5. Планирование бюджета

Актуальность финансируемых проекта, акции, проблемы - тоже немаловажный вопрос. В одном регионе это может быть помощь беженцам, в другом - борьба с радиационными загрязнениями…

Возможно, на выбор повлияет и то, поддерживают или нет эту организацию, проект другие. Может быть, фирме захочется быть единственной, а может быть, наоборот, комфортнее и безопаснее быть конформистом.

Помимо этих кардинальных аспектов, есть еще несколько вопросов:

· поддерживать ли одну организацию или несколько;

· разовая или постоянная поддержка;

· поддерживать ли в основном государственные учреждения или благотворительные организации;

Разобравшись с приоритетами, можно заняться суммой. Она зависит от предполагаемого дохода, обстоятельств и т.д. Занимаясь планированием бюджета, нужно иметь в виду, что спонсорство может выражаться не только в простом переводе денег.

Сталкиваясь с конкретными организациями-просителями, равно как и с частными лицами, следует обращать внимание на:

· историю организации;

· ее достижения - чего она уже успела добиться;

· другие источники средств;

· на что пойдут пожертвования;

· кто отвечает за расходование денег в организации и, в частности, данного пожертвования;

· как узнать о результате, проконтролировать расходы.

· Негативные факторы:

o организация никогда не делает ежегодных отчетов;

o скрывает финансовую информацию или путается в ней;

o существует уже два года (три, четыре, пять лет) и еще ничего не сделала;

o других источников финансирования нет, исключение - очень молодые организации. Если присутствует хотя бы один из этих негативных факторов, лучше не торопиться. Может быть, обратившаяся организация неопытна и не умеет толком представить свою работу.

На все вышеперечисленные факты должны обращать внимание специалисты по спонсорингу, занимающиеся разработкой спонсорских пакетов.

Спонсорский пакет его типы

Спонсорский пакет бывает первоначальный, с которым фандрайзер выходит на переговоры, и окончательный, который содержит все уточненные данные и формируется в процессе переговоров. В каждом конкретном случае детали спонсорского пакета оговариваются отдельно.

Спонсорский пакет включает в себя следующие элементы: программа проекта, поддержка проекта, бюджет проекта, описание рекламной и PR-кампаний. Каждый вид спонсорского пакета имеет свою цену, сформированную, исходя из стоимости каждой его составляющей.

Программа проекта содержит сценарий, подробно описывает место и время проведения акций, перечисляет авторов и организации-участники. Как правило, программа проекта включается в спонсорский пакет уже на втором или на третьем этапе переговоров.

Поддержка проекта. Здесь указываются все объекты и субъекты поддержки, например, благотворительные фонды, известные персоналии, государственные структуры, крупные банковские структуры.

Бюджет проекта. Здесь оценивается максимальная и минимальная стоимость проекта. Как правило, в первоначальном спонсорском пакете указывается максимальная и минимальная сумма без раскладки постатейно.

Рекламная и PR-кампания - самая важная часть спонсорского пакета. Эта наиболее подробно прописанная часть спонсорского пакета, должна быть сориентирована на соответствие задач компании-спонсора и проводимой акции. В рамках этого раздела должны быть указаны все PR-мероприятия, все рекламные мероприятия, которые будут проводиться организаторами. Предоставляться они должны в зависимости от величины спонсорского пакета. Здесь должно быть подробно расписано, в чем состоит эффект проводимых мероприятий и указаны все целевые группы.

Иногда в спонсорский пакет отдельным документом включают прогноз спонсорского эффекта, который представляет собой расчет воздействия рекламы на целевую аудиторию, а также характеристики целевых групп, СМИ.

Вид спонсорского пакет зависит от того, на какой статус рассчитывает спонсор: генеральный спонсор, официальный спонсор, спонсор, информационный спонсор.

В обозначении статуса единого мнения нет. Особенно когда речь идет о главном спонсоре, берущем на себя до 100% финансирования проекта. Такого спонсора именуют по-разному: патроном, эксклюзивным, титульным, основным, официальным. Но чаще всего в реальных проектах, одна из задач которых - быть абсолютно понятными не только будущему финансовому источнику, но и зрителям, такой спонсор называется генеральным или главным.

Следующий по статусу - официальный спонсор (до 50% финансирования). Далее - специальный (около 25%) и спонсор-участник (до 10%). Названия могут быть иными, проценты также достаточно условны, но немногочисленные российские статьи о спонсорстве и многочисленные спонсорские проекты эти процентные соотношения, в общем-то, подтверждают.

Еще одну категорию составляют информационные спонсоры (как правило, средства массовой информации) и бартерные спонсоры, оказывающие помощь товарами или услугами.

А еще есть мода. И она властно диктует нам, что понятия необходимо время от времени освежать, улучшать, вводить иной контекст. Поэтому многие элитные проекты вместо слова "спонсор" пишут "партнер".

Ниже приведены примеры 4-х видов спонсорских пакетов, по которым можно понять какими видами услуг пользуется спонсор в соответствии с выбранным статусом.

ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ РЕАЛИЗАЦИИ СПОНСОРСКОГО ПАКЕТА А (ГЕНЕРАЛЬНЫЙ СПОНСОР)

Сумма спонсорского взноса - 23,000 руб.

Учреждение статуса "Генерального Спонсора" мероприятий и упоминание во всех рекламно-информационных материалах конференции в этом качестве.

