4.Закриття таблиці і бази даних
Після введення та редагування даних закриваємо вікно “Таблица” (рис.7). Переходимо у вікно бланка бази даних (рис.3). Якщо закрити це вікно, то в результаті закриємо базу даних.
5. Відкриття бази даних і таблиць бази даних
Відкрити створену раніше базу даних можна різними способами.
При завантаженні Access з`являється діалогове вікно створення та відкриття бази даних (рис. 1). У цьому вікні необхідно вибрати кнопку Открыть базу данных і із списку наведених нижче баз даних вибрати потрібну. Якщо в цьому списку її не має, то необхідно вибрати кнопку Другие файлы… і у вікні “Открытие файла базы даных” відшукати необхідну базу даних і натиснути кнопку Открыть.
Відкрити базу даних можна через головне меню, вибравши Открыть базу данных із меню Файл.
Для відкриття бази даних через панель інструментів необхідно натиснути кнопку Открыть базу данных.
В результаті відкриття бази даних з`являється вікно бланка бази даних (рис.3), в якому можна відкрити потрібну таблицю. Для цього вибираємо її і натискуємо кнопку Открыть, або двічі натискуємо ліву клавішу мишки на вибраній таблиці.
6.Зміна структури таблиці бази даних
Для зміни структури таблиці відкритої бази даних необхідно натиснути кнопку Конструктор у вікні бланка бази даних (рис.3). Відкривається вікно конструктора таблиці (рис.5).
Щоб додати нове поле, курсор підводимо до поля, перед яким воно повинно бути, і виконуємо одну із таких дій:
– на клавіатурі натискуємо клавішу <Insert>;
– виконуємо команду Строки із меню Вставка;
– натискуємо праву клавішу мишки і із контекстного меню вибираємо команду Добавить строки;
– на панелі інструментів (рис. 6.) натискуємо кнопку Добавить строки.
Для вилучення поля необхідно встановити курсор на нього, виділити його лівою клавішею мишки і виконати одну із таких дій:
на клавіатурі натиснути клавішу <Delete>;
виконати команду Удалить строки із меню Правка;
натиснути праву клавішу мишки і з контекстного меню вибрати команду Удалить строки;
на панелі інструментів (рис. 6) натиснути кнопку Удалить строки.
7. Редагування, вилучення і добавлення нових записів таблиці
Відкриваємо базу даних, переходимо у вікно бланка бази даних (рис. 3), обираємо потрібну таблицю і натискуємо кнопку Открыть. У результаті відкривається вікно, в якому відображені введені раніше записи таблиці. В цьому вікні можна редагувати введені записи і добавляти нові.
Для вилучення декількох записів виділяємо їх і натискуємо клавішу <Delete> або вибираємо команду Удалить із меню Правка. Для вилучення одного запису поміщаємо курсор в будь-яке місце запису і вибираємо команду Удалить запись із меню Правка. При вилученні запису з`являється діалогове вікно для підтвердження вилучення.
8. Перегляд таблиць
У результаті відкриття таблиці на екрані відображаються вся введена в неї інформація. Однак може виникнути потреба змінити вигляд даних. Можна розширити, звузити стовпці, перенести їх в інше місце, приховати, змінити висоту відображення запису, відображення сітки, шрифт відображення. Такі зміни впливають тільки на зовнішній вигляд таблиці, внутрішній порядок даних не змінюється. Зовнішній вигляд таблиці можна змінити в такий спосіб.
Для зміни ширини стовпця необхідно встановити вказівник мишки на правій межі стовпця так, щоб він набув форми горизонтальної двонаправленої стрілки. Потім клацнути кнопкою мишки і перенести межу стовпця. Ширину стовпця можна змінити також, вибравши команду Ширина столбца із меню Формат.
Для зміни висоти рядка необхідно помістити вказівник мишки зліва між двома записами так, щоб він набув форми вертикальної двонаправленої стрілки. Клацнути кнопкою мишки і перенести межу рядка. Теж саме можна виконати, вибравши команду Высота строки із меню Формат.
Для переміщення сповпця в інше місце необхідно виділити його, клацнувши мишкою на назві, клацнути кнопкою мишки ще раз і перенести стовпець у нове місце.
Щоб приховати стовпець, необхідно виділити його, а потім виконати команду Спрятать колонки із меню Формат. Для відображення прихованого стовпця, потрібно виконати команду Отобразить колонки із меню Формат і в діалоговому вікні вибрати необхідний стовпець.
Для зміни шрифтів необхідно виконати команду Шрифт із меню Формат. У результаті з`явиться діалогове вікно “Шрифт” (рис.10).
Рис. 10. Діалогове вікно “Шрифт”
У цьому вікні обираємо шрифт, його накреслення і розмір. Можна також задати підкреслення, змінити колір шрифту.
Після зміни зовнішнього вигляду таблицю закриваємо.