поточні (для скарг, свідчень, заяв). Цей період називають актове діловодство.
Колегіальне діловодство (з XVIII століття) характеризується наступними ознаками:
1. Петро І у 1699 році вводить гербовий папір, а у 1700 році заміняються стовпці зошитами. 28 лютого 1720 року утворений «Генеральний регламент державної колега», де оформлена система документування та діловодства колегії - колежське діловодство. Це система норм по документуванню внутрішньої діяльності колегій та їх листуванню з іншими установами.
2. Упорядкована система реєстрації, введені журнали. Розроблена система довідкового апарату - настільний реєстр. Журнали А і В - для реєстрації вихідних документів, а С і Д - для реєстрації вхідних документів. В документах обов'язково проставлялася дата і номер.
3. Закладені основи обліку та зберігання документів: «архів». Утворюються архіви, колегії, поточні архіви, державні архіви. Групування справ в архівах. Групування документів у справах за змістом, географічною ознакою.
4. Документи, що оберталися листи, доношення, реляції, прохання, вимоги. У всіх установах утворюються документи за грошовою та матеріальною звітністю. Для оформлення угод у XVIII столітті був утворений письмовий порядок їх здійснення.
5. Частина документів складається за генеральними формулярами.
6. Найбільш важливі документи складалися секретарем.
СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ
Блощинська В.А. Сучасне діловедення. Навч. посіб. – Ів.-Франкіськ. Інст. менедж. та економіки, 2010. – 270 с.
Головач А.С. Оформлення документів. – К.; Донецьк: Вища школа, 2009. – 352.
Діденко А.Н. Сучасне діловодство. – К.: Вища школа, 2009. – 157 с.
Документи і діловодство: Довідковий посібник. – М.: Економіка, 2008. – 245 с.
Губенко Л.Г., Нємцов В.Д. Ділові папери в менеджменті: Навч. посібник. – К.: ТОВ “УВПК “ЕксОб», 2009. – 272 с.
Кірочок О.Г. Правила складання та оформлення організаційно-розпорядчих документів. – Рівне.: “БМ-ТУР», 199.- 532 с.
Кірочок О.Г., Корбутяк В.І. Документування у менеджменті: Підручник. – Київ: Центр навч.л-ри, 2009. – 216 с.
Палеха Ю.І. Документаційне забезпечення управління: Підручник. – К.: МАУП, 1997. – 344 с.
Фельзер А.Д., Миссерман М.А. Делопроизводство: Справочное пособие. – К.: Вища школа, 2008 – 558 с.