Включение 2-х представителей Генерального Спонсора в Оргкомитет конференции. Размещение информации о Генеральном Спонсоре в рамках сопутствующих мероприятий:

· Оформление площадок презентации и пресс-конференции, посвященных конференции, фирменной символикой Генерального Спонсора.

· Участие представителей Генерального Спонсора в презентации и пресс-конференции, посвященных конференции.

· Присутствие Генерального Спонсора в материалах о семинаре в масс-медиа (в печатных СМИ, на сайтах информационных партнеров конференции).

· Упоминание Генерального Спонсора в пресс-релизах оргкомитета конференции.

· Размещение упоминания Генерального Спонсора с формулировкой "Генеральный спонсор" в сообщениях информационных спонсоров мероприятий, посвященных данным мероприятиям.

· Размещение на площадках мероприятий рекламного баннера Генерального Спонсора.

· Размещение логотипа Генерального Спонсора на приглашениях и буклетах мероприятий.

· Публичное выражение благодарности Генеральному Спонсору за оказанную поддержку и упоминание Генерального Спонсора в текстах ведущих мероприятий.

· Предоставление приветственного слова представителю Генерального Спонсора на открытии мероприятий. Презентационные возможности Генерального Спонсора:

· Размещение презентационных материалов Генерального Спонсора в месте проведения фуршета, фойе залов во время проведения конференции.

· Вложение рекламно-сувенирной продукции Генерального Спонсора в пакеты для участников конференции.

ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ РЕАЛИЗАЦИИ СПОНСОРСКОГО ПАКЕТА В (ОФИЦИАЛЬНЫЙ СПОНСОР)

Сумма спонсорского взноса - 15.000 руб.

Учреждение статуса "Официального Спонсора" мероприятий и упоминание во всех рекламно-информационных материалах конференции.

Включение представителя Официального Спонсора в Оргкомитет конференции. Размещение информации об Официальном Спонсоре в рамках сопутствующих мероприятий:

· Оформление площадок презентации и пресс-конференции, посвященных семинару, фирменной символикой Официального Спонсора.

· Участие представителей Спонсора в презентации, посвященной конференции.

· Присутствие Официального Спонсора в материалах о конференции (в печатных СМИ, на сайтах информационных партнеров конференции).

· Упоминание Официального Спонсора в пресс-релизах оргкомитета конференции.

· Размещение на площадках мероприятий конференции рекламного баннера Официального Спонсора.

· Размещение логотипа Официального Спонсора на приглашениях и буклетах конференции.

· Публичное выражение благодарности Официальному Спонсору за оказанную поддержку.

Презентационные возможности Официального Спонсора:

· Размещение презентационных материалов Официального Спонсора в месте проведения фуршета, фойе зала проведения конференции.

· Вложение рекламно-сувенирной продукции Официального Спонсора в пакеты для участников конференции.

ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ РЕАЛИЗАЦИИ СПОНСОРСКОГО ПАКЕТА С (СПОНСОР)

Сумма спонсорского взноса - 8.000 руб.

Учреждение статуса "Спонсора" мероприятий и упоминание во всех рекламно- информационных материалах конференции. Размещение информации о Спонсоре в рамках сопутствующих мероприятий:

· Оформление площадок презентации и пресс-конференции, посвященных конференции, фирменной символикой Спонсора.

· Присутствие Спонсора в материалах о семинаре в масс-медиа (в печатных СМИ, на сайтах информационных партнеров конференции).

· Упоминание Спонсора в пресс-релизах оргкомитета конференции.

· Размещение упоминания Спонсора с формулировкой "Спонсор" в сообщениях информационных спонсоров мероприятий, посвященных конференции

· Размещение на площадках мероприятий конференции баннера Спонсора.

· Упоминание Спонсора на приглашениях и буклетах конференции.

· Публичное выражение благодарности Спонсору за оказанную поддержку. Презентационные возможности Спонсора:

· Участие в мероприятиях, посвященных конференции.

· Предоставление Спонсору 3 пригласительных билетов на мероприятие.

· Размещение презентационных материалов Спонсора в месте проведения фуршета, фойе зала проведения конференции.

· Вложение рекламно-сувенирной продукции Спонсора в пакеты для участников мероприятий.

ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ РЕАЛИЗАЦИИ СПОНСОРСКОГО ПАКЕТА Е (ИНФОРМАЦИОННЫЙ СПОНСОР)

· Предоставление статуса Информационный спонсор конференции.

· При освещении мероприятия в СМИ: размещение анонсов, обязательное упоминание Информационного спонсора.

· Размещение рекламного баннера Информационного спонсора в месте проведения конференции.

· Распространение печатной продукции Информационного спонсора (газет, журналов и т.д.) на презентации, посвященной конференции.

· Вложение рекламно-сувенирной продукции Спонсора в пакеты для участников мероприятий.

Спонсорский пакет на начальном этапе является базовым, то есть утверждённым организаторами спонсируемого мероприятия, но имеет свойство изменяться в зависимости от пожеланий потенциального спонсора, в соответствии с этим могут изменяться как его стоимость, так и содержание.

В наше время спонсорство стало ярким и эффективным инструментом PR и рекламы. Любая уважающая себя крупная компания обязательно занимается спонсорством и/или благотворительностью. Но именно в спонсорстве, а не в благотворительности коммерческие организации видят гораздо больше выгоде в плане отдачи.

На рис.1 показано, как примерно должны размещаться логотипы спонсоров боксёрского состязания, такая схема должна прилагаться к любому спонсорскому пакету, причём к каждому виду своя.

Рисунок 1 - Размещение рекламы спонсора

спонсоринг спонсорство фандрайзинг